文书的立卷存档工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第271页（15020字）

一、文书立卷归档及其性质

(一)文书立卷归档

工会办公室文书立卷归档是工会办公室文书处理工作的一项重要内容，也是工会办公室工作的重要组成部分。

立卷是将工作中具有查找、保存价值并处理完毕的文件材料，依据其内在联系，分门别类地组成一个案卷。

案卷是指具有共同特征、互为紧密联系、经过系统整理的许多文件材料的组合体，是档案部门的基本保管单位和基本统计单位。

文书立卷归档是将机关工作活动中形成的已经办理完毕的文件材料，挑选出有查考、保存价值的部分，按照一定的要求和方法组成案卷。文书立卷归档是文书处理程序的最后环节，也是现行文书转化为档案的开端。因为文件材料以归档为界，归档前是文书，归档后是档案，文书立卷归档则是文书工作与档案工作的结合部分。

(二)文书立卷归档的性质

工会办公室文书立卷归档是工会办公室文书处理工作的最后环节，也是工会办公室现行文书转化为档案的开端。因此，这项任务必须由秘书人员来完成。秘书人员只有把工会机关活动中形成和处理完毕的各种零散文件材料整理、立卷、归档，才能完成文书处理工作的任务。

1．工会办公室文书立卷归档是工会办公室文书处理工作的一项重要任务。文书工作作为工会办公室秘书部门一项经常性工作，在工会办公室各项工作中起着重要的作用。它的作用是通过及时、准确地处理文件来实现的。文件材料处理完毕组成案卷，既有利于机关秘书部门的及时利用，又便于档案部门归档。文书立卷作为文书处理工作的任务和内容是符合科学的组织工作与合理分工原则的，并且成为现行政策法规的一部分。如《国家行政机关公文处理办法》和《全总机关公文处理办法》，对各级党政机关和工会组织的文书处理工作的性质、任务等都做出了明确的规定。

2．工会办公室文书立卷归档是工会办公室的机要工作。所谓机要工作，一般来讲，是指接触党和国家机密所从事的一切工作。文书立卷归档便是一种机要工作，因为它和机密文件有着密切的联系。首先，文书立卷归档的对象是大量的机密文件、内部材料等；其次，秘书部门集中保管了机关各部门处理完毕的机密文件、内部材料等，成为党和国家机密的总汇集处；再次，在文书立卷归档过程中，秘书人员会接触到大量的、系统的、较完整的机密材料，如果秘书工作人员进行传播和扩散或在文书立卷工作中管理混乱，势必会造成机密文件的失密和泄密，给国内外敌对势力和破坏分子提供了窃密的时机，这将给社会主义事业造成严重的损失，因此，我们一定要重视文书立卷归档这项机要工作。

(三)文书立卷归档是档案工作的基础

工会办公室文书立卷归档，是工会办公室文书处理工作的最后一个环节，也是文件材料转化为档案的一个重要步骤。工会文书处理部门只有把办理完毕的、具有查考、保存价值的文件材料进行集中、整理、立卷，完成了全部的文书处理任务后，才能使文件材料转化为档案。因此，工会文书立卷归档和工会档案工作是同一事物所处的两个不同阶段，相互之间的联系是密切的。文件制成和文书立卷质量的好坏，文书材料是否及时立卷归档等，关系到档案的质量。档案是否齐全完整，在一定程度上，则取决于文书立卷制度是否健全。如果没有健全的归档制度，办理完毕的文件不及时归卷，就难以保证案卷的质量。从这个意义来讲，文书立卷归档是档案工作的基础。

同时，需要着重强调的是文件制成材料与档案的关系，它不仅影响文书立卷工作，也涉及到文书处理乃至整个机关工作。档案是由文件转化而来的，档案寿命长短，取决于文件制成材料的优劣。从档案保护学来讲，文件制成材料主要有两部分：

