工会办公室主任的职责

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第89页（8470字）

一、工会办公室主任的承办职责

承办职责指工会办公室主任对领导下达任务的贯彻、实施以及承办各职能部门乃至下级工会组织、基层职工群众请求办理事项等所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看主要有三个方面：

(一)承办同级领导层的集体决策和领导个人交办的事项。领导决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是工会领导个人决断，工会办公室主任对本级领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。即使是领导交由其他部门或其他同志办理的事项，工会办公室主任也有协助办理的责任。有时，一些牵涉面较广、归属不太明确的且有其他有关部门不便于也不宜承担的事项，则须由工会办公室主任去具体承担、落实。

(二)承办上一级工会组织交办事项(主要由工会办公室负责的事项)。各级工会办公室既是本级工会组织的综合办事机构，是独立存在的一个整体；又是整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。各级工会办公室之间通过加强联系，既“各自为阵”，又“协同作战”，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为上级工会领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。上级工会领导机关的向下级工会机关工会办公室交办一些事情、任务，工会办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级工会机关及其负责人向下级工会机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身建设等具体事宜，都需要本级工会办公室主任认真办理。

(三)承办本级工会各职能部门和下级工会组织转办的有关事项(主要指应由工会办公室负责处理的事项)。为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导汇报请示问题，往往不直接去找领导本人，而是先找工会办公室主任，工会办公室作为工会组织与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级工会组织转办的事项。例如，某下一级工会要兴办一项事业，须专题行文报请上级工会领导机关批准，行文经上一级工会办公室登记签收后，秘书人员要交由主任批办，工会办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，如开会须开何种会议，让哪些人参加等等。待领导指示后，工会办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下一级工会组织，督促、协助各有关单位和部门具体贯彻执行。

工会办公室主任“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。“主办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即转由其他有关部门和负责人办理。“催办”作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。无论是“主办”、“会办”、“转办”、“催办”，工会办公室主任都应严肃认真地对待，切不可敷衍了事。

二、工会办公室主任的参谋职责

指工会办公室主任在辅助领导决策过程中所具有的职能和应尽的责任。决策是领导者的基本功能。进入21世纪，在新的形势下，各级领导干部要努力实现决策的民主化、科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各工会办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”，工会办公室主任就应当理所当然地成为“参谋长”，积极、主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，也是新世纪赋予工会办公室主任的一项重要任务。

工会办公室主任履行其参谋职责，有其独特的便利条件和优势：

(一)工会办公室主任工作同领导层的工作同步运行和操作。由于工会办公室的工作有着很强的从属性等特点，工会领导层确定要抓的工作重点，也多是工会办公室主任要办的事情，正是由于这种从属性特点，使得工会办公室主任的工作能与领导的工作合拍，从而为工会办公室主任辅助领导决策提供了便利条件。

(二)工会办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。

(三)工会办公室主任接触面广，信息较为灵通，客观上为领导提供咨询服务、当好领导的“参谋”提供了便利条件。

为正确履行参谋职责，工会办公室主任要紧紧围绕党和国家关于工会的工作重心，紧紧围绕本地区、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种社会调查研究，做好信息的收集、筛选、传输工作，把调查中获得的大量第一手资料进行综合分析，从中分析出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。

要正确发挥工会办公室主任的参谋职责，就应当注意处理好以下两点：

1．作为领导就应当允许乃至鼓励工会办公室主任在一定情况下同自己唱“对台戏”。工会办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的“大班长”，又是协助领导决策的“参谋长”。作为“大班长”，它是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻领导意图的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标；作为“参谋长”则要以能出多少真知灼见作为评价其工作成败的根本标准。工会办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”。

2．作为工会办公室主任就应当做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈，即：在领导决策前工会办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提供可供选择的多种方案；在领导决策过程中工会办公室主任要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见和反映，为领导进行科学的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后工会办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策意见和贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策意见顺利地贯彻落实，或根据客观变化了的形势及时地进行调整和充实。

在领导决策的全过程中，工会办公室主任的参谋职责是十分重要的。从对领导决策发挥作用的方向上看，工会办公室主任的参谋职能可以分为这样三种类型：一是“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。二是“逆向参谋”，即当领导的决策意图不符合实际情况时，工会办公室主任所进行的“劝阻性参谋”。三是“侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，工会办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。

三、工会办公室主任的管理职责

(一)秘书管理。秘书工作是工会日常工作的组成部分，是实现工会办公室管理职能的重要工作之一。工会的公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、理卷、归档等环节所构成的整个运转流程。工会办公室作为综合办事机构和神经枢纽，理所应当承担秘书工作的主要任务。一般来说，规模大一些的工会办公室内部均设有秘书处、资料处、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文处理，结合本工会组织的具体情况建立、健全各项有关制度，指导、督促各秘书处理部门的工作，确保公文拟制的准确、周密，确保秘书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压，贻误工作。

(二)信息管理。工会办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。严格地说，工会的信息工作也属秘书工作范畴，但鉴于它是各级工会办公室的一项十分重要的工作，需要工会办公室主任予以特别重视。所以，有必要将其单列为工会办公室主任管理职能中的一项。在这种情况下，工会办公室主任应从三个方面对信息工作进行管理：

