公文的收发、通信工作
出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第250页（9745字）
一、收发、通信工作特点及要求
(一)特点
工会办公室收发工作是指在工会办公室收发室内接收、分拣收进送出的文件(包括机要文件)、信函、报刊等(统称为信件)，一般称为收发。工会办公室通信工作指上门送取信件。工会办公室收发工作与通信工作是密切联系在一起的。它有两个突出的特点：
1．它是机关、单位文书、信件往来的总进出口，从外面进来的所有信件都要经过收发室转送到本机关、单位的各部门，本机关、单位的所有信件，都要经过这里向外发出。
2．外收发与内收发有所不同。外收发只担负着收信、发信的任务，信件只是在这里经办手续，工作人员根据信件的外部标志接收、发送信件，而一般不能拆阅、处理信件。而内收发则负责拆阅信件，并根据信件的内容去处理。
收发、通信工作是工会办公室工作的一个重要内容，收发通信工作做得不好，直接影响着文件、信函处理的工作效率，甚至还会影响到整个工会办公室正常的工作秩序。
(二)工会办公室收发、通信人员工作规范
工会办公室收发、通信工作在整个工会机关工作中起着传送带的作用，是文书、信件往来的吞吐口和咽喉，又是工会组织的门面。因而，工会办公室收发、通信人员应该具备秘书工作人员的素质，对自己承担的工作有正确的认识，热爱本职工作，忠于职守，工作要认真、细致，待人处事要有礼貌，能全心全意为机关、单位工作服务，为领导及职工群众服务，为外来人员服务。工会办公室收发、通信人员在工作中必须严格遵守以下工作规范：
1．收发、通信员必须及时、准确地完成信件的收发、投递任务，不能延误、遗忘、压误信件；
2．收发、通信员在接收、投递信件时，必须严格地执行责任制度，仔细谨慎地检查、清点信件，授受的手续要清楚明白，防止出现漏洞；
3．收发、通信员在任何情况下都必须保证机要信件的机密安全，不许私自拆阅和透视经手转递的任何公私信件，更不能泄露信件的内容和遗失机密信件；
4．通信员在执行任务时，不准喝酒，不准办理私事，不能携带信件去公共场所，并要做到信件不离身；
5．通信员在执行任务时，对人要礼貌，不能与人争吵，还应遵守交通规则；
6．收发员对待外来人员要热情、谦虚、诚恳，要助人为乐，不能无理拒收信件；
7．收发人员不能擅离职守，要坚守岗位。
二、收发室的设立及职责
(一)收发室的设立
一般说来，较大的工会机关都设有独立的收发室，一些较小的基层工会机关，则在工会办公室内设专职或兼职的文秘人员进行收发工作。
工会办公室的收发室，一般设在部门或单位的大门口或靠近大门口。但是，如果一个部门、单位院内或一座楼内有两个或两个以上的部门或单位，可以视不同情况而设立收发室。如果只有两个单位或部门，那么，既可设置一个联合收发室，也可以在大门口各自设置收发室。若有两个以上的部门或单位，则最好设置一个联合收发室，统管这几个机关或单位的收发工作，以便于外单位向几个机关、单位投递信件。
工会办公室收发室内要配有收发员和通信员。收发员一般只是在收发室内负责接收、分拣、登记收进送出的信件，通信员则要到外单位投递或取回信件。收发室所配备的收发员和通信员的数量，应根据部门或单位的大小及收进送出信件的多少、投送信件路程的远近等各种情况确定。比如，在工会高级领导机关中发送机密、绝密信件，要求双人投递，为此，通讯员的人数就要相应地增加。
工会办公室收发室配备的设备比较固定。一般必备的设施有：办公桌椅、带分拣格的卷柜、一般卷柜、信报箱、登记簿册、电话和电话号码簿、工会各有关部门的电话号码表、时钟等。此外，还可以根据投送信件数量的多少、投送距离的远近，配备适当的交通工具，其中一般卷柜用来临时存放收进发出的信件。带分拣格的卷柜用来按不同方向分拣信件，也可以在卷柜的上部分设置分拣格以分拣信件，下半部分用来临时存放收进发出的信件。信报箱的形式有两种：一种是在收发室设置一个大型信报箱，分成若干小格，并按各个部门的顺序统一编号；另一种是各部门在适当位置各设一个小型信报箱。信报箱的钥匙一般由各部门指定的专人掌管。对于那些不需要登记签收的一般信件和报刊，收发员可将其直接投入信报箱里，由各部门自取。登记簿册是用来登记收进发出的信件，这种登记簿的格式包括：日期、来件单位、封皮编号、数量、发往单位、签收等项目。
其中，收入件、发出件登记簿的格式可以通用，不必要搞一个收入件登记簿的格式，又搞一个发出件登记簿的格式。但是，收入件和发出件必须分开进行登记，不能混登。