1．承受文件内容的载体材料，即文件纸张的耐久性。影响纸张耐久性的因素有造纸原料的植物纤维的化学成分和纸张的生产过程。

2．反映文件内容的记录材料，即字迹材料的质量和耐久性。字迹材料有：墨汁和墨、墨水、油墨、复写纸、铅笔、印台油、印泥、圆珠笔以及静电复印线条。

在实际工作中，有些机关使用的文件纸张质量低劣，书写材料使用圆珠笔、铅笔和质量差的墨水，这样制成的文件转化为档案后，不少文件发黄变脆，字迹扩散褪色，严重影响档案的质量；另外，随着办公手段的现代化，对文件的静电复印多了起来，这虽然方便了工作，但也带来了一些问题。主要是静电复印对原件保护不利；文件材料要受机械磨损，有些重要文件反复复制数次，原件耐久性下降；复印时光线有很强烈的照射，温度很高，对文件也是有损害的。

为了使文件转化为档案后能够长久保存下来，解决今后在档案保管上的困难，应该大力提高文件制发材料的质量。

首先，要宣传档案是历史的记录，是党和国家的宝贵财富，使各级工会领导和文件的撰写者明确文件与档案的关系，了解保护文件真迹的意义和作用。从维护历史真实面貌出发，认真贯彻执行国务院秘书厅、国家档案局《关于请勿使用圆珠笔、铅笔拟写文件的通知》中的规定。

其次，严格把关，防止不符合质量的文件产生，文件核稿人员对不符合要求的文件草稿，要坚决退给起草者重新拟写，文件签收登记人员发现用不符合质量的材料草拟、修改、签发的文件，要坚决退回拟办单位重新“制作”；立卷人员在归卷和年终立卷归档时对每份文件要认真检查，发现不合要求的应退回承办单位返工。

第三，每个机关制发或复制文件时，应选用质量好的特号、一号书写纸，尽量不用新闻纸和有光纸。

第四，文件起草、修改和批准，应使用毛笔或钢笔，要用碳素墨水和质量好的高级蓝黑墨水书写，不用其他墨水和圆珠笔、铅笔拟稿、修改、批注文件；打字采用蜡纸打字、油印，不用复写纸打印文件；复印文件最好用复制件代替原件复制；为了使印章长期不变色，在用印时使用印泥，不用印台油。

二、确定文书立卷范围的原则

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》指出：“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”根据这一规定，确定文书立卷范围总的原则是，凡是本机关工作活动中所形成的，已经办理完毕，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、电话记录、会议记录，本机关编印的刊物、图表、簿册、有关照片、录音带、录像带、实物等，均需要立卷。这里着重指出以下几点：

(一)本机关工作活动中所形成的文件材料。主要是指本机关按照法律和行政的有关规定，行使自己主要职能活动中所形成的文件材料，包括收文、发文和其他内容文件等。因此，本机关工作活动中所形成的文件应包括上级机关的指示、规定、通知和下级机关的请示、报告，以及其他与本机关工作活动有重要联系的文件材料。

(二)已经办理完毕的文件材料。主要是指文件材料已按文书处理程序办理完毕，至于在实际工作中的贯彻执行不一定已经全部完成，有的还可能要长期执行。例如，请示与批复，问函与复函，这样一来一往的文件，在复文发出或收到之后，从文书处理上就算办理完毕，不必办复的收文，经本机关有关领导阅批或传阅后就算办理完毕；本机关的发文，当文件印发以后，就算办理完毕；有些指导性文件，在贯彻执行上需要经过一段时间甚至很长时间，如法规文件、重要决议等，这类文件在发文机关印发之后即可算办理完毕，收文机关只要经过有关领导人和有关部门阅知，或者已经下达，就算完成了文书处理程序；重要工作、重大问题，需要经过一年、几年时间才能完成，只要某一项工作或某一问题完成了就算办理完毕，不必要等整个工作结束和整个问题处理完毕后再立卷归档。

