消防文书的写作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《最新单位消防工作实务全书第一卷》第495页（8275字）

消防文书写作指的是消防文书的起草和修改工作，它作为记录、传递、贮存消防工作信息的手段和工具，只有写得准确规范、言简意明、文字流畅，才能有效地发挥文书作用。因此，消防文书作者应加深对消防文书写作重要性的认识，认真学习消防文书写作知识，掌握消防文书写作的基本要求、步骤和方法，培养消防文书写作的能力，为做好本职工作打下良好基础。

(一)消防文书写作的重要性

学习消防文书写作是时代发展和社会的需要，对做好消防工作，保卫社会主义现代化建设有着极其重要的作用。

1．消防文书写作是文书处理工作中的重要环节，也是一项政策性、思想性、业务性很强的工作

因为公安消防机关及组织在消防工作活动中，经常需要利用文件进行消防业务联系和事务处理。无论是传达贯彻消防工作路线、方针和政策，落实上级领导机关有关消防工作意图，还是传递、沟通消防工作情况，依法实施消防监督管理，都要首先进行消防文书的撰写工作，这是消防文书处理工作中很重要的一个环节。而且这项工作，比较文书处理的其他工作环节，诸如打印、核对、装订等工作来说，往往要花费更多的时间，经过周密慎重的思考和反复修改才能成文，尤其是起草某些重要的领导指导性和方针政策法规性的文书，更是一种艰苦细致的脑力劳动。此外，消防文书的效用如何，与写作质量有着密切的关系。消防文书的写作质量，不仅在于文字表达上是否条理清楚、观点明确，还在于文书的思想内容是否正确。文书内容直接反映制文机关对消防工作问题的处理意见，这些处理意见是通过对问题的分析研究和科学决策，然后再经过文字起草和反复修改后形成的，带有很强的政策性、业务性。消防文书写作构思的过程，也就是对于问题进行调查研究、作出处理的决策性意见的过程。所以说，消防文书写作不仅是一项非常严肃、细致的文字工作，而且是一项政策性、思想性、业务性很强的工作。

2．消防文书写作是文秘人员日常的重要工作，也是领导工作的重要组成部分

撰写消防文书不仅是消防文秘人员日常要做的经常性工作，同样审核文稿和对某些重要文件的起草，也是公安消防机关及组织领导工作的重要组成部分。日常工作中，消防机关及组织要宣传贯彻党和国家的方针政策，必须通过消防文书这一喉舌对外传达消防工作要求、意见和决策。因此，消防文书内容质量如何，直接反映制文机关的政策水平、业务水平、领导艺术和工作作风。一般来说，属于消防机关及组织日常业务和事务性的文书，多半由消防业务部门工作人员或秘书人员执笔起草，然后由部门负责人、机关的主管领导人负责审核、签发。而某些重要的领导指导性文书，如有关消防工作方针政策的制定，法规、条例的拟定，以及作出重要指示、讲话、工作报告、重大问题的处理意见等，有时必须由机关领导人、秘书部门或者业务部门的负责人亲自动手起草。所以，各级领导不要把文书的撰写工作只看成是一般的具体事务，一律推给秘书或下级工作人员去做，甚至连自己的讲话稿都依赖秘书起草，这种做法不利于消防文书写作质量的提高，对消防机关领导人和部门负责人来说，是一种不负责任，放弃领导职责的表现。党中央曾在一份文件中强调指出：“领导干部必须亲自动手准备自己的重要讲话、报告，亲自指导、主持自己领导范围内的重要文件的起草工作，否则对他自己所领导的主要工作就不能担负政治责任，这是一个重大原则问题。”这就要求各级领导必须以认真负责的态度，重视消防文书的撰写工作，并把此项工作纳入领导工作的重要组成部分，切实保证消防文书质量，提高消防机关工作效率。

3．消防文书写作是培养造就消防管理人才的途径，也是新形势下消防工作的实际需要

作为一名具有现代管理水平的消防工作者必须掌握各种消防文书的写作，这是衡量每一个从事消防工作的人员是否具有职业潜在力的关键。消防文书写作质量的高低，能够充分显示出一个部门、一层领导、一名专业工作者的管理水平和工作作风。在当前社会主义经济建设蓬勃发展，全民族的精神文明程度不断提高，消防事业对消防工作者素质的要求也越来越高的新形势下，努力提高消防文书写作能力是培养造就消防管理人才的战略要求。同时，消防机关及组织进行社会消防监督管理，同火灾作斗争都离不开消防文书。消防文书是公安消防机关及组织的文字武器。当前新形势的发展对消防工作及职业素质提出了更为严格的要求，如果消防工作人员不具备较高层次的业务素质，缺乏自己动手写作的能力，就不能在保卫社会主义现代化建设中做好本职工作，更不能适应21世纪消防工作发展需要。从目前消防工作者实际写作水平看，距国际化大都市发展对消防工作的要求还存在着一定的差距。由此可见，消防工作者认真学好消防文书写作，全面掌握消防文书写作的理论和技能，是提高自身业务素质水平，做好新形势下消防保卫工作的实际需要。

