公文的收文工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第242页（9675字）

工会办公室的日常收文工作，主要包括以下几个方面的内容。

一、收文

工会办公室收文是指收进外部送达本机关的公务文件和材料。工会办公室平日的收文，大致有这么几种：文件、电报、信函、内部刊物、资料、其他文字材料。这些文字材料都必须属于公文性质的。其中信函有两种：一种是一般干部、群众写的，作为人民来信，由信访部门处理；另一种是有关负责同志为了某种事情(例如提出合理化建议等)给工会办公室来的信，其内容是报告，或是请示，或是其他事宜。一般内部刊物、资料，凡是供领导工作参考的，均属于收文范围。至于公开的刊物、资料，如果是供领导工作或研究工作参考的，也可划入收文范围；如是定期供应、交换的公开的图书、报刊、杂志，则不属于收文范围。

收文的渠道大体来自三方面：机要局(科)、邮电局和专人投递。

收文相对于“发文”而言，通常也作为文件划分的种类之一。例如，中华全国总工会办公厅收到各省、自治区、直辖市和地方工会部门送来的报告、请示，统称为“全总收文”，一年编一个流水号，便于保存和查找。此外，“收文”在一定的语言环境中，也有“收到文件”的含义。

二、签收

签收，是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，以示收到。目的是明确交接双方的责任，保证文件运行的安全可靠。签收是收文处理的第一道环节，包括“收到”、“签名”两层意思。一般由工会办公室负责文件处理工作的人员承担。

签收有两种情况：一种是不接触文件内容，只点收多少信封或文件包，即通常所说的“外收发”；另一种是逐份清点接收文件，通常由“内收发”或文件处理专门人员来做。

签收主要有三种方式：

(一)签字。单位内各部门之间交换文件，工会办公室秘书人员应在对方的送文簿上签字。

(二)盖章。接收邮局和机要通信部门送达的文件，工会办公室秘书人员除在文件投递单上签字外，还要加盖公章。

(三)收条。工会办公室秘书人员在接收文件时，亦可要发文单位出具收条。

工会办公室签收工作是细致严肃的工作，工会办公室工作人员一定要严格履行手续，决不可粗心大意。在签收文件时要特别注意以下几点：

1．根据送件簿或送件清单的记载逐渐检查来件是否发给本机关、本单位的；封发编号是否与记载相符。如有错投，要及时退回。

2．外查口检查信件有无破损、散包、被拆现象。如发现这类现象，要及时查明原因。

3．清点收件总数与清单上是否一致。如有不符，在未查明原因之前，可暂不签收，待送文单位查明原因后再予签收，以防出错。

4．清点时如遇几种不同的文件装在一起，首先要按文号区别开来，注意有无夹带别的文件，有无文件缺少的情况。

5．阅后按页清退的绝密文件，接收时要逐页清点，注意有无缺页。

6．经清点、检查无误后方可在送见簿或清单上签上收见人姓名和收到日期。签名要用钢笔或毛笔，不能图省事，要签姓名全称，字迹清晰、易于辨认。时间一般注明收到月、日，特急件应注明几时几分，以备查考。

工会办公室收发室与文书人员交换信件使用簿册的登记项目要尽量简化通用，只包括月日、来件单位、来件编号、送交单位、签收人即可。

三、拆封

拆封也叫启封，指拆开装有文件的信封或文件包，取出文件的过程。拆封是工会办公室文秘工作人员特有的职责，除被授权者外，其他人员不得擅自拆封。

拆封应注意以下几点：

1．拆封之前要对所以来件——经过签收和未经签收的(即平信)进行分拣，即按信件不同来源进行分类。大单位一般有专人分类管理收文，小单位虽有一人管理，但分类后再处理也比较方便。在分拣的同时，要对来文进行确认，注意拆封的范围。凡私人信件、信封上表明“亲启”、“亲收”字样的，应送标明的收信人拆封。绝密件一般由工会办公室负责人拆封，有的授权工会办公室一般文秘人员拆封，应视各个机关的不同情况，根据授权办理。

2．拆封时要认真细致，注意保护封内文件的完好，拆封最好使用剪刀，不要用手硬撕。封筒内文件少时，可先将封筒立起，将文件顺到一端，然后从右上方剪开；封筒内文件多而不便在封口处下剪的，可顺着封筒的侧面慢慢剪开。

3．注意把封内文件取完。对有文件清单或回执单的，要认真核对；对没有文件清单或回执单的更应认真检查，防止文件或附件、单页遗留在封筒内。如遇封筒内未装文件的情况，要及时与发文单位联系，查明原因。

4．取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混放在一起。在文件没有登记前，不要让无关人员乱动或取走。