1．加强对信息网络的管理。目前，在一些工会领导机关已基本形成以该工会办公室的信息机构为中心、包括下级、同级各办公室信息机构在内的信息网络。工会办公室主任首先应当加强对本办公室信息部门和信息人员的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进作用。其次，还要注意对整个网络的管理。如健全制度，对下级、同级其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等等。

2．加强对信息传输的方向的管理。信息传输的方向如何，即与领导决策的需求是顺应还是相逆，这是工会办公室主任应当加以控制、管理的。有人把领导决策所需的信息概括为两种类型。一是：“追踪型信息”，即指领导决策形成并付诸实施以后，通过“跟踪追击”迅速反映决策实施的有关动态；二是“超前型信息”，即指在领导决策之前，向领导提供的能够反映该决策的基础、趋向及效应的“资料信息”或某个较重要的问题发生之前，反映其迹象、趋势的“信号性信息”。

3．加强对信息层次的管理。信息可分为两个层次：初级层次，即直观性地反映事物动态的信息；高级层次，即全面反映事物概貌，深入反映事物本质变化运动规律的信息。前者往往主要回答“是什么”，后者则要进一步回答“为什么”。领导决策对这两个层次的信息都是需要的，工会办公室主任对此管理，首先要管“数量”，经常进行调节、控制，防止高层次信息过少。同时也要注意防止初级层次信息发生“短路”现象。其次要管“质量”，对初级层次的动态信息要力求既快又准；对高级层次信息要力求既准又深。

(三)机关财务管理。工会机关财务管理工作大致包括财务计划、会计核算、财务管理、经费审查监督等方面的内容。其基本职能是：按照党和国家的方针政策和全总关于工会财务会计与经费审查监督工作的有关规定，对行政事业经费进行分配和监督，从资金上保证工会工作任务的完成和各项业务活动的开展。工会办公室主任在加强工会财务管理方面发挥着重要的作用，它主要通过合理安排和执行预算、指导、督促各有关部门开源节流、合理地增加收入，加强对工会经费的监督、审查工作，维护财经纪律，保证工会工作任务的顺利完成；建立、健全工会财务会计和经费审查的各项规章制度，保证工会组织财产物资的安全，促进工会工作任务的完成和各项事业建设的发展。

(四)人事管理。任何事情都是通过人去做的，工会办公室主任既要管“事”，又必须要管“人”，做到“管人”与“管事”的统一。为此，工会办公室主任就应该选好人、用好人，做到知人善任。从选人的角度看，工会办公室主任应当亲自参与对工会办公室工作人员特别是骨干人员的选拔、调入。要充分认识工会办公室工作的特点，选调不同类型的工会专业人才和经营管理人才，使之结构合理、运转协调。从用人的角度看，工会办公室主任在推动本部门、本单位目标管理责任制、岗位责任制和加强工会办公室制度化建设等方面负有不可推卸的责任。为此，在用人时应当量才使用、用人所长，充分发挥每个工作人员的积极性。另外，工会办公室主任还应当加强对后备人才的考察、认识，加强对“现役”工作人员的考察、认识，为选拔各类专门人才和管理人才打好基础。同时，工会办公室主任还要加强对本办公室现有工作人员的培养、提高，要根据实际需要，通过各种形式定期地进行业务培训，努力提高广大干部、职工的思想政治水平、文化知识和业务能力素质。

(五)事务管理。作为工会综合性办事机构负责人员的工会办公室主任，既要参与政务，又要管理大量具体繁杂的事务工作，这些事务工作，既包括为同级部门开展正常工作所需要办理的各种事项，也包括为工会工作人员生活服务的有关事项。前者如为各级职能部门决策和布置工作进行的会前准备、会间服务、会后处理工作；为到上级领导机关办事和到下级部门开展调研工作的人员提供各项服务；为从事各种工作的人员准备、供应办公用具；接待上级机关和兄弟单位来人、接待职工群众来信来访，安排本单位的值班、保卫、通讯联络等等。后者如搞好职工食堂、浴室、托儿所、职工医院、疗养所等方面的管理工作；做好职工宿舍的建设、分配、管理和修缮工作；组织好文化体育活动，活跃职工的文化体育生活等等。

四、工会办公室主任的协调职责

指工会办公室主任在联系内外关系、沟通上下关系等方面所应有的职能和应尽的责任。

工会办公室主任要全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。纵向协调，即致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调一致的协调工作。工会办公室主任在这方面的职责主要体现在：当接到上级的决定、决议、指示后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级工会对上级工会的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释、说服工作；当下级工会对上级工会的某一决定、指示有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致；当下级某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面”；当下级工会某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点”，“以面带点”，使之尽快赶上前进步伐。横向协调，即致力于“左邻右舍”、同级各业务部门之间关系的协调。内部协调，即以工会组织内部人员、工作为对象，使之融洽、和谐的协调工作。工会办公室主任要着力于办公室领导班子成员和室内部各职能部门之间关系的协调。在室领导班子内要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或几方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。