(二)消防文书写作的基本要求

消防文书写作是一种应用文写作，它同一般文章写作有其共同性，也应符合一般文章的写作要求，如主题鲜明、结构紧凑、层次清楚、文字通畅等。但是消防文书是联系消防业务工作和处理日常事务的一种办事工具，它的写作具有不同于一般文章的特殊要求，概括起来有以下几个方面。

1．要符合国家消防工作路线、方针、政策和法规

国家制定的消防工作路线、方针、政策和法规，体现了国家意志，代表了人民的根本利益，不但公安消防机关及组织要以此作为工作依据和规范，而且国家各级机关都必须遵照执行。公安消防机关及组织制发的各类文书，从根本上说，也都是为了更好地贯彻执行消防工作路线、方针、政策、法律、法令和上级机关有关规定，保卫国家改革开放和社会主义现代化建设的顺利进行。但是，从消防文书形成的过程来看，其内容往往会受国家消防工作方针、政策和法规多方面的约束。所以，作者在撰写消防文书时，必须注意与各方面规定的一致性，防止互相抵牾，使制发的消防文书具有较强的政策性、针对性，能够正确地发挥其效用。因此，消防文书作者必须认真学习和掌握国家有关政策、法令，真正领会其精神实质和政策界限，去掉盲目性，不断提高政策思想水平。只有具备了较高的理论和政策水平，才能结合本地区、本部门或本单位消防工作实际情况，进行分析解决问题，撰写出符合消防工作路线、方针、政策和法律规定的文书，推动消防工作的开展。

2．要体现制文机关意图

消防文书写作不是作者记述所见所闻、触景生情、有感而发的个人行为，而是应消防工作需要，奉领导之命而作，代公安消防机关及组织立言。这就要求作者在撰写消防文书和确立主旨时，必须按照制文机关的要求，完整准确地体现制文机关的意图，否则就失去了作为消防文书存在的价值，这是消防文书写作的关键所在。因此，撰写消防文书时需注意以下三个方面问题：

(1)要抓住要义，旗帜鲜明。这是准确体现制文机关意图的基本标志。消防文书代表公安消防机关及组织的意志，体现制文机关的意图，必须按照制文机关要求，有的放矢，重点突出。要准确把握制文机关对某项事物的基本态度，抓住要义，特别是在消防监督管理工作中，提倡什么，限制什么，反对什么，一定要旗帜鲜明。

(2)要抛开自我，树立不是“我”在写，而是“领导机关”在写的意识。这是消防文书写作区别于其他文学创作的显着特点。在消防文书撰写过程中，作者是代表公安消防机关及组织制文，不是“我”在写，而是“领导机关”在写，不能像文学创作那样，随心所欲，个性愈强愈好。因此，撰写消防文书不能渗入个人的意志、观点，即使作者在消防实际工作中掌握的情况或发现的问题是正确的看法和意见，也要请示或报告领导，提出拟文建议，由领导机关决定是否行文。一旦领导采纳了建议，便形成了制文机关的意图，其制文的时间、发文的范围也必须按照制文机关的规定要求办理。

(3)要准确地把握和反映领导机关的制文意图。这是对消防文书写作的起码要求。在一般情况下，领导交待拟文任务时，往往只是从原则上和大的方面提出要求，其表述不可能十分系统、周密、精确，作者在拟文时就要充分发挥主观能动性，深入发掘领导思想的精神实质，在不违背领导机关意图的前提下，把领导机关的指示精神和具体工作实际有机地结合起来，创造性地、完美地表述和体现领导机关的意图。因此，消防文书作者不仅要有较强的听知能力，以正确深刻地理解领导的授意，同时又要有较强的思维能力，从领导角度和消防工作大局思考问题，为领导科学决策提供服务。

3．要准确反映客观实际

消防文书写作必须坚持实事求是的原则，全面准确地反映客观实际情况，这是消防文书写作的基本要求。准确就是指起草消防文书时，必须以认真负责的态度，准确地传达贯彻国家消防工作路线、方针和政策，不能走样；向上级机关和业务主管部门汇报消防工作情况、提出存在的问题以及请求解决的工作事项，必须准确地反映客观实际情况，不能以偏概全，更不能报喜不报忧，要做到既不虚假也不夸张，即不扩大也不缩小，遵循规律，有理有据；在辖区内安排部署消防工作，答复和批示有关问题，依法实施消防监督管理工作时，更需要准确地按照客观实际情况决定消防工作方针和运用消防法规，以保证消防文书质量，避免工作失误或适用消防法规时出现差错。实际就是指消防文书的内容必须从消防工作实际出发，客观地反映情况，符合消防工作规律。做到这一点，消防文书才能实事求是地反映消防工作情况，在内容上充实有力，令人信服。否则，从字面上看再振振有词，头头是道，由于脱离实际，也是一纸空文，难以发挥效用。因此，作者在消防文书写作时，不能闭门造车，主观臆想或故意编造，必须深入实际调查研究，准确掌握消防工作中的新情况，研究新问题，提出新对策，使消防文书真正发挥其重要作用。