5．检查文件上的主送(包括抄送)单位，来文单位与封皮所写是否相符。如不相符或无法判明的，应把封皮附在文件后面备查。

6．来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误分几处。

7．封内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。

8．注意封皮的保存利用。拆封后，一般不必保留封皮，但要尽可能把来件封皮集中保存一段时间再行销毁，以备万一发生差错时重新检查利用。对于印有来件单位详细地址，电话号码、邮政编码等的封皮，可以剪贴一次，分类成册，以备今后联系时使用。属于职工群众来信的，应将信封别在来信的后面一并处理。属于第一次发生工作联系的，应将信封上的对方地址、电话号码记下来，以便联系。

四、收文登记及收文登记的范围

(一)收文登记

登记，就是将所应收需要登记的文件，在本机关记载入册的工作。通过登记，给来文编号，记录文题(内容摘要)、来源、去向，保证文件的收受和处理。登记工作页就是给来文“落户口”的工作。需要登记的每一文件的处理过程，都应在登记簿上留下一条清晰的记录。因此，登记工作是文件处理工作的基础。没有科学的登记工作，就没有科学的文件处理工作。工会办公室应下力气做好文件登记工作。

(二)收文登记的范围

登记范围，是指哪些文件应该进行登记，哪些文件可不登记。由于各工会机关情况不同，这里没有统一的界限，主要根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量多少情况自行划定，由主管领导批准后执行。在较大机关，登记范围可适当缩小；在较小机关，登记范围可适当放宽。下列文件、材料是必须登记的：

1．上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件等；

2．下级机关文件。包括请示性、报告性文件等；

3．重要的带有密级的刊物、资料；

4．其他机关商洽问题和需要答复的文件；

5．上级机关召开会议印发的会议文件材料。

根据文件管理要求，有些文件材料可不登记，直接分发处理。如一般性的简报、公开或不带密级的刊物、资料以及纯属事务性的便条、请柬和一般性和通知等。

五、文件传阅

传阅，是指两个以上人员或部门轮流传看一份文件。它是解决文件数量少而应阅人员多的矛盾的方法，有时为了使领导之间或部门之间相互了解各自对某文件的看法、意见态度，也可采用传阅办法，因此传阅页是机关领导处理事务检查采用的一种方式。这项工作在工会办公室文件处理工作中占有很重要的地位，文件传阅工作一般由工会办公室负责文件处理工作的秘书人员承担，在较大机关由于传阅文件较多，往往确定专人负责。

(一)文件传阅是工会办公室文件处理工作的一种手段

工会办公室在文件处理过程中，常常会遇到只有一份或几份文件，而应当看文件的人数却很多。对于这种情况一般可采取两种方法解决。一是复印，同时发给应看的人员和部门。这种方法往往受到一些限制。因为有些重要文件，密级高，不准复印。二是传阅，由工会办公室秘书人员按照文件的内容和领导的批示，将文件依次送给有关领导和部门阅知阅办。这个办法简便易行，便于管理，利于保密，适用于各级机关。

(二)文件传阅是工会领导处理事务的一种方式

在工会领导机关，有些问题需要集体决定，但又不能总开会。这样，有些需要集体决定的问题，常常是通过文件传阅的办法来沟通领导意见，作出决定的。这种办法较为灵活，不受时间、地点的限制。但是，文件传阅也有一定的局限。如需要领导之间反复商量才能解决的问题，或急需处理的问题，靠传阅文件来解决不适用，需采取其他办法解决。

机关需要传阅的文件是很多的，一般地说，凡需送几位领导和部门阅批但份数少又不允许复印和翻印的文件，均属于传阅件之列，主要包括以下几种：

1．上级机关的指导性文件或重要会议文件。

2．需要几位领导共同批办的文件，包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制发的需要会签的文件等。

3．机关领导在文件上有重要批示，需其他领导和部门阅知阅办的文件。

4．重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。

(三)传阅方法

工会办公室的秘书部门每天都有大量的文件需要在各位领导和部门之间传阅。特别是在较大机关，有刚刚接收需要传阅的文件，有流程未完需要继续传阅的文件，有急需办理的传阅件，也有供领导参阅的传阅件，常常使秘书人员目不暇接。因此，组织好文件传阅就需要有行之有效的办法。目前，各级机关文件传阅，主要使用以下几种办法：

1．分送传阅。

这种传阅办法是由工会办公室负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员，将需要传阅的文件直接送给应阅人员。其办理流程是：先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。应阅人相互之间不横传文件，均由工会办公室秘书人员采用一送一退的办法直接传阅。

