公文的发文工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第259页（13601字）

一、发文

发文是本工会机关向外发出的包括机关制发、翻印和复印转发的公文文件及材料。收文经承办之后的复文，也可以视作发文。从这层意义上讲，收文处理的最终结果也是发文。

发文主要包括七个方面：一是请示文件；二是批复文件；三是向下发的指导性文件；四是向上级机关反映本地区或本部门工作或情况的报告及对上级机关交办事项的回复；五是对平行机关(包括不相隶属机关)商洽工作的问函或复函；六是代上级机关翻印或转发的文件；七是工会机关自己编印的简报、刊物。

二、发文处理

发文处理就是文件从拟稿(翻印、复印)到发出的整个处理的过程。发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。具体环节主要有拟稿(接收文稿)、核稿、会签、送审、签发、登记、编号、印制、分装、投送等。在实际工作中，有的工会机关常常根据上级要求，向所属工会机关或下级单位翻印转发和直接代发上级文件。如全国总工会文件就经常由省级总工会翻印，按规定范围下发给地、市级总工会。市县级工会又常常根据上级要求将文件代发给有关工会部门。这类情况，也应按照发文处理要求办理，只是处理程序大为减少。发文处理的程序，可划分为两个阶段：一是成文阶段，二是发放阶段。成文阶段包括：拟稿(接受文稿)、核稿、会签、送审、签发、印制等六个环节，也就是从拟稿(接受文稿)到印制或打印成文的过程。发放阶段包括：登记、编号、分装、抄送等四项工作，也就是从文件登记到发出的过程。

三、拟稿

拟稿即起草文件的初稿或草稿。初稿或草稿供作修改、讨论和审阅用，不具有任何法定效力。文件拟稿一般一次形成，重要的文件需要反复讨论修改，可以形成数次草稿。

工会办公室制发文件，是在两种情况下形成的：一种是被动制文，就是针对本机关收文而被动形成的文件，如对下级请示的批复，对平级或不相隶属的机关来函商洽工作、询问事项的复函，应上级要求所作的报告，等等，这类发文可视作是收文处理工作的继续。另一种是主动制文，就是根据本工会组织工作需要而主动形成的文件，如向上级的请示、报告，向下级工会部署工作的决定、通知、命令、指示，向平级机关商洽、询问事项的公函，等等。

拟稿是发文处理的第一道程序，是决定文件质量的基础性工作，必须十分认真、细致，决不可粗心大意、草率行事。参照国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第二十三条的要求，发文拟稿要注意以下六点：

1．情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短；

2．要符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策，应加以说明；

3．人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日；

4．用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字；

5．引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号；

6．公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码之外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

关于拟写公文的具体要求和方法，本书将另作章节介绍。这里仅对拟稿时或拟稿后需要掌握或注意的问题做简要说明。

第一，在文稿前边要用公文稿头纸。一般工会组织都备有公文稿头纸，拟稿时一定要逐项填写清楚。公文稿头纸的格式，一般包括：标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、联系电话、单位领导签署、有关部门会签及签发等等。有的基层工会组织或小的机关，平时行文数量很少，一般不准备现成的公文稿头纸。需要行文拟稿时，可以在文稿上留出适当位置供核稿、签发时用。同时拟稿人一定要签名，以备查询。

第二，文件发送范围要写明确、具体。一般有三种情况：一种情况是单称单位，即发给一个或几个单位，可以把单位名称明确写出。另一种情况是全称单位，即发给全部所属各个地区、各个部门。上述两种情况，都比较容易确定，而第三种情况，则介乎上述两种情况之间，属于特别指定的一些单位，可称之为特称单位。这种情况，一般不宜出现“各有关单位”之类的字样。因为“有关”是一个不确定的词，会给以后的各个工作程序带来麻烦和混乱。有时找不到拟稿人，就容易造成误时误事。遇到这种情况，可以采用以下四种处理办法：