4．要条理清楚，文字简练

撰写消防文书要求条理清楚，文字简练，这是消防文书写作能否具有较高质量的重要因素之一。条理清楚就是指消防文书写作的内容要有主有次、有纲有目、层次分明、中心突出、安排有序、一目了然。即使是较长的消防文书，也应开门见山。一开头就要提出全文的主旨，并用极简要的文字点出中心观点，先给人一个总的概念，以吸引受文对象阅看全文。不仅全文的开头应采取这种方式，而且每个部分的开头也应采取这种方式，然后再逐部分加以陈述。消防文书有多层意思或多项要求时，要注意按照条理分清层次，以数目字标明段落和项目，使眉目清楚。文字简练主要指消防文书写作用语和文字，要精练确切，力求篇幅简短，文风端正。这不仅是消防文书写作中运用语言文字的基本特点，而且是现代文书发展的必然趋势。因此，撰写消防文书必须惜墨如金，做到语言干净利落、精炼晓畅，只要把发文意图表达清楚就可以，该短则短，力避重复拖沓、含混不清。特别是消防业务文书，有的具有法律文书性质，在语言文字上更要求庄严郑重，朴实无华，简明扼要，不宜使用文艺作品中经常使用的描写、抒情等表达方法，也不要乱用形容词和文言词语，而应以事实为根据，以法律为准绳，直截了当，不穿靴戴帽，不故弄玄虚，不空话连篇，不短话长说。拟完草稿后，还要反复修改，尽可能地压缩篇幅，尽量删除可有可无的字、句、段和不必要的空话、套话，以提高消防文书的办事效率。

5．要注重时效性

公安消防机关居于组织和领导地位，制发消防文书要有较强的时间观念，注重时效性。尤其是有些紧急文书，有明显的时间要求，容不得半点迟缓，超过时限就会误事或失去效用，给消防工作造成损失。其原因有四：一是消防文书是针对消防工作的实际问题制发的，它是下级机关和辖区各单位开展消防工作的依据及凭证，具有紧迫性；二是上级领导机关对完成交办的消防业务和事务工作有一定的时间限制；三是督促整改重大火险隐患和调查处理火灾事故等，在客观上要求及时传递信息，有的事项明文规定时效，刻不容缓；四是有些消防文书是在实际工作过程中制作的，需要当场成文，没有起草修改的过程，也没有整理重抄的时间，如防火监督检查记录单、询问证人记录、讯问笔录等。由此可见，上述情况下的消防文书写作具有很强的时效要求，从写作修改到成文下发贯彻执行，都必须及时迅速，讲究工作效率，禁止延缓、拖拉和积压。否则，就不能保证消防文书在规定的时限内发挥应有的效用。

(三)消防文书写作的步骤和方法

消防文书写作是将公安消防机关及组织决策和管理的思想、意图，通过文字表达形成文稿的过程。由于它是在消防业务和事务活动中形成，代表特定机关制发的，所以消防文书写作必然是许多方面相互配合、共同努力的群体劳动过程。它一般要经过承拟、撰拟、审核、修改、签发等程序，其具体写作步骤和方法如下：

1．领受任务

消防文书写作自始至终不是作者个人行为，作者只是消防文书起草活动的主要参与者之一。在一般情况下，起草消防文书都是奉命而作，由作者按照领导人的授受意图进行写作。因此，作者在领受写作任务时，一定要认真听取和了解领导的意见及思路，弄清消防文书写作的目的、意图、需要解决的问题及其根据，以及写作要求。对消防文书的这些内涵了解得越详细、越明确、越能把握要领，起草时就越能顺利、圆满地完成任务。如某些问题不清楚或把握不准，应及时请示领导询问明白，求得认识上的一致，以使草拟出来的文稿能够符合领导的要求。

