书信类文书写作
出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第348页（6189字）
书信是一种个人与个人、个人与组织、组织与组织之间，通过书面形式联系工作、交流思想、沟通感情、传递信息，维持、促进人际关系，办理一定事务的比较常见的应用文体。
书信大体可分为私人信件(如家书、情书、友人书信等)、公务书信、专用书信(如证明信、介绍信、自荐信、感谢信、表扬信、慰问信、致某组织的公开信、邀请信、联系信、汇报信、建议信、求职书、志愿书、决心书、保证书、聘请书等)等类别。至于英文书信由于它在工会办公工作中所用不多，在此不再介绍。
一、一般书信
一般书信可分为家书、致朋友书、情书、致同事书等四种，由信封、信瓤两部分组成，其中信瓤是主要部分，又可分解为称呼、问候语、正文、结束语(祝颂语)、署名与日期，有时还加附言；信封要用标准信封，写清邮政编码，上面按从大到小的地域级别写收信人地址，中间写收信人姓名，姓名后可挂“同志”、“先生”、“女士”或“主席”、“主任”等职务称谓，勿挂“叔叔”“姑姑”等辈分称谓。信封的下面写清寄信人的地址，邮政编码，挂号信、航空信、特快专递等还要写清姓名、电话。
写一般书信根据个人需要而定，除了要遵守一定的格式外，没有什么特殊要求，除了绝交信外，其他私人信件切不可用红色笔书写，否则会被认为是对对方的极大不尊敬。
二、介绍信
介绍信是党政机关、社会团体和企事业单位介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份及接洽事项等情况时使用的信件。介绍信不仅有联系双方的作用，还有证明被派遣人员身份的作用。
介绍信的种类分为用一般公文信纸书写的普通介绍信和印刷介绍信两种。
普通介绍信由书信名(介绍信)、称谓(联系单位或个人的称呼，顶格写，称呼后加冒号)、正文(说明持介绍信者的姓名、年龄、政治面貌、职务等情况，要接洽的事项和向接洽单位或个人提出的希望)、结尾(此致、敬礼)、署名、日期等组成。
印刷介绍信只要按要求在空格处填写即可。带存根的介绍信，存根部分第一行，正中写“介绍信”三个字，字体要大，后边用括号注明“存根”两个字，第二行，在右下方写“×××字×号”，如市总工会的介绍信就写“市总字×号”。“×号”是介绍信的页码编号。正文要另起一行，空两格写介绍信的内容，如几个人，前往何处，何单位，具体说明办理什么事情，有什么要求等等。写明年、月、日，不必署名。因是存根，仅供本单位在必要时查考。间缝部分可照存根第二行“×××字××号”写。号码要大写，如“壹佰贰拾柒号”，字体要大些，便于裁开后各有一半字迹。虚线正中加盖公章。介绍信正文按要求在空格处填写即可。
填写介绍信一定要注意，持介绍信者的姓名、身份必须真实，与接洽和联系事项无关的不要写，重要的介绍信要留有存根或底稿，存根或底稿的内容要同介绍信正文完全一致，并由开介绍信的人认真核对。存根或底稿要留存，以备查考，还要标明有效时间，各处不得任意涂改。如有涂改，涂改处必须加盖公章，否则，对方可以不予接待。
［范例］
介绍信
×××集团公司工会办公室：
现有我厂办公室主任李××等三名同志前往贵处联系学习借鉴厂务公开经验事宜，请接洽并给予协助为盼。
此致
敬礼
×××厂工会(盖章)
2002年9月8日
三、证明信
证明信是以国家机关、企事业单位、社会团体或者个人的名义凭确凿的证据，用以证明某人的身份、经历或者某一事件的真实情况的专用书面材料。
证明信的内容由信件名称(证明信)、开头(需要证明信单位的名称，顶格书写，名称后加冒号)、正文(证明的内容)、结尾(另起一行，顶格写“特此证明”)、署名(写证明单位的名称，加盖公章)、时间等组成。