(三)具有查考价值的文件材料。这主要是指文件材料转化为档案的条件。已经办理完毕的文件材料有两种情况：

1．纯粹事务性或其他只有临时作用的文件材料，处理完了事，对日后的工作没有查考利用的价值，这些文件材料，无需立卷归档，也不会转化为档案。

2．办理完毕后对日后工作有查考利用价值的文件材料。这些文件材料，必须立卷归档保存起来。就是说，只有本机关工作活动中所形成的，已经办理完毕又具有查考利用价值的文件材料才能够转化为档案。

(四)关于文件、电报(电话传真电报)统一立卷问题。来往电报也是常用的一种文件，只是传递方式不同。电报和文件一样都是在机关工作活动中形成的，是真实的记录，应该与文件一起立卷。

随着现代化通讯技术的广泛应用，各级党政机关使用传真机传递文件、电报越来越多。可以根据文件内容的重要程度分别处理。属于用热感应纸作载体的一般性或机密性较强的传真电报可以不立卷，字迹任其按时消失；属于内容比较重要的传真电报，需要贯彻执行，并对日后工作有查看利用价值的，可以及时复印归档，以免字词消失后无法弥补。传真电报的立卷要注意处理好与保密的关系，如果在立卷时忽视保密工作，就失去了利用传真保密的意义；如果为了保密而不立卷，则又让这部分文件失去了为日后工作利用的作用。因此，传真报的立卷应做到既有利于保密，又方便日后利用。

三、对文书立卷的基本原则

按照工会办公室工作规律，保持文件之间的历史联系，真实地反映工会工作活动的特点和面貌，区分保存价值，便于保管和利用。

(一)遵循工会办公室的工作规律。每个机关都有它的职能和任务，其工作活动总是有一定规律的。如召开一次会议，会前要向领导机关请示并得到批准；然后发通知，起草会议文件，征求意见，必要时召开预备会议；然后经过正式会议讨论研究，形成决议、会议总结、会议纪要等。工会机关工作活动的规律性决定了文件的形成也有规律性。如文件之间有一定的时间顺序和承启衔接，先有工作计划，次有工作部署，再有工作决定、指示，后有工作总结。因此，在文书立卷的过程中，必须掌握这些规律，遵循文件形成的先后顺序，如实地反映各项工作的客观进程。

(二)真实地反映工会机关各职能活动的特点和面貌。文书材料是机关工作实践的产物，是机关从事各项实践活动的真实记录。如果要想反映出工会机关工作活动的全貌，就要把工会机关全年各项重要工作中产生的文书材料收集齐全、完整、立卷，必须注重客观实践形成的文件材料，决不可凭主观愿望进行取舍或虚构。本机关受到上级表扬的文件要立卷，受到上级批评的文件也要立卷，机关形成的正确文件要立卷，形成的错误文件也要立卷。总之，保持文件的真实性和本来面貌，是立卷人员必须遵循的原则，切不可随个人的意志把已经成为历史的文书案卷加以更改。

(三)要正确区分文件的保存价值。工会办公室文书立卷过程中，要适当考虑文件的保存价值。文件的保存价值是由文件反映机关工作活动面貌的作用和今后查考利用可能性的大小来决定的。在可能的条件下，应当把保存价值不同的文件分类来立卷，这样，有利于文件的管理和鉴定工作。

由于文件内容的重要程度不同，所起的作用也不同，保存价值也就不同。根据文件的价值，可以将对文件的保管期分为永久保管、长期保管、短期保管。凡是记载和反映本机关的主要工作职能，在社会主义现代化建设和科学研究中有长远利用价值和考查价值的文件，就应当永久立卷保存。凡是记载和反映本机关的工作活动，本机关在工作中经常需要查考的文件，可长期立卷保管。凡是一些只在比较短的时期内，本机关需要查考的文件，立卷后进行短期保管。