2．选取材料

在消防文书的主题和目的明确以后，作者就可以围绕主题选取材料为己所用。要选取材料，先要占有一定数量的相关材料。因此，应重点收集能反映有关消防工作的路线、方针、政策以及法规的那些带有指令性、指导性的文件精神；上级消防机关下达的与本机关工作直接相关的指令性、指导性、参阅性的材料；反映本机关所辖范围内消防工作状况与水平的统计材料、综合资料；反映本机关所辖范围内外各因素的动态、变化发展的情况等。获取材料的主要途径，一是收集和查阅有关的文件材料；二是深入实际，搞调查研究，了解和掌握有关典型事例、当前工作动态等实际情况材料，从获取的材料中再精选最有说服力、最恰当的材料，作为支撑主题的材料。选取材料应注意以下4点：

(1)要选取与消防文书主题有关的材料。选取材料的根本目的在于表现主题，因此，能很好表现主题的材料就选用，无助于表现主题的材料就舍弃。

(2)要选取真实的材料。消防文书有它特定的行文对象和实用的目的，选取的材料一般都具有证据作用，所以，材料要真实可靠、准确无误，决不能使用未经核实的虚假材料。

(3)要选取新颖的材料。就是选取以前未曾使用过的材料，或虽曾使用过但又挖掘出新意的材料。

(4)要选取典型的材料。也就是要选取有代表性、能够揭示事物本质的材料。

3．构思拟纲

构思拟纲主要是作者根据选取的材料确立观点，安排结构，拟出写作提纲。也就是将构思的结果用文字记录下来，使其视觉化，这样可以看清上下观点是否适应，材料配备是否恰当，逻辑关系是否明确，层次条理是否清楚，通篇布局是否均衡，所以构思拟纲是消防文书写作中的重要步骤。这就要求作者在构思拟纲过程中，必须用科学的思维方法分析研究材料，避免片面性、表面性、附加主观因素等思维错误，坚持观点和材料的统一。如果发现精选的材料与制文意图不符时，应重新分析研究组织材料，明确新的观点，以保证消防文书写作能够按照提纲顺利进行，避免半路返工。

4．撰拟初稿

撰拟初稿就是作者在构思拟纲的基础上，下笔起草消防文书初稿，即按照拟好的消防文书提纲把考虑成熟的内容用语言文字表现到文面上的过程。构思拟纲是将写作的内容整理清楚且富有条理，撰拟初稿则是用恰当的字词和语句进行表达，形成固定格式的文体，这是消防文书写作的关键环节。初稿起草得好，就为其他制文环节的进行奠定了良好的基础，否则就会影响消防文书撰写的整个进程。因此，在消防文书撰拟过程中，作者一定要布局合理，文脉贯通；把握中心，突出重点；明确观点，梳理好条理；坚持观点与材料、内容与形式的统一；做到符合客观实际，符合国家消防法规和各项方针政策；力求文字准确，语法规范，表达通畅，标点恰当，名称、地点、时间、数字及引文确切无误；使消防文书具有充分的表现和说服力，切实达到制文的目的。

5．审核修改

审核修改是撰拟消防文书过程中的必要环节，是展现作者和审稿人写作才华的天平。所以说，一篇好的消防文书不是作者一执笔就写成的，而是精心修改出来的。

审核是领导或授权部门对消防文书初稿所进行的把关审查，这是保证文书质量的重要步骤。审核的内容主要包括：是否需要行文；选用的文种是否适当；是否符合现行政策、法律及上级指示精神；是否准确反映了制文机关的意图；提出的措施办法是否符合客观实际、明确具体、切实可行；涉及的有关部门是否经过协调，意见一致；文字表达是否准确得体、言简意明、条理清晰；格式是否规范；成文程序是否符合规定要求等。

修改就是对审核过的消防文书初稿进行再加工润饰、推敲完善的过程。修改有三种方式：一是审核后由消防文书作者自行修改；二是审稿人直接修改；三是审稿人同作者一起修改。修改的重点主要是根据审核意见对文稿中的问题加以改正、补充和调整，包括对文书的主题、结构、观点、材料、文字及格式方面的修改。特别要删去可有可无的语句和段落，改正没有说清楚的地方，补充新的材料，调整结构，使文书主题更加突出、观点更加鲜明、表述更加准确得当，使文书内容和形式达到统一。修改过程中，作者一定要有足够的耐心和精益求精的精神，反复斟酌，精心修饰，在修改中不断提高消防文书的质量和自身思想水平及写作能力。

6．报请签发

报请签发是指领导对下级机关或职能部门上报的消防文书经审阅后，签字批准制发的最后一道程序。经过领受任务、选取材料、构思拟纲、撰拟初稿、审核修改步骤，消防文书文稿基本形成，即可报请领导或上级机关审批签发。签发时，如重要的或涉及面广的消防文书，必须经会议讨论通过由主要领导负责签发；一般消防文书，经授权可由分管工作的副职领导签发。领导签发既要简洁明了地表达对消防文书制发的意见，也要签署签发人的姓名和日期，此时消防文书的草稿便成为定稿，并据此生效。至此，消防文书的撰拟过程结束。