写证明信时，态度要严肃认真，实事求是，言之有据。对被证明的人或事，须有清楚的了解才可以书写；证明信的语言要十分准确，一是一，二是二，不得有半点夸张；要果断明白，不能模棱两可，含糊其辞。不能用铅笔、红色笔写。如有涂改，必须在涂改处加盖公章；任何类型的证明信件都要盖章。要留有存根，以备查考。证明信邮寄时，应予登记，并用挂号邮寄，以免遗失。
［范例］
证明信
×××局机关工会：
你局机关工会干部杨××同志，在市总工会组织的沿江考察活动中，因参加抗洪抢险，不慎小腿骨折。
特此证明
××市总工会(名章)
××年×月×日
四、表扬信
表扬信是表彰单位、集体、个人在一些事件中或在一定的时间段内涌现出的先进思想、风格、事迹的专用书信。
表扬信分为以国家行政机关或社会团体的名义表彰其所属的单位、集体、个人的表扬信和群众之间的表扬信两类。
表扬信由书信名(表扬信)、开头(写被表扬的单位、个人，在个人姓名之后加上“同志”、“先生”、“女士”等字样，后边加冒号，顶格写)、正文(表扬的内容、对此事的看法)、结尾、祝颂语、署名、日期等组成。
［范例］
表扬信
××党支部：
贵校退休教师×××同志，退休之后依旧像往日到学校上班一样，为社区的知识青年无报酬地补习科技文化知识。今年×月×日，他又将自己多年来省吃俭用节省下来的×元人民币，捐赠给我社区幼儿园，作为开设幼儿园图书室之用。这件事使幼儿园工作人员和孩子们的家长都十分感动。×老先生这种无私奉献精神，值得我们认真学习。建议贵校借适当机会予以公开表扬。
致
崇高敬礼
××社区党委
×年×月×日
五、慰问信
慰问信是以组织或个人的名义向广大干部、群众、军烈属、灾区人民、伤病员表示慰问的专用书信。
慰问信的内容一般由书信名(以较大字体写“慰问信”或“×××致×××的慰问信”，左右居中)、称谓(被慰问的单位或个人名称，须顶格)、正文(慰问内容，包括慰问的原因、背景、先进事迹、精神、贡献等)、祝颂语、署名、日期组成。
［范例］
慰问信
××省遭受水灾地区的广大社员、工人、干部、人民解放军指导员同志们：
最近一段时间，你们那里连降暴雨，遭受了百年来未遇的特大洪水灾害。党中央、国务院深为关切，除发电慰问外，并专拨一批物资、资金支援你们生产救灾。中央有关部门也派出领导干部，支持和帮助你们进行抗灾斗争。现在，党中央、国务院又决定派出以×××同志为团长、×××同志为副团长的中央慰问团，到灾区进行慰问，转达党中央、国务院对你们的关怀，转达全党、全军和全国各族人民对你们的关怀。
在严重的洪水灾害面前，你们在××省委、省人民政府和成都军区，××省军区的领导下，发扬了不屈不挠的顽强斗争精神，不畏艰险，不怕困难，团结战斗，英勇奋战，涌现出许多可歌可泣的英雄人物和英雄事迹，取得了一个又一个胜利。你们英勇抗灾的事实再一次证明，在中国共产党领导下的中国人民面前，任何艰难困难，都可以战胜的。
党中央、国务院日夜关心着你们的抗灾斗争，一定继续全力支援你们，同时也相信你们一定能够在党的十五届六中全会精神的鼓舞下，在取得抗灾斗争初步胜利的基础上，再接再厉，振奋精神，团结一致，千方百计地进行生产自救，尽快恢复生产，重建家园，夺取抗灾斗争的更大胜利。
中央慰问团
××年×月×日
六、感谢信
感谢信是得到帮助或支持的单位或个人为感谢对方的帮助、关心、支持以表示自己的感激、敬佩心情而写的专用书信。
感谢信的内容一般由开头(被感谢对象的单位名称、某个集体或个人的姓名，要顶格写。个人姓名后应加上“同志”、“先生”、“小姐”等相应的称呼，后加冒号)、正文(主要写感谢的事由和感激的心情)、结尾(如“此致敬礼”、“致以诚挚的谢意”等)、署名及日期几部分构成。
［范例］
感谢信
××部队全体指战员：
今年我市遇到了建国以来的特大洪水灾害。在万分紧急的情况下，你部全体指战员发扬了无私无畏的战斗精神，同我市全体人民并肩战斗，赢得了这场抗洪斗争的伟大胜利。你们这种不怕艰难险阻、助人为乐的精神是很值得我们广大市民学习的。为此，特向你们表示衷心的感谢!