一般来讲，凡是反映社会历史发展和记录机关工作主要职能活动，反映机关基本历史面貌的重要文件，如本机关印发的指导性文件，会议上通过的决议性文件，重要的请示文件报告，上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的文件，下级机关报送的有关方针、政策性和重要问题的请示报告等，都是具有保存价值的文件，而一些文件如通知、便函、机关之间一般来往文件等，其作用和保存价值相对小一些，有些就根本没有保存价值。另外，文件作者的地位、作用和文件名称的不同，也决定了文件保存价值的不同。如指示、命令、决议、决定等比通知、便函保存价值要大一些。

工会办公室在文书立卷时，正确判定文件的保存价值，是不可忽视的问题。如果把保存价值不同的文件合在一起组卷，将给档案部门的工作造成不便。因此，在区分文件保存价值时，一方面，要以本机关的重要工作职能活动出发，把重点放在本机关主要职能活动形成的文件上，包括政治性、业务性等文件，以及与本机关职能活动有密切联系的上下级文件。一般来说，本机关形成的文件比外机关文件保存价值大，隶属的机关文件比非隶属的机关文件保存价值大。当然，如果外机关文件与本机关文件关系密切，保存价值也就大一些，另一方面，要全面地分析文件的现实作用和历史作用，以此来区分文件的保存价值。一些全面性的方针和政策的文件在划分保存价值时，易被人们注意；而一些只反映某些工作活动片段的文件往往被人们忽视，但如果与本机关工作职能联系起来看，这些文件却有着重要的现实作用和历史作用。因此，只有全面地、系统地分析文件的作用，才能正确区分文件的保存价值。

(四)保持文件之间的历史联系。保持文件的历史联系，是工会办公室文书立卷的前提。在机关工作活动中形成的一个个文件材料，他们各自有着具体的目的和作用，但他们之间又有着密切的联系，表现在：有相同或相近的目的、解决相同或相近的问题、同出一处或同在一时等。这些联系，都可称为历史联系。如进行一项工作，一般要有工作计划，工作计划决定下来要上报、下达，在了解工作进展情况过程中遇到的问题需要研究解决，或向上级请示，或提出解决意见，直到工作最后完成为止；召开一次会议，要有会议通知、日程、名单、报告、总结、决议、简报等；办理一个案件，要有调查提纲、证明材料、调查报告、结论、处理意见等。这些文件之间有着必然的联系，是不可分割的整体。

另外，各级工会领导机关内部都设立若干部门，分别承担着一定的工作任务，也要形成一些反映本部门职能活动的文件材料，这些文件材料对整个工会机关以及各部门之间有着密不可分的联系。还有些文件材料反映了上下级机关、平级机关之间的来往关系。尽管上下级机关、平级机关的工作职责和业务范围不同，他们所形成的文件内容也各不相同，但是，由于工作的关系，通过文件的来往联系也是密切的。

从上述几种联系中，针对同一具体工作，具体问题的文件材料间的联系，是内部的、本质的联系；不同工作、不同问题的文件材料间的联系则是外部的、非本质的联系。在保持文件之间内部的、本质的联系的基础上，尽可能保持其他多种联系，把看似孤立的文件组成案卷。如果不考虑文件间的历史联系，立卷时把文件硬凑在一起，拆散了他们之间的联系，给以后查找带来麻烦，这势必要影响机关正常的工作。

(五)便于文件的查看、利用和保管。工会办公室文书立卷的根本目的就是便于保管和利用。要做到这一点，必须在组卷时，对卷内文件数量加以一定的限制。如果组成的案卷太厚，既不好装订，也不便于查看和利用，又不利于对其中一份文件的复制；如果一本案卷太薄，数量多，给管理工作又带来不便。因此，每个案卷内的文件材料数量的多少，一定要根据实际情况而定。重要的文件材料，立卷时可薄一些，以便在写案卷标题时，能够集中、具体地揭示文件内容，对于不常查找的一般性文件，立卷时可厚些。