兼有传达任务的收发室，还应配备有电话、电话号码簿、时钟、有关部门的电话号码表及会客登记簿等，有条件的可以备有传呼设备。兼有门卫职能的收发室，还应备有报警器。匪警、火警电话，当地派出所及保卫部门、负责保卫工作的干部的电话号码，应写在收发室明显的位置，以备急用。
工会办公室对收发室的设施要加强管理，信报箱的钥匙要由专人保管，登记簿册要妥善保管。对电话等通讯设备和电气设备要经常进行检查维修，以保证安全可靠。
(二)收发室的职责
工会办公室收发室的职责范围，因各级工会的不同情况和要求而确定。一般说来，收发室的主要职责有：
1．负责接收、分拣、登记并分发送达本机关或单位的文件资料、公私信函、汇款单、普通电报以及其他邮件；
2．负责为本机关的各部门或个人订阅并分发报刊杂志；
3．负责接受并邮寄、投送本机关发出的公文、公函、电报或其他公文信件。
有些规模较小的基层工会机关，设立职能较多的综合性收发室。除了有上述三个职能外，还担负起门卫、传达、作息报时等职能，负责来客登记、找人、报时打铃、传呼电话等工作。
三、收信工作程序
指接收从外部寄来的或送来给本机关、单位的一切公私信件，包括文件、信函、汇款单、普通电报、报刊以及其他邮件。这些信件大体有三个来源：一是邮电局送来的公私信函、普通电报、报刊及其他邮件；二是外机关或单位通信员直接送来的信件；三是机要通信局送来的机要信件。收发员应该认真、细致、有条不紊地处理这些信件，为达到这个要求，工会办公室必须制定出科学的收信工作程序和方法。
工会办公室收信工作程序包括：签收、分拣、登记、转交等环节。
(一)签收
收信工作中的环节之一，对于外部送来的信件进行清点验收。为了使信件运转迅速、准确、安全，必须在各个环节建立起严格的交接手续，以分清责任，并便于查考。签收必须在信件送达的当时进行，并应有送件人在场，签收时，应注意查验以下几个方面内容：
1．检查收信单位的名称是否与本机关或单位及有关人员的名称相符，在确认来件投递无误后再签收；
2．检查信件的封口和包装是否完好、正常，有无破损、启封或散包等现象；
3．检查信件外附件是否够数；
4．检查信件封皮编号与登记是否相符；
5．清查信件缓急的性质；
6．查明收件登记件数与实有的件数是否相符。
经上述查验无误后，收发员便可以在收件人的投递回执单上或登记簿上签收盖章，以示负责。签收之后，再进行总登记。接收报纸和刊物，应清点数量，对照报刊分发登记表上的总数量，查看是否够数。
重要的公务文件，有的需要由收件人亲收。一般说来，封皮上写明“亲收”字样的信件，应该由收件人亲自签收，收发室不能代收；封皮上写明“亲启”字样的信件，收发室可以代替收件人签收，但是必须交收件人亲自启封，不能够交别人启封。
签收信件时，可以在送件人的发信本上签名或盖章；或者在对方的回执单上签名、盖章；或为送件人开具收据、收条。签收信件时，要签署全名，注明收到的时间，对特急件应注明几时几分收到，签名时要用钢笔或毛笔，要求字迹工整，易于辨认，对于机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应加盖单位或部门的公章，用以表示负责。
(二)分拣
收发室每天会收到大量的信件，要对这些信件进行分拣，将信件按收件人或部门分开，以便转交。分拣要在签收之后及时进行，以免造成积压误事。信件可以分拣成四种类型，即平信、报刊、自取件、急件、机密要件。分拣时应首先将急件和机密要件拣出，进行登记后，随时递交给收件人或部门。对于一般信件和报刊，也要随到随拣，按部门或收件人将信件分别存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定时间里自取或送件到收件人手中。
(三)登记
信件在分拣之后，收发员要对重要的信件进行分户登记，为收件人或收件部门签收做好准备。登记是为了便于交接签收，使手续严密，便于统计及查找。登记的范围，一般说来，收进的信件凡办理了签收手续都应进行登记，其中包括邮电局送来的公私挂号邮件、包裹单、汇款单；机要通信局送来的机要信件；专人送来的信件，有的虽未进行签收，但也须登记。登记的方法，应该根据机关或部门的规模大小、收取信件数量的多少以及各部门的设置情况而定，规模较大的机关或部门，收进的信件数量多，下设部门也多，可以采用每个收件部门分别使用一本“收入件登记簿”，进行登记，这样，收件部门签收时也很方便。规模小的机关或部门，收进的信件数量不大，下设的部门相对也少，可以只用一本“收入件登记簿”，按收件部门的顺序进行登记，一个部门的信件登记在一起，以便于转交时签收。