1．发给所谓“有关”单位数量不多，可以把有关单位的名称一一列出，即把特称单位变为单称单位。

2．不发的单位数量不多，则可以在全称单位后加括号列出不发的单位，如“各地、市总工会(不发××、××、××)”。

3．对所谓“有关”单位进行概括，明确范围而又不致发生异议，尽量避免用“有关”一词，如“华东六省一市和××省、××市总工会”。

4．发送单位数量较多，上述三种办法都无法解决，必须写成有关地区、有关部门时，拟稿人必须同时用另纸列出发文清单，一一列出有关地区、有关部门的具体名称，附在文稿后，以备查用。

第三，拟稿人要把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面，比如，被动制文，要附上与之相应的收文及领导批示。有些主动制文，有领导的书面意见及便笺批示等，也应附上。需要注意的是，领导的批件及意见要附原件。有人为了工作参考，有时自己保留原件，而把复印件附在后面，使领导批示原件与文稿分离，这样不利于文书立卷及档案的完整。正确的做法应该是自己保留复印件，而把原件立卷、归档。

第四，批转也是发文的一种形式，一般在拟好报告稿的同时，代拟批语，然后将报告稿和批语文稿一并送领导机关核发，不必像一般工作报告那样先将报告编号、打印，经领导机关领导人指示后才另批批语，以免费时误事。

第五，主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字，涉及其他部门的问题，要送请其他部门会签。文稿几经审核，修改校对，容易造成文字潦草等，要抄清后再送审。

四、核稿及核稿程序

(一)核稿

核稿就是对文件草稿的审核。核稿工作其实在拟稿之后就已经开始，文件草稿每经一次负责人审阅，都是一次核稿。这里所说的核稿，则专指文件草稿在送交领导人最后审批签发之前，由工会办公室对文稿的内容、体式等所做的全面审核检查工作。核稿工作的目的是保证文件的质量，节省领导在审阅、修改文件时花费的时间和精力。

工会办公室核稿是工会办公室发文处理程序中的一个重要环节，是提高文件质量的关键。核稿工作一般由工会办公室指定专人负责。各级工会办公室主任都要亲自抓或直接参与这项工作。

(二)核稿的程序

核稿程序，即核稿步骤，是保证核稿质量的重要措施。按程序核稿，可以减少遗漏，因而可以最大限度地纠正文稿中的不足。

1．初步阅读。工会办公室核稿人员收到文稿后，按照文稿送来的先后次序和轻重缓急，先粗看一两遍，初步了解和弄清文稿的来龙去脉和基本精神，掌握其内容大意。遇到不懂的地方或者有疑问的地方，先在文稿旁边用铅笔轻轻作个记号，待正式审核后，一并提出查询。如发现有明显的错别字或对标点符号使用不当的，也可马上纠正。初步阅览如果发现问题较多需要会稿时，再约集有关人员会稿，认为没必要会稿时，便可开始审稿。

2．审稿。公文的审稿内容前面已经叙述过了，这里要特别强调公文标题，结构格式及文内数字、计量单位等。

公文标题一定要简要、准确，使人一目了然，要符合规范。尤其是层层转发的文件，可以用自拟摘要的办法解决。

公文结构、格式一般要由核稿人核准。尤其是密级、缓急程度、主送单位、抄送单位、印刷份数、版记等，一定要按照规定要求核准填好。公文中应用法定计量单位。

3．复核。公文稿经领导签发(有的经有关会议讨论)后，工会办公室核稿人员有必要在文字上做“顺一顺”的工作，这是公文工作必不可少的步骤。因为一些领导在审批文稿时，多注意文稿内容的修改、增删，至于文字技术方面，一般则不大注意精雕细刻。作为担负文稿审核工作的人员，应当再“过一过”、“顺一顺”，需要调整的做些调整，需要加工润色的做些加工润色。但是，做这项工作必须仔细斟酌，谨慎从事，不得损伤原意，无把握的还需请示领导。变动较大之处还应向领导汇报。在内容上，领导修改、增删之处，有时也会出现失误的情况。遇到这种情况，审核人员应及时将有关情况向领导反映，大胆而审慎地提出建议，在征得领导同意后，细心而负责地弥补漏误，这样做的目的，在于使工会领导机关发出的文件，内容更准确、质量更高。但是必须注意，未经领导批准，不得擅自处理。