由于每个案卷各有特点、互相区别，使得人们查找起来方便。一看案卷标题，就知道卷内包括的内容，这样提高了工作效率，节约了时间。总之，立成的案卷是否便于保管利用，不仅关系到工会办公室各项工作的开展，而且直接影响档案工作的开展。因此，文书人员在立卷时，必须要遵循便于管理和利用的原则，使立成的案卷能清晰地反映出文件的内容，便于人们迅速、准确地查出所需的文件材料。永久、长期、短期保存的文件，虽然是一项工作、一次会议形成的，本来有一定的联系，但由于保存期限要求不同，也需要适当分开立卷，以利于机关档案室日后的鉴定工作和向档案馆移交档案。

四、文书立卷的方法

文件之间的联系，就是文件间的共同点，找到了文件间的共同点，就是找到了文件间的联系。把具有密切联系的一组文件放在卷夹(盒、袋、筒)里，使案卷定义的第一个条件成立，这是立卷的第一个方法，也是立卷方法的一个重要内容。

通常用的立卷具体方法有十多种：

(一)按问题立卷；

(二)按作者立卷；

(三)按名称立卷；

(四)按时间立卷；

(五)按地区立卷；

(六)按收发文机关立卷；

(七)按当事人、案卷立卷；

(八)按过程项目、科研项目立卷；

(九)按道路、航线、管道立卷；

(十)按制成材料立卷；

(十一)按重要程度立卷；

(十二)按形式、大小规格立卷。

其中前六种方法，通称立卷的六个特征。另外，还有“六个特征”包括不了的。如一些日记本、簿册，之所以单独成卷，就因为它们与一般文件的形式，大小不同；录像带、照片亦因其制成材料不同，而单独整理立卷或编列卷号。

总之，文件立卷的方法很多，按照文件之间的联系去组合文件的立卷方法，是一项实践性、应用性、技术性很强的专业工作，这种专业技术，既有其历史的继承性，也有其通用性；由于社会生产、经济、公共设施等部门的分工及其实践的发展，新技术的日新月异，各个部门、领域内所产生的文件，涉及到各个方面，差别很大，因而作为立卷的具体方法，也是不断发展前进的。工会办公室作为立卷工作人员，或者对于工会办公室文书部门、档案部门来说，在进行立卷时，要从实际出发，不能搞一个模式，一刀切，要根据本单位的实际情况，选用合适的立卷方法。

五、编制案卷类目

案卷类目(或称立卷类目、归卷条目)是指在一年的实际文件材料尚未立卷之前，根据本工会组织工作职责范围和当年的工作任务以及工会组织工作活动的规律，参照往年形成案卷的情况，按照立卷的要求，预计本年度可能形成多少文件材料，事先拟制的文件材料归卷的类别条目。

(一)案卷类目的作用

工会办公室为了做好平日立卷工作，首先要拟制案卷类目。案卷类目的作用，主要有以下几个方面：

1．有利于对立卷文件材料的及时集中和管理。为了防止立卷文件材料在归卷前的分散、破损或丢失，工会办公室立卷人员对办理完毕的文件材料就要及时的进行集中整理分类。随着文件材料逐渐增加，如不及时分类，就会形成一堆积压的零散文件，难以管理。有了案卷类目，对随时集中来的各类文件，就可以对号入座，放在案卷类目所设的条款中去，既保护了文件，又使立卷工作井然有序。

2．有利于立卷前的查找利用。工会办公室立卷人员把集中的文件材料，按照文件的内容或文件编号，分别归入所属的类目条款中，当机关领导和业务人员需要查找时，只要提出文件的内容或文件编号，即可很快从类目条款中将文件取出，及时提供利用。同时，由于案卷类目是根据工会机关工作活动的规律编制的，逻辑性强，类目的各条款经过缩写以后贴在卷柜或卷盒上，非常醒目，如果主管立卷的工作人员不在，其他人员也可以按照条款所指的内容、文号进行查找和提供利用。

