干部档案材料的整理

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第627页（1551字）

干部档案的整理工作，是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。它的根本作用在于：使干部档案材料系统化、规范化、避免干部档案材料的错乱和失散，便于干部档案的科学管理和提供利用。

(1)整理工作的要求。总的要求是：认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。具体要求是：完整。整个档案的内容要完整，材料的外部形式也必须完整无损；真实。整理后的干部档案能真实、准确地反映一个同志的全部历史情况；条理。整理后的干部档案归类正确、内容系统、连贯；精练。整理后的材料比较精干、简练；实用。整理后的材料使用方便。

(2)干部档案的分类和归类。干部档案按其内容统一划分为十大类。按此分类，将经过鉴别的干部档案材料进行归类。归类的一般方法是：按干部档案材料的命题分类；按干部档案材料的内容分类；按干部档案材料的形式和内容的特点分类，等等。

(3)干部档案材料的复制与技术加工。档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期；建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本；对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工，以便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命。

(4)干部档案材料的排序。排序原则：每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。档案材料排序的基本方式：一是按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料；二是按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料；三是第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。

(5)目录登记。登记的方法：应按照类别排列顺序及干部档案目录格式进行填写，填写类属号、材料名称、材料形成时间、页数和份数。登记目录的要求：不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录，字迹要工整、正确、清楚、美观。填写目录后，要仔细核对。每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

(6)材料加工。在不影响和损坏材料的前提下，可采取下列方法进行加工。一是裱糊，对已破损、卷角、折皱的档案材料，采用防蛀、不腐蚀纸张的浆糊粘贴的办法，进行加工，使材料保持平整，完好；二是剪裁和折叠。对纸张平面过大的档案材料，采用剪裁方法进行加工；对不宜剪裁的则采取折叠的方法进行加工。三是加边。对宽度较窄，影响装订的，在材料的左边加边；对材料过短的，可在上面或下面加边。

(7)装订。装订的主要步骤有：拆除档案材料的一切金属品，以防止氧化锈毁材料；全面地逐份逐项地对所有材料进行复核；把全卷材料理齐；在材料左侧打装订眼；一律使用规定的材料标准干部档案卷皮；分本的应在档案封面上注明正本、副本……。

(8)复查。在干部档案装订成卷之后，由专人负责，根据有关规定和要求，对干部档案的材料，归档、分类、排列、装订、加工、目录等逐条逐项地进行认真复核。