4．确定主题词。所谓主题词一般是指反映特定主题概念、规范化的名词和名词性词组。主题词是为了计算机存储和检索方便而设的。标注主题词通常是选用主题词表中规定的标准化词汇。我国已出版了含十万条主题词的《汉语主题词表》。

5．发文前的检查。文件经签发、复核、登记、打印后，在分发之前，核稿员或工会办公室专管人员还要再检查一遍。检查的内容除文字外，还包括版面设计、纸张、印刷质量、装订质量等。这项工作可与收发员一起处理，发现问题，及时解决，决不能敷衍了事。

五、核稿方法

公文泛滥成灾，是官僚主义、文牍主义的一个突出表现，被人们戏称为“文山”。核稿人员要协助工会领导机关和工会领导进一步解决“文山”问题，以改进工作作风，克服官僚主义，提高工会工作效率。因此，必须遵守“少行文，行短文”这个总原则，对文稿进行认真的审核，提出该发或不该发的具体意见，供领导决断时参考。

地方各级工会机关及其职能部门的公文内容，主要是对全局或战略进行工作部署，制订某些具体政策和对某一问题发出通知；对党政部门下达的文件提出具体贯彻措施、意见；印发领导讲话；介绍所属地区、部门具有普遍意义的经验报告；通报正反两方面的情况等几类。因此，工会办公室审核人员要根据不同内容的文稿，采取不同的办法，灵活地进行审核。究竟怎样核稿，很难作出统一的规定。应当强调的是，审核文稿首先要阅读全文，从总体上把握文稿的基本内容。如果文稿不合格，就没有审改的价值，可提出意见请示领导后，退主办单位重新起草，如果文稿基本上可用，即可做进一步阅改。切不可接到文稿后就动笔修改，以免顾此失彼，搞无效劳动。

(一)对工会领导机关本身拟文稿的审核

工会领导机关对全局工作的部署或某方面工作的重要决策，往往是经过较长时间的调查研究以后，由工会机关秘书部门的领导亲自组织公文起草小组或个人拟出草稿；文稿经领导班子集体讨论，有的甚至将草稿印发给所属部门征求意见，或在有关的会议上讨论，或召集熟悉情况的同志进行座谈，从内容到文字表述上进行反复修改后定稿。对这类文稿，工会办公室核稿人员首先要查看文稿的签署意见。如有的领导签“印发”，有的签“即发”，有的签“以某某名义发”，等等。对这种情况也不能立即付排，必须先认真阅读全文。有时也发现某些提法有些小问题，个别词句在语法上有点毛病，就应该找主要执笔人或领导商榷，加以修改。而这类文稿经常发生的问题有可能是引文方面的错误，如引用经典着作、上级领导的讲话、上级文件中的原文时经常错字、漏字，有的甚至有将机关代字、年号或顺序号引错的。这些都必须认真加以审核改正。

在工会领导机关自身拟文稿中，有的领导并没有签发，而是送到秘书部门进行处理。这时，工会办公室核稿人员更应按照公文制发的要求认真进行审核，然后逐级送审签批。

(二)对领导讲话的审核

领导的讲话是否以文件形式印发，一般根据其内容和涉及范围大小而定。各级工会领导机关主要负责同志在会议上的讲话带有全局性，并经过领导班子集体讨论同意的，可用正式文件印发。有些讲话是领导在其所分管战线召开的会议上讲的，而这类讲话稿大多又是战线或部门代为起草的，会议后，召开会议的业务主管部门一般都要求以上级工会机关的名义作为文件下发。对此建议应下发正式文件为好。对有些领导在分管战线召开的会议上的讲话，必须印发文件的，也要细核一下，特别是文字过长的，应适当压缩，选编摘要发出，凡涉及机构设置、增加编制、要钱要物等重大问题的，核稿人员要慎重对待，应与有关部门沟通情况，妥善处理。