3．有利于年终立卷。工会办公室文件材料的立卷工作是比较复杂的，特别是对集中上来的文件材料是否齐全完整，这是年终进行立卷的难点。如果立卷工作不在平时进行，待到年终时再一份一份的阅读文件，进行分类、核对工作，就会浪费人力，影响立卷工作效率。有了案卷类目，平时就可以将集中来的文件材料，随时归入类目条款之中，由于平时将文件随集中随阅读，对文件的内容及其当时所起的作用理解比较深刻，分类归卷也比较准确。在年终立卷时，再根据各条款内文件的多少进行调整，即可组卷了。

(二)编制案卷类目

案卷类目是文书部门平时立卷的一种工具，应由工会办公室负责立卷工作的文书人员编制。为了便于本机关档案室对归档文件材料的查找利用，文书人员在编制案卷类目时要取得机关档案室的指导和帮助。案卷类目初稿，应广泛征求业务部门的意见，以便将类目编制得切合实际。案卷类目定稿后，送主管领导(秘书长或办公室主任)审核批准，然后报档案管理部门备案。

凡是文书立卷部门，原则上都要编制案卷类目。如果机关比较小，业务单一，每年形成的文件材料不多，不编案卷类目也可以，但要在年初准备好平时归卷用的空卷夹或卷盒，把本机关一年内大体上形成的几个方面文件，分大类写在卷夹和卷盒上，以备形成文件时，随时归入卷夹之内。

案卷类目是一个预计性的工具，在工会办公室实际工作中，有时会出现形成的材料没有条款可放入的情况。因此，在一个季度或半年左右，根据实际情况，应对案卷类目所设条款进行必要的调整。由于案卷类目在制定时是经过充分考虑和协商批准的，文书人员对调整案卷类目应持慎重态度，不能随便调来调去。否则不仅影响平时归卷工作，而且会给立卷归档文件材料的管理和平时提供利用造成困难。

(三)编制案卷类目的依据

工会办公室案卷类目的编制，要根据工会办公室工作的职责范围、当年工作任务及本机关的工作规律进行。

1．要紧密结合本工会机关工作的实际情况，掌握本工会机关工作性质、职权范围、机构设置、工作任务和本工会机关与其他机关的行文关系，以及机关文书工作组织形式和文书运行情况等。同时，既要了解本机关工作活动规律，又要研究工会工作任务变化的情况；即要了解本年度的计划，又要预测来年可能形成的文件数量和类型，从而编制出适合实际工作需要的案件类目。

2．要以前一年的案卷类目为基础，参照历年归档案卷的目录。机关工作的连续性和相对稳定性，决定了在机关工作中形成的文件材料的联系性及历年形成案卷的相对一致。因此，一个机关，今年和去年甚至和前几年形成的案卷，其基本大类不会有很大的变化。

3．要突出本机关当年工作的特点。如上所述，尽管一个机关的工作由于职权范围的规定性，年复一年变化不大，但绝不是一年一年的工作重复。每个机关，根据上级机关和领导的工作部署，结合本机关实际情况，突出某些中心工作。所以一个工会机关对案卷类目的编制，就要突出本机关工作的特点和中心任务，做到有的放矢。

(四)编制案卷类目的方法

案卷“类目”是由“类”和“目”(即项目或条款)两部分组成。具体编制方法是：

1．设类。类名，就是概括立卷文件材料分类的名称，也称类别。类的设法有三种：一是按问题设类；二是按组织机构设类；三是按文件作者、编号设类。

(1)按问题设类，就是按文件材料内容所反映的问题进行设类。

(2)按组织机构设类，就是按本机关内部组织机构设类：各机构的名称就是案卷类目的分类名称。

(3)按文件作者、编号设类。机关文件的来往，是根据组织系统、机关职权和机关之间不同的工作关系进行的，从工会组织系统的角度来看，一般可分为同一系统和非同一系统。就同一组织系统来讲，可分上级和下级平级。在拟定收发案卷类目时(会议文件、期刊可各自设类)，可以先划分三大类，即上级机关、本机关和下级机关，然后在各类内按文件号分开，每种字号按其顺序号排列。此外，机关内部文件，可根据文件名称或有关问题单独设类，类内可按时间顺序排列。下级机关文件，一般按地区设类。