登记的项目应简单，一般有：收到时间(急件应注明具体时、分)、登记人姓名、发件单位、收件单位、封发编号、文件号、件数、附件、办理情况、收件人签名、备注等。收发室只是信件的收转部门，因此，登记时按来件的外部标志登记即可，不需另行编号或加注其他标记。
对于不需要登记的平信、报刊等，为了统计工作数量，可以用简单的计数表，记载平信等信件的数量。
登记时要逐项认真填写，力求字迹清楚、工整，易于辨认。
(四)转交
指信件在登记之后分别转送给工会机关各个部门及有关人员，或者由各部门派人到收发室领取。收发室在接收信件的当天(一般每天两次)，即应将信件转交有关部门及人员，以防积压误事。对于急件应该立即转交，平件应分批转交。
收发室对于一般平信及报刊，经计数、分拣后，投放信报箱中，由有关部门及个人自行取走。未设信报箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及时地将信件转交给各部门及有关人员手中。对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在部门，也可以通知收信人到收发室签收领取。
工会办公室收发室向各部门转交信件时，要求收件人进行清点，并在“收入件登记簿”上签字，以防止出现差错，明确责任，便于以后查对。
四、发信工作的环节
指通过收发室向外发送本机关或部门的公务信件。这些信件一般有三个去向：一是通过邮电局，主要是一般的挂号信、平信；二是机要通信局，主要是发往外埠的机要信件；三是派通信员直接送达，或由公文交换站交换的发往本埠的机要信件。
工会办公室发信工作的环节是：检查、分拣、登记、投递。
(一)检查
工会办公室收发室在接收本机关或各部门送来外发的信件时，要进行检查、验收。检查的主要方面有：
1．投送地址、收件人是否写清楚；
2．信件封口是否牢固，密件是否已经密封；
3．信件的缓急和机密程度；
4．包装是否牢固、结实，是否合乎要求，体积是否超标；
5．封皮编号与登记是否相符；
6．信件登记件数与实有件数是否相符。
通过上述检查，对不清楚的地方应立即弄清楚，不合格的地方应立即纠正，在检查妥善后，收发员应立即在送件簿上签字，以示负责，然后再进行分拣。
(二)分拣
分拣就是向外发出的信件按投送方向分开，把每一个收件部门的信件归在一起，为投送做好准备。具体的方法是：
1．将发往本埠的信件按收件部门的投送路线排队；
2．将发往外埠的信件按邮电局、机要通信局等去向分开，将一般挂号信及平信归到送邮电局一类，将机要信件归到送机要通信局一类；
3．当区分开几个投送方向后，在每个投送方向里，要将同一收件部门的信件放在一起。
(三)登记
外发信件在分拣后，要进行登记。根据不同的要求，可以采用联单式登记和簿式登记两种方法进行登记。
通过邮电局、机要通信局外发的信件，可以采用统一印制的交寄三联单进行登记，其中一联在通信员签收后由发文部门存查，一联由机要通信局或邮电局留存，一联在邮电局或机要通信局签收后由通信员带回，交收发室存查。
由专人投送的信件，可采用簿式登记，即使用“发出件登记簿”进行登记。如果是由一个人投送，则应按投送路线上各个收件部门先后顺序排队，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并将同一收件部门的信件放在一起登记，以免影响投递速度。如果是由几个人分送，则应按各个分送路线上的先后顺序依次排队登记，其要求也与前述相同。
(四)投寄
投寄法适于路途较远的单位。投寄有机要、挂号和平信三种。
1．机要件。只要有“秘密”以上标记的都要走机要件。机要件必须用胶合剂粘封住信封口，不能用订书机订口。密封方法有印封、纸封、泥封、漆封几种。下面介绍常用的两种方法：
(1)印封。就是把刻有密封标记的印章直接盖在信封的粘接处，达到密封的目的。印封方便，但有时字迹不清楚，不易辨认是否被拆动。
(2)纸封。就是把密封标记预先印在小纸上，然后粘在信封的接缝处，达到密封的目的。此法简单、易行，被普遍采用。密封标记可以用机关名称加“密封”二字。
机要件邮寄要在信封内装发文通知单和回执。
发文通知单就是随文件附一张清单给收文机关，告诉此次发的是什么文号的文件、多少份，由收文单位凭通知单核对，以保证文件的准确安全。此通知单与文件装在同一信封内，收文单位如发现此文件与通知单不符，必须持原发文信封、发文通知单和文件及时与发文单位核实。