(三)对通报的审核

对需要以公文形式发出的表扬好人好事或批评坏人坏事的通报，核稿时主要是把事实审核清楚，不能有丝毫差错。如果发现通报的事实有不准确的地方，应将原稿或清样退回起草部门，并指出通报存在的问题，请他们进一步核准事实，进行修改，然后再进行核稿送审。对反面事件的通报，还必须有处理结果。没有处理结果的，要请起草部门加以补充。

(四)对业务部门文稿的审核

这类文稿应从文稿的形成背景、过程、签署情况、政策界限、落实措施、文字表述、体式等方面进行认真审核和修改。因为这类公文所占比重大而问题又较多，所以工会办公室核稿人员必须特别审慎，把主要精力放在这里。

目前，仍有很多业务部门不是首先考虑如何发挥自身的职能作用，而是对自己职权范围内完全能够解决的问题，往往要求上级工会领导机关行文，帮助说话，有时还不满足于上级工会批发文稿，非要党委挂个名不可。对此，工会办公室核稿人员要按照规定处理，积极向领导提出建议，严格控制发文中任意升级的现象发生。

1．审核签署情况。

凡业务部门上报要求上级工会领导机关批转或转发的文稿，工会办公室核稿人员首先要查看签署情况，即要看部门负责人有无亲笔签署。如果不是以正式公文报送的文稿，又无部门领导签署意见，可与有关部门联系，请有关部门负责同志亲笔签署意见。其次，要看文稿中涉及到有关部门的问题，是否有会商的意见。如果没有，应将文稿退拟稿部门，由拟稿部门同有关部门进行会商，提出会商的反面意见，并加盖公章或负责人签署后，方能生效。如意见不一致，应报请上级工会领导机关负责同志审定，或建议召开会议讨论裁决。再次，如果要求批转文稿的部门有归口领导的，应查看归口领导部门对文稿是否已经进行审核，提出了什么意见，因为归口的领导部门对下属单位的情况和问题比较熟悉，他们的态度和意见，对工会领导机关决定是否需要行文和怎样行文有很重要的参考价值。

2．了解文稿形成的背景和过程。

各级工会领导机关所属的业务部门要求批转的文稿，内容涉及到各行各业，无所不包。由于核稿人员受到水平、时间、精力的限制，往往在审阅文稿时会遇到一些“拿不准”的问题。这是因为一方面对文稿的内容不熟悉，另一方面对文稿是在什么情况下拟订的不了解，即对它产生的背景、形成的过程、它的作用和意义一时搞不清楚。因此，很难提出确切的意见。遇到这种情况，拟稿人员应采取或主动到拟稿单位去，或把拟稿单位的同志请来的办法，由他们介绍文稿起草的背景、部门领导的意图、针对什么问题或倾向、会商过程、措施要求等，边听、边问、边议，了解撰写文稿的来龙去脉。然后根据文稿的价值，提出恰当的处理意见，报请领导审阅。这样做的好处是可以对来稿进行准确的处理，不致把看起来不重要而实际上很重要的问题轻易放过，以致造成工作上的失误。

3．审核文稿内容。

公文的质量好坏，关键是内容。就是说，审核文稿，把住质量关，主要是看文稿在内容上能否正确反映实际情况，体现党的方针政策，起到提高认识、统一思想、指导工作、促进工作的作用。

4．审核文稿的语言文字。

(1)压缩文字冗长的文稿。文字冗长的情况很多。有的文稿缺乏实际材料，只是充当“二传手”，东抄西摘别人的东西，什么都讲，什么也讲不透；有的文稿内容庞杂、例子成堆、罗列现象，如同“大拼盘”；有的文稿因袭老一套的“三大块”写法，一情况，二问题，三措施，情况多、问题多，翻来覆去；有的是几位领导在同一个会议上的讲话，内容大同小异，却要求同时印发，等等。对前述种种情况，工会办公室核稿人员应根据存在的不同问题进行严格审核。如果文稿太长，工会办公室核稿人员对文稿内容又比较熟悉，可以直接删改压缩，并将修改稿退回起草单位，看修改得是否妥当。若核稿人员对文稿内容不太熟悉，可以提出修改的意见和字数要求，退回撰稿单位让其自行压缩。对有些文稿，则要与撰稿单位的负责人以及起草人共同商榷，从文稿的标题、观点、结构、条目、文字等方面进行修改压缩。对以文件形式印发的领导在某会议上的讲话，应建议采取不同的办法处理：一是改成会议纪要，二是只发其中最主要的讲话，即发讲话摘要。这样就可以使文件的篇幅大大压缩下来。

