公文处理工作概述

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第236页（6757字）

一、公文处理工作的任务和意义

公文处理，就是对公文的办理、整理和管理。也就是人们习惯上说的文书处理工作。它是在科学的基础上，合理地安排公文处理的程序和手续。建立这些程序和手续，是为了保证公文的准确、迅速、安全地撰制、运转和传递，而充分发挥公文的作用。

(一)工会办公室公文处理工作的任务

工会办公室公文处理工作的任务，包括以下几个方面：

1．公文的收发、登记和分送；

2．公文的拟办、批办、承办和催办；

3．公文的缮印和校对；

4．会议、电话的记录与整理；

5．公文材料的日常归卷、保管和提供调阅；

6．公文材料的调整、立卷、整理、编目和向机关档案室移交归档；

7．领导交办的其他公文处理事项。

工会办公室公文处理工作的任务，是通过一系列程序、手续和组织专门的公文处理工作实现的。只有这样才能保证公文内容准确，体式完备，运转迅速，保管科学有序，查找方便，以促使工会办公室工作的顺利进行。

(二)工会办公室公文处理工作的意义

认真作好公文处理工作，对于加强党和国家的领导，密切联系人民群众，提高工会办公室工作效率，维护和保证机密的安全，有重要的意义。

1．工会办公室公文处理工作是领导开展工作的助手。

做到工会机关公文处理工作有条不紊、及时、准确，有助于工会领导掌握情况，正确地进行工作决策；有助于工会办公室提高工作效率，可以防止官僚主义、主观主义，有力地促进工会机关职能的实现。工会机关公文处理工作的质量和速度，体现着工会机关的工作面貌和工作作风，关系着党和国家方针、政策的执行。可见，整顿和健全工会机关公文处理工作，是加强工会机关建设的一项重要内容，是改进工会机关工作，提高工会机关工作效率的一个必要条件，对实现工会机关革命化有着举足轻重作用的。

2．工会办公室公文处理是保守党和国家机密的重要环节。

党和国家机密绝大多数是在公文之中的。各级机关形成的机密公文，不同程度地记载着党和国家政治、经济、军事、人事等机密事项。而所有的机密公文，都要经过公文处理这个关口。若公文处理严密周到，就能确保党和国家的机密；若公文处理工作紊乱、手续不严，就易造成窃密的可能性，严重的还会给我国社会主义事业造成政治的、经济的或军事的损失。为此，公文处理必须做好保密工作，必须做到环环有登记，份份有着落，件件有结果，不积压，不丢失，严格手续，一丝不苟。

3．公文处理工作是联系各级工会机关的纽带。

建立一套统一的科学的公文处理制度，就能使所有机关上通下达，左右联系，互相协调，运转自如。如果在全党全国范围内，没有一套统一的科学的公文处理制度，那么，所有党政机关的工作就会出现上下脱节、左右阻塞，甚至会造成政治上、经济上的严重损失。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，就是一个条例性的、全国性的、科学性的公文处理制度。它不仅指明了各级国家机关公文处理工作的重要意义，还指明了具体方法。

4．工会办公室公文处理工作是档案工作的前提。

公文是机关档案的前身，机关的档案是由公文转化而来的。而公文是在公文处理部门形成，并给公文处理部门办理的。公文转化为档案，从某种意义上来说，是受公文处理工作制约的。因此公文处理工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到档案的质量。如果一个机关的公文处理工作比较混乱，起草公文时，顺手写来，稿纸上不留天，下不留地，左右不留边，会直接影响公文的立卷归档、起草、修改。签发公文时，书写潦草，用红墨水、铅笔修改，就会直接影响公文的长期保存和利用；签发公文只签姓不签名，不写明年月日，日后就会影响档案利用；行文关系混乱，多头行文，党政不分，一文数事，不仅影响公文的及时处理，延误工作，也会影响档案的立卷归档和今后的利用；对公文不认真履行登记手续，公文乱拆乱看，甚至拆看了随便拿去归己，就会造成收集工作困难，立卷归档的公文就不会齐全；若是立卷归档不及时，也会造成立卷的公文不完整，甚至造成把大量的公文积存下来推给档案室，这样势必给档案工作造成被动，机关就不可能有完整的、系统的、高质量的档案，机关也就不可能充分利用这些档案。如果大部分机关档案室的工作状况如此，就会严重影响国家档案事业的发展。中共中央曾批示：“做好档案工作，不仅是当前工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。”各级工会机关若是公文质量不高，公文处理混乱，档案收集不齐全，显然很难使档案工作承担起这样重大任务的。要保证工会档案的完整和质量，就必须从公文处理工作做起。

