表格处理的技巧

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全下卷》第1446页（6381字）

表格比较直观，表达比较清晰，各种数据在表格中一目了然。在工会办公室工作中，会时常用到表格。Wps2000(在此暂不做介绍)、Word97／2000中都有表格操作功能，但它们只能进行简单的表格操作，复杂的表格操作，Excel更为方便、实用。

一、Word的表格操作技巧

Word的表格操作比较简单，这里介绍一下如何防止表格跨页断行的问题。

通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果。其实我们完全可以禁止Word的表格跨页断行功能，以解决这一问题。

1．单击需要处理的表格；

2．执行“表格”菜单中的“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框(如图44)；

图44

3．从“表格属性”对话框中单击“行”选项卡；

4．清除“允许跨页断行”复选框(如图45)；

图45

5．单击“确定”按钮。

此后，Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况。

二、EXCEL操作技巧

(一)Excel2000工作表小技巧

工作表是Excel用来处理和存储数据的最主要的文档，俗称电子表格，它包括由行和列组成的单元格，是工作簿的一部分。

1．为工作表命名。

为了便于记忆和查找，可以将Excel的sheet1．sheet2．sheet3工作命名为容易记忆的名字，方法为：选择要改名的工作表，选择“格式”菜单中的“工作表”，单击“重命名”，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名，最多可使用31个字符作为表名，输入后单击其他地方即可(如图46)。

图46

2．增加工作表数目。

在一个新建的工作簿中已经存在一定数目的新的工作表，你可以自己更改这个默认的数目。在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡。在“新工作簿内的工作表数”编辑列表框中，键入所需的工作表数目即可(如图47)。

图47

若已打开工作簿，可用插入法取得，选择“插入”菜单中“工作表”命令，即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。

3．选定多个工作表。

在Exce12000中选定多个工作表可以创建或修改一组有类似作用和结构的工作表，这样就可以在多个工作表里同时插入、删除或编辑需要的内容。选定的方法：若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标签；若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签；若要选定工作簿中全部的工作表，可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”，将鼠标定位在一个表标签上单击右键即可出现其快捷菜单。

4．移动和复制工作表。

不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其他工作簿里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置即可。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置即可。当然，用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后，以前不相邻的表可变这相邻的表。

5．工作表的删除。

删除不用的工作表方法为：先选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令，然后单击“确定”按钮，则这个表将从工作簿永久删除。“删除工作表”命令是不能还原的，删除的工作表将不能被恢复(如图48)。

图48

6．工作表的隐藏或显示。

选定需要隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“隐藏”命令即可(如图49)：

图49

要显示隐藏的工作表，可在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称即可。

7．隐藏或显示行或列。

选定需要隐藏的工作表的“行”或“列”，在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“隐藏”命令即可。如果要显示被隐藏的行，选定其上方和下方的行，若要显示被隐藏的列，选定其左侧和右侧的列。在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令即可。

若隐藏了工作表的首行或首列，单击“编辑”菜单上的“定位”命令，在“引用位置”编辑框中键入A1，然后单击“确定”按钮。接着指向“格式”菜单上的“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。

8．调整工作表的列宽或高度。

当你发现列不够宽或行不够高时，可用以下方法来调整：调整一列列宽，将鼠标指针放在列标区分隔线处，按住鼠标左键左右拖动到合适宽度，松开鼠标即可；调整多列列宽，只需先选定列标，然后改变其中的一列宽度即可。调整行高，选定一行或多行，将鼠标定位于符号区要修改行号的下分隔线处，然后按住鼠标，上下拖到新位置松开鼠标即可。

9．调整工作表的显示方式。

在“显示比例”下拉列表框中单击选定所需的显示比例，或键入从10到400之间的数字便可改变显示大小，如果要将选定区域扩大至充满整个窗口进行显示，可单击“选定区域”。

10．为工作表设置背景图案。

单击要添加背景图案的工作表，将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”，然后单击“背景”。选择背景图案要使用的图形文件，单击“打开”按钮即可(如图50)。

图50

若要删除背景图案，将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”，然后单击“背景”，单击“无”。

11．为工作表设置保护措施。

为了防止别人修改数据，可用以下方法保护工作表：(1)选择“工具”菜单中的“保护”命令，再选择“保护工作表”；(2)若选择保护活动工作表，选定要保护的“内容”、“对象”或者“方案”的选项；(3)在“口令”框里输入一个口令，口令可以包括数字、空格和大、小字母，注意口令字母的大小写将区别对待；(4)按计算机的要求重输入这个口令，以确保口令正确；(5)单击“确定”按钮(如图51)。

图51

(二)Excel办公实用小技巧

1．在Excel中巧写月份。

月度报表的标题中常含有月份数值。在工作中利用函数自动填写月份十分方便。

假如使用Excel制作的一个报表(模板)标题是“×厂×月份在职职工工资表”。这个表当月修改，当月打印。可以采用以下两个步骤输入标题：

(1)将标题所占据的各单元格合并；

(2)在合并的单元格中输入：=“北京市炼钢厂”&MONTH(NOW( ))&“月份在职职工工资表”。

这样，每月编写(修改)打印工资表时，函数MONTH( )和函数NOW( )便自动将机内的月份数返回并写入标题中。

另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表不同的是，此表编报、汇总并打印的是上一个月的收入／支出情况，所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。可采用下述方法解决这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW( ))=1，12，MONTH(NOW( ))－1)&“月份收入支出情况”。这样，当1月份编报此表时，标题中自动显示“12月份收入／支出情况表”；而在2～12月编报报表时，标题中自动显示上月的月份数值，例如2月份编报的报表标题是“1月份收入／支出情况表”。

2．用Excel的图表制作生成图表的方法。

图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分别介绍其制作方法。

(1)柱形图。

A．点击“开始→程序→Microsoft Excel”，进入Excel工作界面，先制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。

B．单击“插入”工具栏中的“图表”，显示图表向导第一步骤——图表类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击“下一步”。

C．进入图表向导第二步骤——图表数据源，根据需要选择系列产生在行或列，单击“下一步”。

D．进入图表向导第三步骤——图表选项，此时有一组选项标签，用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等，可根据个人生成图表的需要选择)。

E．通常直接单击“下一步”进入图表向导第四步骤——图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开，选择新工作表项，在图表位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。

F．如果以上各步骤的操作发生错误，可按“上一步”按钮返回重新选择，完成图表向导第四步骤操作后，如没有错误，单击“完成”按钮，就生成了比较数据的柱形图。

(2)折线图。

在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表，从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线图，单击“确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。

(3)饼图。

同折线图的生成步骤基本一样，只要从“图表类型”对话框中选择“饼图”，单击“确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。

说明：在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目，可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。

3．在Excel中对特殊文字进行处理的方法。

你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此，如何将文字内容安排妥当，是一件重要的工作。除了常规的文字字体、字号、字型、颜色、下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下几项：

(1)自动换行。当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤：

A．选中欲设定自动换行的单元格或范围；

B．选中格式菜单单元格命令；

C．在[单元格格式]对话框中选中[对齐]标签；

D．确认[自动换行]复进框并确定。

(2)强行换行。同一单元格内，有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时，系统会同时选择自动换行功能)。

(3)文字旋转。工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在“单元格格式”对话框中选择“对齐”标签，再在“方向”框中选中所要的格式。

4．一次打印多个工作簿的技巧。

有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后：

(1)单击“文件”菜单中的“打开”命令。

(2)按住Ctrl键，再单击选定需要打印的每一个文件名。

(3)单击“命令和设置”按钮，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。

5．提高打印速度的方法。

改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。