这种传阅办法，能够控制住文件，避免积压和散失。但在应阅人员较多的情况下，常常传阅一份文件需要很长时间(有时因领导公出或开会，使传阅件不能及时周转)。工会办公室秘书人员采用这种办法时，重要的一点是要分清主次。要根据文件的不同内容、缓急程度，体现先办事后阅知，先主办后协办的原则。对阅办件要首先送给机关的主要领导、主管领导和承办部门，以便使文件得到及时处理。同时要让需要阅知的领导和部门也能看到文件。对阅知性文件一般要按领导的排列顺序从前往后传阅。但由于领导经常外出，有的离开机关时间又很长，工会办公室秘书人员在组织分送传阅时，还要随时注意调整阅文次序，谁有时间就选送谁。对需要几位领导会签的文件，传阅时一般则应按领导排列顺序从后往前传，以便主要领导综合其他领导意见，最后作出决策。在较大机关由于传阅件较多，工会办公室秘书人员应将传阅的文件分类，对上级机关的指令性文件、需要批办和签发的文件以及其他急需处理的文件，要及时送阅。对阅知性、参考性文件则可以根据领导的阅文习惯或工作情况，推迟或延长一点传阅时间。有些特别紧急或机密性特别强的传阅件，工会办公室秘书人员在传阅时要亲送领导，待领导阅后马上送其他领导，直到传完为止，以加快传阅速度，缩小知密范围。

采用分送传阅的方法，一般是不允许领导人员之间横传的，以防止混乱和丢失。但为了加快传阅速度，在较大机关，工会领导的专职秘书也可以按照负责文件传阅的秘书人员的意见直接转送其他领导秘书代为传阅。在一般机关，往往几位领导在同一办公室办公，有时这位领导阅完直接交给另一位领导阅读，这种现象虽然不能完全禁止，但也是不可取的。

2．集中传阅。

这种传阅办法就是利用机关领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。这项工作常常由负责组织会议的秘书人员来承担。为了不影响领导学习和开会，传阅尽量利用会前或会后进行。文字较长的文件，不宜采用这种办法，以免影响领导开会。利用会议传阅文件，可使那些急而短的文件，得到很快处理。

3．设立阅文室。

在有条件的机关，应建立机要阅文室，由工会办公室秘书(文书)工作人员管理，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名，便于管理人员掌握谁看了，谁还没有看，防止漏阅。

通过阅文室组织文件传阅的办法便于文件的管理，可以减少往返传递时间和手续，使领导及有关人员能够灵活安排阅文时间，并能在同一时间里阅读较多的文件，提高阅文效率，并有利于安全保密。这种做法值得提倡。

利用阅文室传阅的文件多为一些刊物、资料和时限性不强的文件。为保证领导及时看到文件，工会办公室秘书人员应及时通告新近来文情况、需传阅要看件内容等。

4．横传。

又称“接力式传阅”。即文件从秘书部门送出后，第一应阅人(甲)阅后传至第二应阅人(乙)，第二应阅人阅后再传至第三应阅人(丙)，传阅文件像接力棒一样逐次传递，直至由最后一位阅文人将文件退回秘书部门。这种传阅方式走的是直线，减少了中间环节，因此可以加快传阅速度。其缺点是容易失控，只有在特殊情况下，比如时间紧迫、两个阅文办公地点又比较近，与其由中心点周转不如由两个阅文人之间交接来得快时，方可进行横传。横传交接时，阅文双方必须在秘书部门“挂号”和“销号”，让工会办公室秘书及时掌握文件的去向。

5．回传。

后边阅批人的批示意见需要向前边已经做过批示的领导通报，这个倒流传阅的过程称作回传。回传是工会办公室文件传阅工作中的一种重要的不可缺少的形式。常有这种情况，甲对一个文件作了批示，要求传给乙和丙阅知。乙同意甲的意见，而丙却批了一些相反的意见。这时秘书部门就应该考虑将丙的批示回传给甲和乙，目的是使它们的意见能够沟通。对于一些批交部门办理的传阅件，如果领导的意见不一致，承办部门就会无所适从。处理这类传阅件时，拿不准的应征求有关领导的意见后再回传。还有一种情况是，尽管几位阅批人的意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见作了重要补充，这时也应考虑将回批意见回传给前面作过批示的人。

6．专传。

由专人将传阅文件传送给有关领导审批的过程称为专传。这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下采用：一是特急件，二是绝密件。工会办公室执行专传任务的人应是头脑清楚、办事谨慎的秘书工作人员，其职责是严格按照限定的知密范围，亲自将特急件或绝密件按指定时间迅速送达有关领导阅处，坐等领导阅完后马上送其他领导，直到传完为止。采用专传方式可以减少中间环节，节省时间，大大加快传阅速度，避免费时误事。同时，又可以缩小知密范围，确保文件的绝对安全。

以上各种文件传阅方法在实际运作过程中，并非孤立存在的，而是相互联系、有时甚至是交叉使用的。各级工会办公室都可以根据领导的要求和各自的工作特点合理地组织传阅。但无论采用哪种传阅办法，都必须体现迅速、有序、安全的原则。要根据本机关的工作特点和领导的活动规律，采取切实可行的办法，利用一切可以利用的时间和机会，尽快组织传阅。要让文件主动地去“找人”，不要让文件压在秘书部门被动地“等人”。工会办公室要通过科学地组织传阅，不仅让领导及时看到应该看的文件，而且提高文件的处理效率。