(2)审核语言文字上的毛病。有些文稿在语言方面，除出现句子结构残缺、搭配不当、语法不当、杂糅等几个主要问题外，还存在其他一些毛病，特别是关联词用得不当的现象比较多。因此，核稿人员必须在语句上仔细推敲，字斟句酌，使文稿句子结构完整，必要的主语、谓语、宾语完备无误，单句、复句分清，关联词使用恰当，指代明确等。

5．审核文稿体式是否符合规定。公文的体式包括文种、公文结构及其格式。它不仅体现发文机关和受文机关之间的关系，也反映着公文的外观表现形式。

在确认对文稿需要批示以后，要确定以什么文种发出，这要根据文稿的内容、发往对象、行文目的来确定。比如对某项重大问题作出决策，就要发决定或决议，而不能用通知；如果是对某一问题需要引起下级注意，或提出具体措施，要求下级执行，一般就用通知而不用决定或决议；如果属于干部任免、请示工作、答复问题、会议通知、联系工作、调整机构等事项，则可用函件形式发出。

其次，还要根据文稿的内容确定以什么名义发出。如果带有全局性的、比较严重的问题，部署中心工作或一个时期的重要工作，或就某些问题作出重大决策等，应用工会机关的名义下发；有的虽属全局性的重大问题，但不需要以党政领导机关名义行文的，或对某一方面的工作进行部署时要作规定、发出的通知，可以工会机关办公厅(室)的名义行文，如果文稿不以上级工会领导机关的名义，而以业务部门名义发文可以解决问题的，应该建议业务部门行文，以发挥职能部门的作用。

最后，工会办公室在审核文稿时，还要注意处理好请示和报告不分，越级行文的文稿。有的文稿不管内容是属于什么职权范围的，主送一律先写党委，后写行政，并列上报，这样就必然造成上级机关处理公文上的困难。因此，在审核文稿时，必须就文稿所要求解决的问题进行修正。如系党委解决的问题，又需要行政知道的，应写党委并行政；如系行政职权范围的事，又需党委知道的，应写行政并党委；如系党委或行政单独解决的问题，应只报党委或行政，不能同时并列上报；如系越级上报的，又没有抄报其直接领导机关的，应退回由其逐级上报，或同时抄报其直接领导结果；有的将报告和请示写在一起，或将几件毫不相干的事情写在一份请示中，而这些事情又是上级各有关部门分别承办的，应将其退回发文单位，将报告和请示分别上报，并一事一请示，以便及时处理或批复。有的业务部门在上报上级机关批转或转发公文时，又要求下发或抄送有关单位，对此，核稿人员应根据文稿的内容，酌情处理，如果需要发给有关单位，经上级秘书部门领导同意，可多印若干份由撰写部门自行分送。

六、送审及签发

(一)送审

又称审批，即将经过认真审核确认无误的文稿报送有关领导审批签发。送审时，应以简要文字说明核稿中的重要情况和需要领导决断的疑难问题。同时，附送原件和重要的征求意见清样稿。文稿送出后，要随时掌握批转去向，适时催询审批结果，以免贻误工作。

(二)签发

是指工会机关或部门领导人对拟以本机关或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见。签发是文件形成的最后一个关键性环节。文件经过领导人核准签发后即已生效。签发人是代表一级组织或部门行使权力的，对文件从政治到文字上都负有完全责任，应以高度的责任感行使好这一权力。签发是领导人履行职权的一种形式，因此，签发人必须只是对自己的职权范围内的有关文件才有权签发，不得越权签发文件。文件法定签发人员因公外出，可以授权或委托其他负责人代行签发。各个机关部门一般都应根据自己的具体情况制定有关文件审批签发权限方面的规定。

