信息与沟通

出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第882页（1299字）

从表面上看，物流是企业最基本的运动过程，体现了企业的基本业务活动。但是企业的物质运动时刻离不开信息，信息流引导、指挥着物流，规划和调节物流的目标、方向、数量和速度，使物按照一定的目的和规则有效的运动，物流各个子系统正是通过信息这个粘合剂和纽带联系起来，共同实现整个企业的预定目标的。沟通可以把组织抽象的目标和计划转化成能够激发员工行动的语言，使员工明白应该做什么和怎样做才有利于组织目标的实现，从而使整个组织目标能够得以有效实现。企业对人、财、物等资源的管理都是通过对与之有关的信息的收集、传递和处理来实现的。当前我国中普遍存在的问题是物流不通，指挥不灵，其重要原因就是信息流不畅通，反馈不及时，从而对物流失去有效的控制。可以说，信息的流通，尤其是信息的反馈对企业来说更为重要，没有信息的流通和反馈，就不可能有真正意义上的管理活动。

内部控制工作中的一个重要步骤就是要将计划执行情况及时反馈给管理者，以便管理者对以达到的目标水平与预期目标进行比较分析。这种信息反馈的速度、准确性如何，直接影响到内部控制指令的正确性和纠偏措施的准确性。因此，企业必须设计和维护畅通的信息沟通渠道。

信息沟通是企业内部控制的一项要素，也是企业内部控制过程的一个部分。科学合理的组织结构有助于管理者通过正式信息沟通渠道来进行控制。组织结构的关系也就是信息沟通渠道。在一个组织中，如果上下级之间沟通的效率较高、效果较好，就容易使下级领会管理的意图，减轻上级管理的工作量，节约工作时间，上级也能够及时了解经营活动的进展情况，从而有效地发挥内部控制的作用。企业必须按照某种形式及在某个时间之内，辨别、获取有效的信息，并加以沟通，使企业内部每一个员工能够顺利履行其职责。

一般而言，信息系统主要包括与记录、处理、归纳、报告单位经济业务、保持相关资产、负债及所有者权益等的记录及方法，主要包括：确认、记录所有有效的经济业务活动；序时详细地记录各项业务以便予以归类，编报财务报表；在财务报表中采用恰当的货币价值来计量业务；确定业务发生的时期，以保证其记录于合理的会计期间并在财务报表中予以恰当列示。沟通则包括员工对其职责的了解，如何使其工作与他人相联系，如何对上级管理人员报告例外情况，它通常可采取政策手册、财务会计报告以及各查簿形式沟通，亦可采取口头的方式。一个良好的信息沟通系统应能保证信息在企业内部自上而下、自下而上、横向以及与外界进行有效的传递，从而有助于提高内部控制的效率和效果。通过沟通渠道各级管理者可以知道在自己负责管理范围之内，工作进展情况，人员的行为及态度，以及与组织目标相脱离的大部分偏差，从而确保对自己责任范围的控制；每位员工也能清楚自己在内部控制制度中所扮演的角色、所负担的责任及其地位和作用，并能将实施中存在的问题及时反馈给管理者，以便管理者及时掌握和了解内部控制中的潜在薄弱环节，并能及时采取相应的预防措施。