送文回执是由收件机关收件人签名盖章，又返送发件机关，作为该件已收到的凭据。送文回执同发文通知单和发送件一起装在信封内，收发机关签收后，填好退回发文机关。送文回执项目有：文件号、回执号、文件内容、文件份数、发往机关、收件人签名、注时、退回机关等项。
投寄机要件要填写“机要文件交寄单”，复写一式两份。填写的时候要特别注意：“收件单位名称及住地”一定要写清楚，字迹要工整，名称和住地要写全称或规范简称，以免造成错投、误投，延误工作；“本页合计×件”、“本号单共计×页×件”、“登记人”、“送件人”登项要填写齐全，以备存查。
2．挂号件。对于可以不走“机要件”而走平件又怕丢失的信件，可投寄“挂号件”。挂号件比较保险，而且不受收文单位条件的限制。因为投寄“机要件”，受文单位必须是有机要收发的单位，而“挂号件”则不受这个限制。
投寄挂号件要一般由邮局工作人员填写“交寄大宗挂号邮件清单”一式三联，其中发信单位保持一份，以备查询，收件人、寄达地名等项要填写清楚、齐全。这里需要注意的是“重量”一项，此项是指挂号件本身的重要，这个重量，要逐件称准确，然后按照不同重量和收费标准，将邮资数填在“邮资”栏内。
3．平件。对于一般的信件、资料可以投寄平件。投寄平件一般由邮局工作人员填写“交寄整付零寄邮件清单”一式三联。填写此种“清单”需要注意的是，要根据邮局的有关规定，把投寄件按不同的重要档次分开，每件计一次重量和邮费填写在相应的格内，然后把同一档次的件数和邮资数计准填清，最后把各项档次的件数和邮费填在“清单”相应的项内。
五、公文系统分发法及公文交换法
(一)公文系统分发法
一些较大的行业，不少是按系统管理的，系统内的工会，除了接收上级的文件外，还要接收本系统发给的文件。像这种情况，上级工会可采取将文件给系统的办法。这种办法的好处是：可以加强本系统对下属工会的管理，可以减少文件分发的件数，有利于系统的统一指挥，尤其是一些要用于大型集会或会议的文件，为了保证质量，上级工会往往按系统分配名额，要求由系统统一组织入会，这样，系统可以根据所属各工会情况分配名额，提出要求，行动十分方便。
按系统发文有两种办法，一是发文单位仍然把每个系统各单位的文件分别装封，对这些文件，系统只是起一个转递作用；二是发文单位把要发的文件一起发给系统，由系统再分发。发文单位对系统而不对系统下的各单位。
(二)公文内交换法
交换法分内交换法和外交换法。外交换法即文件交换站。内交换法适用于工会部门比较多(如县区的部、室、委、办、局等)，相距又不太远的单位。
这种方法的实施，是选一个地方建一内交换站，每个参加交换的单位，固定一个木制或布缝的盛文件的文件交换箱或交换袋，上面标明××工会字样。交换的方式有两种：
1．自由式交换法。需要发件的单位，随时可以将经常性、不需要签发的信件投放到“内交换站”有关单位的文件交换箱或袋内，同时取回其他单位放在本单位文件交换箱或袋内的文件。如遇需要签发的情况，则另由收发员或交通员送往有关单位签收；
2．定期定时交换法。如规定每周一、三、五或二、四，在规定时间，每个参加交换的单位都要到内交换站，将平件放入箱或袋内，将其他文件请有关单位当面签收。
不管采用哪种交换方式，内交换站都要有人专管或兼管。
内交换法的好处是节约地方，节约费用，管理方便；缺点是不太及时，安全性也差些。
此外，为了校对收发文情况，定期发“缴销文件对照单”和“分发文件对照表”的办法，效果较好。对需要缴销的文件每月或每季发一份“缴销文件对照单”，使下级工会机关、单位可以随时发现问题，进行查找。对不需要缴销的文件每半月或每月发一份“分发文件对照表”，使下级工会机关、单位可以及时发觉没收到的文件，进行查询。
六、报刊订发
报刊订发是工会办公室收发室的一项重要工作。报纸、杂志是机关、单位了解国内外大事、理解党和国家的路线方针政策，增长知识、提高理论和业务水平，有利于工作的重要媒介，因而，工会办公室作好报刊的订发工作有很重大的意义。工会办公室收发室应在邮局每年、季度开始征订报刊时给机关或单位的各部门下发通知，随通知还要附有全国报刊目录册，要求各部门在规定的日期以前将征订的报刊名称、数量及订阅单位(个人)的情况上报到收发室。在各个部门将各自征订情况报上来后，收发室合计汇总，并到邮局办理征订手续。收发室还应编制“报刊分发登记表”，压在办公桌的玻璃底下或贴在墙上显眼处，以备接收和分发报刊时对照。