审批权限的一般原则包括：涉及全局性的重要文件，由主要领导人签发，或者经过会议讨论通过后，再由主要领导人签发；涉及其一方面问题的文件，由主管领导人签发；对于一般机关事务性文(函)件，授权办公室(厅)主任代签发。由于各级工会机关及其职能部门的情况不尽相同，公文签发的权限也有所不同。总的来看，应是大同小异。有些特殊情况要因人、因事制宜，灵活机动地进行处理，不必拘泥于某种固定的模式。这里仅就一般情况下比较普遍的一些做法作一说明：

1．业务职能部门代替上级工会组织起草的发文稿，应由业务职能部门的领导人审核签署意见后，再由上级工会组织负责人审定签发。

2．以工会组织名义的发函，由工会组织主管的负责人签发；以工会办公厅(室)名义的发函，由办公厅(室)主任签发。

3．以工会名义发出的公文和已经工会会议讨论通过的发文稿，由工会的主管负责人签发，有些文稿也可由工会办公厅(室)主任签发；属于事务性的发文稿一般由办公厅(室)主任签发。

4．以工会办公厅(室)名义发出的，属于办公厅(室)职责范围内工作的发文，则由办公厅(室)主任签发。如办公厅(室)的发文内容比较重要或者超出了办公厅(室)的职责范围了，其发文须经工会主管的负责同志签发。

5．各级工会领导机关，凡以工会名义发出的内容比较重要，涉及面较广，对全局工作有普遍指导意义的公文，由工会的正职或主持日常工作的负责人签发，工会和行政方面联合发文，分别由工会和行政上的正职或主持日常工作的负责人签发。

6．各级工会组织所属的某一业务部门自行发文，由业务部门的负责人签发；业务部门的联合发文，由联合发文的各个单位负责同志分别签发。

7．各级工会领导机关，凡以工会名义发出的属于某一战线、某一方面工作的文件，由工会主管该方面工作的负责人签发，如须工会和行政部门联合发文，分别由工会和行政部门的主管负责人签发。

领导人签发公文应注意以下几点：

1．签发意见要明确、具体。一般要在公文稿头纸“签发”一栏签署“发”、“同意”、“速印发”、“限××日内发出”等字样，并写上自己的姓名全称和年月日，以示负责。如果是经过会议讨论通过的，还应注明：“经×××会议讨论通过，同意印发”。如果认为文稿尚需其他领导人或主要领导人一阅时，还应注明“请×××同志阅后发”。

2．签发人对文件在政治上、政策上、指导思想上等主要方面负有完全的责任，因此，必须对文稿从内容到文字进行严格的审核和修改，确保准确无误。

3．有些文件可签在文件的落款处，即在本人职务名称后空两格书写姓名。

4．除非特别紧急，领导人一般不要接受和签发未经秘书部门或办公部门核稿并提出送审意见的文稿。

5．修改、签发文稿时，应用钢笔或毛笔，并力求字迹清楚。修改意见要写在装订线的右侧，签发位置应在规定的范围内，不要把修改意见和签发意见写在文稿左侧装订线以外或装订线上。

6．不能用画圈代替签发意见，即使“请××同志阅后发”的文稿也不能仅仅画个圈，一定要签署自己的姓名。

七、发文登记

文件在签发之后、发出之前必须进行登记，编发文号、记载发文范围、印制数量、发出方法等，对有些不需编正式文号的文件，也应予以登记，以备查找。

发文登记有卡片式、活页式、账簿式等形式。各工会机关可以根据自己的具体情况和工作习惯采用适当的登记形式。通常采用簿式登记比较适用，既方便查找又利于保存，因此，这种合作比较多。在簿式登记中，又有“一文一账式”和“一账多文式”之分。