5．工会办公室公文处理工作是加强联系的重要环节。

迅速地传递好各种公文，使公文及时地发挥应有的作用，这是公文处理工作的基本目的。行文有不同方向，有上级下达的，本机关拟制的，兄弟单位送来的，下级单位报来的，职工群众寄来的，不论是哪制发的，也不论是从哪个渠道来的，只有通过拆封、登记、分发、传阅、承办、催办、保管等一系列公文处理程序和手续，才能做到件件有结果，才能沟通好上下左右各方面的关系，否则，就会给工会工作造成困难，进而影响上下左右各方面的关系。因此，工会公文处理是一项十分严肃的工作。

二、公文收发的性质

工会办公室收发工作的性质基本上有三条：政治性、机密性和服务性。

(一)政治性

工会办公室收发工作虽“小”，但它是工会办公室工作中的一项必不可少的工作。我们知道，每一个文件，都体现着一定的领导意图，都要达到一定的目的，都具有一定的指导指挥作用。没有文件，所有机关单位工作，都将无所适从。因此，文件收发工作虽貌似平淡，但正是它主管着整个文件运行工作；收发工作者正是整个文件运行的承担者，一切组织的运转需要有效的文件运行工作，反过来也只有有效的文件运行工作才能确保一切组织的正常运转。所以，工会办公室的文件收发处理工作做得好坏，都直接或间接地影响着工会工作大局，都直接或间接影响着工会机关职能的发挥，都直接或间接地影响着国家机器的运转。这就是整个收发工作最鲜明的政治性。

(二)机密性

工会办公室收发工作的机密性是它的政治性的延续。工会办公室活动的多样性和复杂性，决定文件的多样性和复杂性。可以说文件是党和国家现行机密的总汇。收发工作恰恰是一切文件的总进出口，一切文件都要经过收发工作者之手而进行千头万绪的运行。所以，收发工作是各种秘密最集中之处，情报最集中之处，信息最灵通之处，也是敌特窃密的最集中的目标。这正是收发工作机密性之所在。

工会办公室收发工作不仅对已经形成的机密文件要保密，对正在形成的文件也要保密；不仅对敌对势力要保密，对无关人员也要保密。许多文件在形成过程中都有研讨性的文函往来，存在不确定性和不稳定性，如果将这些正在研讨决策过程中的问题和观点泄露出去，也会在干部和职工群众中引起混乱，进而影响工作的展开。

收发工作的机密性，要求工会办公室收发工作人员必须具备高度的党性观念，要时时处处保持警惕，谨言慎行，守口如瓶，万不可因疏忽大意或显示自己的“早知道”而铸成大错，给党和国家的安全和广大职工群众的利益造成损失。

(三)服务性

工会办公室收发工作是为领导服务的，是为工会机关服务的，是为本机关、上级机关、下级机关、平行机关服务的，是为文件的上下左右通畅运转服务的。收发工作也是为人民服务的，但它是通过为领导服务，为机关单位服务这个中介来为广大职工群众服务的。因此，收发工作作为工会办公室工作的一个组成部分，是不能独立存在并始终都附在整个领导过程中的；也只有附着在这个领导过程之中，才能显示它的存在、它的作用、它的意义和贡献。因此，服务性、从属性、被动性，是收发工作的基本属性。为领导服务的工作，绝不是领导工作本身，它不能行使领导的职权，不能自以为是、自作主张。做收发工作的人员也要发挥自己的主动性，但这种主动性不是独立性，而是对服务性、从属性和被动性的主动适应，是在被动中充分发挥自己的主观能动性，把自己的服务工作做得更适合需要。

三、公文收发处理的原则

中共中央批准的《中国共产党中央和省(市)机关文书处理工作和档案工作暂行条例》中规定：“文书处理工作的基本原则，是及时准确地处理文书；反对积压和紊乱，反对文牍主义。”国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》中也规定：“公文处理必须做到及时、准确、安全”，“必须实行严格的保密制度，确保国家机密”。文件收发处理工作的任务、性质和作用，决定着文件收发处理必须遵循准确、及时、保密的基本原则。

(一)准确的原则

工会办公室文件收发处理的准确原则，就是要求在接收、登记、拟办、批办、传阅、分装、投送、催办、收集整理等每项工作、每个环节中，做到保证质量、符合标准、周详缜密、准确无误。

文件收发处理的准确原则是由文件的严肃性与确定性决定的。文件不同于报刊、杂志，它庄重、严肃，具有强制性和约束力。因此，文件收发处理的每项工作，每个环节，都必须严格按照文件自身要求或者主管领导的指示，准确运转。比如发文，必须做到分发范围准确、每个封简书写准确、受文单位应收到的份数准确、留有份数准确等。工会办公室工作人员在一项工作着手前，不能以个人意见代替文件客观要求或领导的批示；这项工作办完后，不能以主观估计的可能性代替实际达到的结果与实现的程度。这不是说工会办公室工作人员对公文处理无所作为，相反，工会办公室工作人员可以而且应该根据每份文件的性质、内容、要求，处理前提出拟办意见，对主管领导考虑不周、处理欠妥的某项批示或意见，也可以提出建议，但必须得到主管领导同意后才能运转。因为，工会办公室收发处理工作任何一点随意性，任何一点疏忽大意，任何一点主观臆断，都可能给工会工作带来损害。

