档案的收集

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第395页（4048字）

一、档案收集工作的内容

工会档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的工会档案，有组织、有计划地分别集中到各个有关机关档案室和各级各类档案馆，实现统一管理。

工会档案收集工作内容，主要包括三个方面：

(一)机关档案室对本机关需要归档的档案接收；

(二)档案馆对各现行机关和撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；

(三)对中华人民共和国建立以前形成的有关工人运动资料和档案的接收和征集。

二、对现行机关档案的收集

包括机关工会档案室的收集工作和档案馆对现行工会机关档案的接收工作两个方面。

(一)工会机关档案室的收集工作。机关档案室是集中管理本机关包括档案的机构，其收集工作是文书档案收集工作的重要组成部分，也是作好档案馆收集工作的基础和前提。在正常情况下，它主要是指工会机关内文件材料的归档。

归档是指各工会机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由工会办公室或业务部门整理立卷，定期移交给机关档案室集中保存。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，用法律形式固定下来。因此，机关档案室要做好收集工作，首先必须建立和健全归档制度，以主要精力搞好机关内文件材料的归档。

进行收集工作时，必须明确归档范围，把握归档时间。

1．归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档。从原则上说，凡是反映本工会机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体应该按照国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的文件规定执行。

2．归档时间是指工会办公室需要归档的文件材料向档案室移交的时间。处理完毕的文件，由工会办公室或业务部门立好卷，在次年6月底以前向档案部门移交。对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。内部机构简单，或不设内部机构的基层工会机关，工作人员少，文件又是集中处理的，文书处理和档案工作由一人兼管，就不需要专门规定归档的时间，只需将处理完毕的文件归入卷夹，组成案卷，编制出案卷目录，就算归档了。

机关档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。接收工会办公室或业务部门归档案卷的质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。工会文书部门或业务部门在向档案部门移交档案时，必须严格执行归档手续，应根据案卷目录详细清点案卷。经认真核对，证明案卷符合案卷目录，交接双方即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案室经手人签字后交移交单位保存。在档案工作与文书处理工作由一人兼管的基层工会，不需要办理归档手续，但在档案人员调动工作时，应参照上述手续办理交接。

(二)档案馆对现行工会机关档案的接收。接收现行工会机关档案室移交的档案，是各级各类档案馆的经常任务。

1．接收的期限。根据档案发挥作用的规律性，本着既便于档案形成机关工作查考的需要，又便于工会利用的原则，现行机关形成的档案应该在本机关保持一段时间，供机关日常工作查考，然后再将需要长久保存的档案移交给档案馆保管。现行机关档案在本机关保管的期限，《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》规定为：省级以上的机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市(州、盟)和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，向档案馆移交。这是一个大体的规定，具体执行时须从实际出发，根据现行机关所处的是和平环境还是战争环境，是边疆还是内地；保管条件是良好还是恶劣；现行机关的性质和档案的特点；档案馆的建设状况和档案馆距离各现行机关的远近以及交通条件等诸多因素合理确定接收时间。

2．档案馆接收现行机关保管期满的档案时，有逐年接收和定期接收两种方法。逐年接收，就是现行机关每年将保管期满的档案向档案馆移交一次。定期接收，就是现行机关每隔一定时期(如三年、五年等)将所有保管期满的档案向档案馆移交一次，以上两种办法，在有利于现行机关和档案馆工作的原则下，可以灵活采用。

3．接收的要求。进馆档案必须符合以下质量要求：

(1)必须以全宗为单位进行编目，分阶段移交。切实保持全宗的完整性，一个机关形成的档案作为一个整体，统一进一个档案馆，不能随意分散。

(2)进馆档案要齐全、完整，按统一的分类方案分类、立卷，正确划分保管期限，具有永久、长期保存价值的档案才能进档案馆。

(3)与档案有关的资料、立档单位的组织沿革、全宗指南及必要的目录、索引等检索根据，随同档案一并接收。

(4)案卷目录一式三份，其中一份由档案馆签收以后移交机关保存。

三、对撤销机关档案的收集

接收撤销机关的档案，是档案馆收集工作的一个方面。各级档案馆接收撤销机关的档案，与接收现行机关保管期满的档案的办法和要求相同。根据有关规定，接收撤销机关的档案，还应注意以下几个问题：

(一)机关撤销或合并时，严禁将档案分散、销毁或丢失，应由撤销机关负责组织力量将全部档案认真收集、整理、鉴定并保管好，负责向有关档案馆移交，或由接管其工作的机关代为保管。

(二)一个机关撤销后，业务分别划归几个机关，其档案材料不得分散，仍应作为一个有机整体，整理保管好，由有关单位协商处理办法，可由其中的一个接管机关代管，或向有关的档案馆移交。

(三)一个工会机关并入一个或几个机关，几个工会机关合并为一个新的机关，其档案材料应作为一个整体向有关档案馆移交。如果接管撤销工会机关有职能的工会机关，为了工作上的日常查考，需要保管撤销工会机关的档案，经档案管理部门同意后，可交其代管。代管部门应负责撤销工会机关档案的完整与安全，不得与本单位的档案相混淆，并承担日后向档案馆移交的义务。

(四)一个机关内一部分业务或者一个部门划归另一个机关，原来这个部门形成的档案，是原机关档案的有机整体的一个组成部分，不得将这部分档案抽出来带入接收机关。如果接收机关需要利用，可以通过相互协商，用借阅或复制的办法解决。

(五)对于个别机关合并期间形成的档案一般不应分散。但因工作需要，对某项专门档案，是暂借或带走还是仍保存在原主管机关，应经过有关部门协商解决。无论采取什么办法，都应保持全宗的完整，不能分散，新成立的单位因工作需要，可以借阅或复制。

(六)机关撤销或合并时，未办理完毕的文件，应转给有关机关继续办理。办理结束后，由继续承办的机关归档保存，不属于撤销机关移交档案的范围。

四、对临时机构档案的处理

临时机构，主要是指各级工会机关等派驻本地区或外地或其他临时设置的工作机构。如各省总工会派驻省内外各地的办事处，其档案在收集处理时，一般不单独构成全宗。

对临时机构档案的处理，其关键问题在于其档案是否应当单独建立全宗，而档案界多年来对此一直存有不同的认识和做法。这是由于对有些临时机构的独立性在判断方面伸缩性较大以及全宗管理的体验不同。有的强调凡可单独设立的临时性机构，其档案应尽量单独组成全宗，这样查用方便。但是广泛的经验证明：在全宗不多的情况下，暂时看来多划分全宗可能有利；但在馆藏日益丰富、检索工具同步发展的条件下，全宗划分过细很没必要，且不利于对档案的综合管理。因此，在全宗划分问题上应该避免短期目标的影响。

因此，工会各种临时工作机构撤销时，其全部档案必须经过系统管理，向有关的主管机关或档案馆移交，其具体处理方法，根据《机关档案工作业务建设规定》规定，应该是：“临时机构一般不建立单独全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。”但如是固定常设机构，机构较大，文件较多，驻地较远，主要是“属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。”机构撤销时，应将档案向同级档案馆移交。与此相反，其他临时机构，其档案只单独作为一类，机构撤销时，应将档案向上级主管机关档案部门移交。