(一)“一文一账”式登记簿

由“发文目录”和《发文明细账》两个部分组成。项目包括文件号、文件标题、签发人、拟稿部门、密级、发放范围、份数、登记日期、发出日期、封套号等。在《发文明细账》上除上述项目外，还可将经常发给文件的本机关领导的姓名、直属部门和下级机关的名称一并印好。不经常发给文件的单位，可留下空格随时填写。在进行登记时，一般先在发文目录上登记。发往单位不多，如只报上级机关或发往某一单位时，只在发文簿目录的发放范围中标明即可。发往单位较多时，则要在《发文明细账》中一一写明，并在目录中“发文账页码”栏内标明发文明细账页数，发文账项目比较复杂，要准确掌握其含义和要求认真填写。现做说明如下：

“文件号”。是指所发文件的正式编号，每年从元月一日开始，按发文顺序，依次编号。

“文件标题”。文件如有标题，可将标题直接填入，尽量不要简化。无标题文件，要做一简短的摘要填入。

“签发人”。是指所发文件由哪位领导签发的。要填写姓名全称，不要只填写姓与职务的合称。如属会议或集体讨论议定的，也要做出说明。

“拟稿部门”。是指所发文件的起草单位。如文件是机关领导亲自起草的，即将领导姓名填入。

“密级”。是指所发文件的程序。没有密级的不填。

“发放范围”。指发文的发文界限或受文圈。如该文按级限下发，可填作“发至×××级”。上报文件，可简单写明上报范围，具体发往单位和所发份数，写在分发明细账页中。如发往单位很少，只在“发放范围”栏中注明即可。

“封套号”。是指所发文件装封后在封皮上编的号。

“登记日期”。是指文件发出的时间。填上发出时间，即表明该文业已发出。

“一文一账”式登记簿，适合于各类工会机关。一些较小的工会机关，可以按“一文一账”式登记簿的项目印成活页，年终按文件种类分别装订成册。在较大的工会机关，发文种类比较多，一般可按文件种类分设登记簿，或在一册中用口取纸隔开，进行分类登记。

(二)“一账多文”式登记簿

其主要项目包括文件号、文件标题、拟稿部门、签发人、密级、总印数、分发情况、归档、余存、发出日期、封套号、备注等。这种方法记载文件发出情况不够详尽，一般只适用于发文较少的基层单位。

做好发文登记工作，还要注意以下几点：一是对收到的发文稿，登记前要仔细检查领导是否签发，有无密级，发放范围是否明确，主、附件是否齐备。没有领导签发的不予登记，有不清楚之处要及时弄清。二是要认真填写登记项目，字迹清晰，内容完整。三是登记要分类，不能将不同种类的文件混合登记在一起。

八、发文通知单

发文通知单是指发文机关发文时填写的发文清单。收文机关可以按照发文通知单核对所收到的文件，以便于发现问题，及时与发文机关联系。目前，在较大的工会机关在发文时都使用了发文通知单。发文通知单主要有两种类型：

1．单联式发文通知单。这种通知单和双联式发文通知单的项目相同，所不同的是它只有一联，发文机关不留底，只将发出的文件情况通知收文机关，不要求收文机关退回通知单。收文机关可以按通知单核对文件，如发现问题，应及时与发文机关联系，以采取必要的补救措施。单联式发文通知单所起的作用和双联式发文通知单是一样的，好处是省去了收文机关必须退回执的手续，不足是发文机关很难掌握发文中存在的问题，为解决这一矛盾，可采取定期向各收文机关发《发文核对单》要求收文机关认真核对后将核对单及时退回。

2．双联式发文通知单。这种通知单一式两联。第一联作存根，由发文机关保存；第二联是发文回执，要求收文机关核对签收后及时退给发文机关。使用双联式发文通知单，能对文件在发——收过程中的安全准确性起到重要的保证作用，应当认真运用。有些机关收到发文通知单后，既不认真核对，又不及时退单，这是很不应该的。

从发文工作实践看，这两种方式，各工会机关均可酌情选用。但无论采用哪种方式，都要保证通知单的准确无误。填写发文通知单最好在文件印出前完成。这样可以节省时间，提高分发效率。通知单随同文件一并装入封筒内，如同时发出几个文件，就将所发的文件全写在同一通知单上。遇无文号的文件，应将文件标题或内容摘要写在通知单上，以便核对。