文件收发处理的准确原则必须坚持，而且也能够做到。文件收发中常见的不准确性即差错现象，表现形式虽然是各种各样、杂乱无序，但其产生原因是有规律可循的。就工会办公室工作的经验教训看，一般都是臆断出错，粗心出错，忙中出错，乱中出错。只要树立起对工会事业的高度责任感，养成严谨作风，坚持按章办事，工作有条不紊，事事精益求精，严肃认真，差错是可以避免的。

(二)及时的原则

这是对文件收发的时间和时限要求。它具有在规定的时间里必办，在限定的时间内必须办完这两层涵义。工会办公室文件收发的工作坚持及时原则，就是要高效率、快节奏，反对拖拉和积压；收文、发文的每道工序，每个环节，都要做到迅速、敏捷、畅达、不拖延、不压误、不停滞。

工会办公室文件收发处理的及时原则，是由文件的现实性和时间性决定的，所有文件都是为着解决现实问题、指导现实工作而产生，并在运行中发挥作用的。有些紧急的重要文件，如有关抗御自然灾害、应付重要敌情、处理重大安全生产事故一类的文件本身就具有明显时效特征，有严格的时限要求，不及时办理，延误时间，超出时限，就会错过时机，贻误大事，造成严重损失。即便没有明显时效特征，没有具体时限要求的文件，其本身也具有时间性。文件一经形成，进入运行，便发生了效力，就不允许拖压缓办，更不允许积压不办。只是在办理顺序上，可以排在急件之后。

当然，文件的急缓程度和要求，也是相对的，相互转化的。从文件运行规律和办理程序上说，急件在其转化为行动或新的指令，其运行中“渡过”某些关键环节之后，也就减弱急迫感而失去“急”的特征变成“平件”。没有时间要求的文件，运行到该办理的阶段或遇到特殊需要时，又会转变成“急件”甚至“特急件”。所以，从总体上讲，及时原则就是反对不负责、拖拉疲塌、停滞积压、公文旅行等官僚主义和文牍主义作风。工会办公室工作人员必须增强时间观念，养成眼勤、手勤、脚勤习惯，分清轻重缓急，有秩序、快节奏、高效率地处理好文件。坚持及时原则决不能只是图快，还要与准确原则相结合。离开准确只图快，毛毛草草，丢三落四，快而不准就要返工重来，反而误事。

及时原则还有适时、恰到好处的含义。以文件传阅为例，并非什么文件都不区别对象和场合、不考虑时机和条件，一律快传，越快越好，而是要送得恰当，取得及时，使领导和传阅单位有一定的时间来阅读、思索和研究文件。也就是说，传早了不行，传晚了也不行，必须传在“火候”上。急件要“短平快”，平件要有“时间差”。

为保证文件收发处理的及时，除了加强思想政治工作，提高工会办公室工作人员的责任心外，还必须健全工作制度，明确分工，简化工作手续和层次，改进工作作风，从而缩短文件的运转、办理周期，提高工作效率。

(三)保密的原则

工会办公室公文收发处理坚持保密原则，就是要严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事。该发的文件一份不少发，不该发的一份不多发；该阅知的不让一人少知，不该阅知的不多让一人阅知。文件的保管和运行要做到不丢失，不被盗；文件内容不泄露，不被窃，确保党和国家秘密的安全。

还应说明的是，有些事项此时此地是公开的，彼时彼地则是秘密的；在国内是公开的，对国外则是秘密的；在一定层次、一定范围内是公开的，在另一层次、另一范围则是秘密的；对有关人员是公开的，时无关人员则是秘密的；将来是公开的，目前则是秘密的；某种事物的存在是公开的，它的内部细节，产生过程则是秘密的。因此，工会办公室工作人员不仅要牢固树立保密观念，还应对保密原则全面理解，正确贯彻。

除了以上三条基本原则外，还有一些需要遵循的原则。比如安全原则，就是要保证文件物质上的安全，存放、保管要精心，勿使受潮、磨损、搬动，传递时要小心，防止文件折损、散失等，以延长文件寿命。又如简便原则，文件收发处理程序在完善的基础上要力求简便和科学，在发文过程中，要严格控制发文数量，凡可发可不发的文件坚决不发；可以用电话或当面接洽办理的事情，就不要发文。要扫除凡事都依靠文件的文牍主义恶习，扫除脱离实际、脱离群众的官僚主义和主观主义作风。