对工会组织系统以外的来文，经过本机关办理的，可归入本机关来往文书类；非直属上级来文，有查考作用的可按收文顺序号排列，另行存放备查。

选用分类方法，应根据本工会机关的具体情况确定。如小型机关，文件数量较少，可按年度设类；中型机关，文件数量较多，可按问题、组织机构、文件编号等设类；大型机关，文件数量较多，可按组织机构、问题等设类。

2．设条款。条款就是在案卷类目的“类”下，预计形成案卷的标题。条款是案卷类目的主要组成部分，因此，要正确地反映和体现立卷的方法和特征，照顾到往年材料的不同作用、保存价值和历史联系。做到条款名称(也可称标题)真正反映内容，文字简明扼要；一个案卷类目的类与类之间，一类内的条款与条款之间，既要注意到它们的前后次序，又要考虑到它们之间的联系；整个案卷类目要将逻辑性与系统性融为一体，层次分明，便于掌握和使用。

全部条款编制好以后，应按一定的顺序分类进行排列，体现出一定的条理和规律性。如按作者的重要程度排列，先排上级机关来文，后排本机关文件，再排同级机关来文。也可以按问题的重要程度和时间先后顺序进行排列，但不能将不同类的条款混杂排列，同一类内的条款排列也要有次序，前后要有所照应。

3．编顺序号。在类、条款的顺序确定之后，要对案卷类目进行总的编号(有的称文书处理号、归类号、代号)，编号的方法有三种：

(1)为明显区分类与条款号，采用汉码编类号，采用阿拉伯码编条款号。如：一、(工会办公室)——类号。1．——条款号。具体书写代号如下：

一——1(第一类，第一条款)

一——2(第一类，第二条款)

三——3(第三类，第三条款)

以此类推。

(2)类与条款号码完全用阿拉伯数字，但是类与类编一个顺序，各类内的条款另编一条顺序，两个数字中间用一横线连结，前者为类号、后者为条款号。具体书写代号如下：

1——1(第一类，第一条款)

1——2(第一类，第二条款)

5——3(第五类，第三条款)

以此类推。

(3)类与类编一个顺序号，类下条款统一编号。如果是第一类下设十个条款，第二类的第一条款则从十一号依次下排。具体书写代号如下：

1——1(第一类，第一条款)

1——10(第一类，第十条款)

2——11(第二类，第十一条款)

以此类推。

由于案卷类目是文书立卷工作的一种计划性质的工具，这种类下统一编条款号的办法，事先很难做到十分准确，类目所设条款数与实际工作中形成文件情况之间往往会存在差距，因此，在设类下条款号时，每类条款尾号后面，可以保留几个空号，作为机动(类下条款统一编号的例外)。

六、案卷的排列与编号

案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号(固定顺序)，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映工会机关的工作活动。

(一)案卷排列、编号前检查调整工作

在案卷排列、编号之前，应对本立卷单位一年所形成的案卷情况有一个通盘的考虑和安排，并对案卷进行一次认真地检查核对。检查核对的重点是：有没有不是本立卷单位的案卷；有没有不是针对本年度的案卷和遗漏的案卷，只有对案卷进行全面、统一的检查核对，才能发现不恰当的情况，以便及时进行必要的调整。

(二)案卷排列

由于每个工会机关每一年形成的案卷数量不同，所以案卷的排列方法也不同。一般情况，省、市级工会机关一年所形成的案卷较多，其排列应采取分类、分级、分文种、分问题的办法。

