电子文件的整理

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第615页（908字）

电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理。

(1)电子文件整理的方法：一是对分类、排序的组织。就是将磁性等载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。二是组织建立数据库。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类并制定分类编号。分类编号就是对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。三是拷贝或刻录。从磁盘等载体、计算机或网络的存贮器上将电子文件拷贝、刻录或进行压缩后刻录到归档载体上。

(2)电子文件归档载体的选择。尽管从理论上讲，数字信息不会随着时间长久而衰减，但归档载体的选择仍是一个重要问题，选择不当会造成信息很快丢失，甚至造成维护、转换的极大困难。目前，电子文件记录载体有磁带，软、硬磁盘和光盘等。磁带价格便宜，但存取速度慢，工作效率低；硬磁盘数据存取速度快，但价格昂贵，一般不能脱机存储；软磁盘是吸取磁带、硬磁盘的优点而迅速发展起来的一种记录介质；光盘是新发明的最重要的数字存储载体，其基本原理是用激光在存储介质上进行物理标记记录数据，用激光在存储介质上扫描来读出记录的数据。电子文件的记录和归档要根据实际情况选用载体，一般在归档前的一段时期可存在软盘上，或存在大容量的可擦写光盘上，这样做比较经济。电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格适中、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体，例如只读式和一次写入式光盘。软盘不能作为长期保存的电子档案的载体。对于永久保存的特别珍贵的电子档案，则应转到纸或缩微胶片上，因为电子档案载体不稳定性及相应的软硬件设备生命周期短是众所周知的。