在工会组织中，组织协调主要是指管理者从管理系统整体发展出发，合理地处理系统之间、人们之间的各种关系，以引导他们为实现系统目标而共同努力的一种职能。这是工会办公室主任工作的重要组成部分。无论是参与政务还是掌管事务，工会办公室主任都应当掌握和运用组织协调的原则、艺术和方法，切实认真地担负起组织协调工作的重任，工会办公室主任协调工作的主要内容包括：

(一)计划协调。指经常碰到的工会工作计划、企业发展计划或事业发展计划等方面的协调。主要包括计划的制定和执行两个阶段的协调。在制定计划阶段，各个制定计划的部门都希望能够得到上级领导的重视，都希望本部门的计划能得到领导的批准。这就需要上级领导机关要从全局和整体出发，根据问题的主次和轻重缓急，协调其中的各种关系。

首先，要考虑计划内容与区域性工作目标以及本单位的长远规划是否一致。

其次，要考虑工作的轻重缓急，把人力、物力、财力用到最重要、最急需的地方和时刻。

此外，上级工会组织要对下级工会组织的工作计划进行审阅、检查、统筹和协调。在这个阶段的协调过程中，工会办公室主任的具体任务是：会同相关职能部门，对有关部门初步拟订的计划中所需要协调的问题，逐一提出协调意见，然后将计划和协调意见一并送交领导审定。在计划的执行阶段，由于人员、环境等条件的变化，以及人为因素和各种不确定因素的影响，计划实施过程中往往会出现不同步、不衔接、不合作等现象，这就需要工会办公室主任要经常与有关部门联系，注意各种因素的变化，及时向领导反馈、并在自己的职权范围内进行积极的协调。

(二)政策协调。指对部门性文件和规定的协调。工会组织为开展工作，需要由有关部门起草并发布一些部门性的规定。由于不同部门考虑问题的角度不同，加之有时互相通气不够，致使有的文件规定不尽科学合理乃至相互矛盾造成的现象，这就要求工会办公室主任在审定文件时，要对业务职能部门制发的一些部门性规定等进行严格把关，既要注意规定内容的全面性、针对性、原则和灵活性，又要注意规定内容的协调性，以免在同一问题的文件规定上有不一致的地方，从而造成管理上、思想上的混乱。

(三)工作协调。工会办公室内部工作协调主要包括：建立健全规章制度、合理设置组织机构、积极进行工会办公室领导班子成员的分工协作。以保证工会办公室工作系统整体效能的充分发挥。就工会办公室内部各职能部门的工作协调而言，它主要是指工会办公室主任在日常工作中，协助有关领导对各职能部门之间的工作关系和工作纠纷进行协调，使有关各方和谐、匹配、步调一致地开展工作。一般情况下，对平行各部门、各单位日常重大问题或纠纷的协调，工会办公室主任的主要任务是做好调查研究，在调查研究的基础上提出协调方案，供有关领导参考，然后或由领导直接出面协调，或由工会办公室主任转达领导人的协调意见，并负责督促检查协调方案的贯彻落实。就同级领导班子成员之间的协调而言，工会办公室主任的主要职责是：统筹平衡、及时沟通，以避免同级领导班子成员在部署开展工作时的相互撞车和业务交叉、重复等现象的发生。

(四)人际关系协调。即对领导班子成员和本办公室内部人员及各职能部门人员之间的关系协调。对领导人之间的关系协调，主要是领导者本人和上级机关的事，工会办公室主任的努力是有限的，但即便如此，工会办公室主任仍然要作一定的努力，并力求客观公允。工会办公室内部人员之间的关系协调，主要包括工会办公室正、副主任以及其他工作人员的之间的关系协调。对工会办公室正、副主任之间的关系协调、工会办公室主任应充分尊重副手的职权，支持副手发挥自己的才能和作用，既不能越权指挥，更不要揽功诿过，对于工会办公室主任与其他干部之间的关系协调，工会办公室主任的基本原则应当是：公道正派、体贴下情；政治上高标准、严要求；工作上多指导、多爱护；生活上多帮助、多关心。

(五)利益协调。它是比较实际的人际关系的协调内容，但主要体现在物质利益的形式上，是工会办公室主任进行协调工作的敏感点，因此单列出来。利益协调的主要内容，突出表现在以下几个方面：

1．评选先进；

2．发放奖金；

3．评定工资；

4．分配住房；

5．发放票证；

6．配备生活用品；

7．其他方面。

在涉及利益的协调中，工会办公室主任要严格按照有关规定、章程办事，不能随便放宽或降低有关规定标准，要本着公平、合理、民主的精神进行协调。

进行利益协调，要遵循民主集中制的原则。实践证明，凡是大家十分关切、敏感的利益问题，如果不是由群众讨论决定，而是凭自己想当然地定方案，结果十有八九要失败。因此，对关系到大家切身利益的问题，工会办公室主任要本着从职工群众中来，到职工群众中去和民主集中制的原则，从有利于调动大多数人积极性出发，认真制定有关方案，做好细致的思想教育工作，这样可以提高人们的心理承受能力。利益协调的关键在于让职工群众参与，统一认识，这样才不至于发生一些不应该有的纠纷。