1．分大类。在检查核对案卷的基础上，要对案卷分大类，也就是把案卷按各种不同的保管期限分开。即把永久、长期、短期的案卷和重份案卷(副卷)分成四部分。然后，核对案卷的保管期限划分得是否准确，如发现问题应及时调整。

2．分级。分级即在案卷每种保管期限内，按上级、本级(包括会议)、下级卷分开排列。同时重份卷也应按上级、本级分开排列。

3．分会议与正常文件卷。本工会机关的案卷在分类分级的基础上，把会议卷与机关正常行文卷分开，各自单独排列。这样排列问题比较集中，便于查找利用。

4．分问题。在会议卷与正常文件卷分开后，再分问题。会议卷先按重要程序进行排列，即先排核心工作形成的案卷，后排一般会议卷。正常文件卷则按问题分类排列。

小型工会机关，一年形成的案卷比较少，案卷排列一般采取两种方法：一是小流水排列法，按年度——分期限(即永久、长期、短期三种保管期限)——问题(或机构)排列。即将一个机关一个年度的案卷分永久、长期、短期排列，每种期限的案卷按问题(或机构)排列。二是大流水排列法，按期限——年度——问题(或机构)排列，即一个全宗的案卷按三种期限分开排列，每种期限的案卷按年度顺序排列，每个年度的案卷按问题(或机构)排列。大流水排列法是按照工会机关档案室工作规范化、标准化、系统化的要求进行的，因此，多数工会机关一般都采取这种方法。

有些特殊案卷，也可以采取其他的排列方法。例如，信访部门的来信来访案卷，可以采取按姓氏笔画、或按地区排列的方法。某些外形特殊的案卷，还可以采取按外形特点排列的方法。总之，无论采取哪种排列方法，都要便于保管和查找利用。

(三)案卷编号

为了最后确定案卷分类排列顺序的位置，并便于档案的统计、保管和查找利用，必须对所有的案卷进行编号。案卷的编号，主要是指编案卷的顺序号，即案卷号。

在现行工会机关，一般采取一个机关(组织机构)的案卷每年编一个顺序号的办法，或者是整个机关一个年度的全部案卷编一个顺序号。具体编法是：将本机关一年所形成的案卷，依次按永久、长期、短期和副卷(重份卷)编制统一的案卷顺序号。如本立卷机关一年形成200卷，编号的顺序是：永久卷1～50、长期卷51～100、短期卷101～150、副卷151～200号。因此，归档时的案卷号，就是一年之中所形成的所有案卷的合计，体现了本年度的案卷数量。

(四)声像档案编号

为了便于保管和利用，录音带、录像带等经过整理后要进行编号，声像档案编号一般由载体符号、全宗号、磁带号、套号四部分组成。载体符号，录音以LY表示，声像以LX表示；全宗号，声像档案属于哪个全宗就写哪个全宗号；磁带号，以全宗为单位，将所有的磁带编一个统一的顺序号；套号，表明某一个人的讲话或某一事件录了几盘磁带，以分母表示每套的总盒数，以分子表示每套内的第几盒。如录音带，一号全宗，第五、六、七号磁带，这三盒磁带是一套，写成声像号为：LY·1·5·1／3，LY·1·6·2／3，LY·1·7·3／3。录像编号写法与录音编号写法相同。声像编号一般填在装带的盒上或盒内的说明卡上。

(五)案卷排列、编号应注意的问题

1．排列案卷时，不要把保管期限的次序(即永久、长期、短期)颠倒了，或者把不同的保管期的案卷混排在一起。如果排颠倒或混排了，要及时调整过来，以免编错卷号。

2．案卷编号，注意不能有漏编或重号。如发现漏编或重编的案卷，要及时采取补救措施。

3．案卷排列位置应该前后有衔接，左右协调，有一定的规律性，每年的排列方法尽可能保持统一，不要有大的变动，更不要一年一个样，否则，会给日后查找、利用造成困难。