六、承办

承办，是指有关部门或有关人员对应承办的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作，是文件处理中的关键环节，是具体解决问题的阶段。承办工作质量高低，直接反映工会办公室的工作质量和工作效率。因此，承办工作是很重要的，工会办公室秘书部门要重视这项工作，承办部门要做好这项工作。

工会办公室秘书人员收到需要办理的文件后，要及时提出拟办的意见，送工会办公室主任批办，然后按批办意见转送承办部门或承办人，这份文件就进入了承办阶段。

工会办公室负责承办的部门和人员收到承办文件后，首先要认真研究文件内容和批办意见，弄清是否属于自己承办的范围，对于不属于自己承办范围的文件，要及时退回秘书部门，并说明情况。不要因为不属自己的承办范围，就放置一边不管，影响该文件运行。凡属自己承办范围之内的，都要按照领导批示及时提出具体处理意见(有前案材料的应将前案材料附在后面)，报本部门领导审批后立即处理，并将处理结果及时报告领导。

工会办公室作好承办工作，应注意以下几个问题：

1．工会办公室承办人员接到交办文件后，首先要阅读、研究文件的内容，然后分清轻重缓急安排处理。一要弄清是否属于自己主管业务范围的问题。如果不属于自己的承办范围，应及时退回交办机关，并说明应由何部门何人主管等情况。二要弄清文件处理的时间要求。如果在来文要求时间内确实无法完成，接到交办文件后应立即向交办机关或来文机关说明理由。有时工会办公室秘书人员因为负责承办的文件太多，接到交办文件后连看一眼都没有就存放起来等待处理。及至后来拿起文件要处理时，才发现不是自己管的事情，或者超过了有关完成的时限，这就无法补救了。因此，应该强调，无论工作有多忙，无论需办文件有多少，工会办公室承办人员接到交办件后一定要首先弄清上述两个问题，然后再安排处理。

2．工会办公室在仔细研究来文内容、要求和领导批办意见的基础上，认真办理。凡属工会办公室承办范围的文件，如有领导批示意见，可以根据领导批示意见办理。未经领导批办的不重要的公文，可以遵循有关的方针、政策的精神、有关规定或惯例等，酌情办理。凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或按领导意见再次会商，取得处理结果。承办人员提出处理意见，要做到及时、认真、审慎、负责，并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关。承办的结果一般填写在《文件承办单》上，或另写一份材料附在承办文件上(注明承办部门和承办人)。需要说明的是，处理意见或处理结果，是代表一定的机关和部门的，决不能以个人名义答复问题。

3．承办要讲求效率，分清主次先后，有条不紊，并落实人。工会办公室收到承办文件，要及时处理，急件要当即办理。对有时限要求的文件，要在规定的时间内办完。对需要几个部门联合办理的文件，工会办公室要主动牵头，协办部门要积极配合，抓紧办理，不能互相推委，久拖不决。工会办公室对确难按期办完的文件，要及时向有关领导反映，以便采取相应措施。对所有的承办文件，都要有个答复，即使不能办理的也要向交办部门说明情况。承办文件较多时，应根据情况将文件分类放置，以确定主次先后。一般可分为“正在办理”、“等待办理”、“需要请示”、“等待答复”等几部分，以免混乱积压。工会办公室承办人员要对所承办的文件经常检查，不断调整办理顺序，作到心中有数，为提高办理的速度和质量，一般应落实责任到人，这样也便于催查和考核。

4．有些文件不能一次办结，还需要一个再次办理或多次办理的过程。比如，有时下级工会部门请示的问题，本级工会部门解决不了，还需要转报上级工会部门批准或答复；上级工会部门来文要求报送的材料，还需向下级工会部门要情况，然后汇总上报。这类问题虽然研究拟文上报或下发，经历一次承办过程，但都是工会办公室未完成的任务，还需要把这些问题放在“待办”案卷中，等候处理。这样的文件不能经过一次承办就归卷或中断承办工作，以免积压误事。

5．工会办公室承办人员对研究办理结案的文件要向交办机关(一般秘书部门或办公部门)报送结案报告，并作好注办工作。所谓“注办”，就是承办人员把文件的处理结果在文件的适当位置(比如在文尾或公文处理单上)作简要注明。如果是行文答复的，则应注明行文的文号，如果是用其他方式答复的，则应注明答复的时间、地点、交办的人员及主要内容四个方面的情况，并签署承办人姓名及日期。注办是为以后的收集归卷工作做准备，以便于日后检索和利用。