我们决心在党中央英明的领导下，努力搞好灾后恢复建设工作，以实际行动报答你们的关怀，为实现社会主义现代化建设而努力奋斗。
此致
敬礼
湖北省××市人民政府
1998年8月
七、推荐信
推荐信是个人写给个人或个人写给单位、单位写给单位，用来推荐人才，以使对方采纳和接受的一种专用书信。
推荐信可分为自我推荐和推荐他人两种类型。
推荐信的内容由标题(可以写“关于推荐×××的函”、“推荐信”等)、开头(写收信单位或个人名称)、正文(被推荐者的基本情况+值得推荐的理由和事实+与被推荐者的关系)、结尾(“此致敬礼”)、署名和日期等几部分组成。
［范例］
推荐信
×××市总工会办公室负责同志：
我研究所新近研制了一种《工会办公室自动化操作系统》。该系统结合当前工会办公自动化新的特点和发展趋势，集操作、查询、修改于一体，操作方便，内容全面实用，是一套比较先进实用的应用软件。我所竭诚推荐《工会办公室自动化操作系统》并望派专人前往贵单位进行试用，检验其性能，购买与否，再行定夺。
祝
工作顺利
×××电子技术研究所
2002年8月8日
八、倡议书
(一)倡议书的概念及其作用
倡议书是工会组织为开展或推动某一活动或事业而首先提出某种建议，号召广大职工积极响应的一种文书，或者是全体职工首先提出建议的书面文件。
倡议书的内容一般由标题(一般只写“倡议书”三个字，有的也在标题中概括倡议书的内容，如“致×××××的倡议书”)、称呼(倡议对象的名称)、正文(发出倡议的根据、原因、目的和意义+对倡议的要求和期望+倡议者的决心和希望)、署名、日期等几部分组成。
［范例］
倡议书
全国职工同志们：
在全世界工人阶级团结战斗的节日——“五·一”国际劳动节的前夕，我们从祖国各地来到首都，参加全国总工会召开的劳动模范和先进人物代表座谈会。在京期间，我们受到了党和国家领导的亲切接见，听了中央领导的重要讲话，还互相交流了经验，深受教育和鼓舞。
党中央、国务院殷切期望工人阶级走在我国社会主义物质文明和精神文明建设的前列，充分发挥国家领导阶级的作用。我们一定不辜负党和国家的重托，认真学习贯彻党的十一届三中全会以来的路线、方针和政策，坚持四项基本原则，坚决抵制和反对资产阶级思想和生活方式的腐蚀，努力保持和发扬工人阶级的本色。我们要自觉地同先进缩差距，向科学要本领、拜行家作老师，深入持久地开展学赶先进、为四化立功的竞赛活动，积极为提高经济效益、发展社会生产力贡献智慧和力量。我们要在进行“两个文明”建设的实践中，把自己锻炼成为最有思想、最有组织性纪律性、最富于主人翁精神和献身精神、最肯努力钻研现代化科学技术知识的队伍。为了适应这个需要，我们在座谈会期间提出了八条守则，并倡议作为《全国职工守则》的内容，希望全国各地的职工要积极参加制订适合本单位特点的《职工守则》，经过职工代表大会讨论通过，公布实行。每个职工或每一个班组还可以制订出贯彻守则的具体规划，做到更加扎实地贯彻《职工守则》。我们希望全国各条战线的劳动模范、先进人物在这一活动中充分发挥表率作用。我们相信通过广泛制订和遵守《职工守则》的群众性活动，我国职工必将进一步提高觉悟程度和组织程度，为社会主义四化建设作出更大的贡献。
全国职工守则
(一)热爱祖国，热爱共产党，热爱社会主义。
(二)热爱集体，勤俭节约，爱护公物，积极参加管理。
(三)热爱本职，学赶先进，提高质量，讲究效率。
(四)努力学习，提高政治、文化、科技、业务水平。
(五)遵纪守法，廉洁奉公，严格执行规章制度。
(六)关心同志，尊师爱徒，和睦家庭，团结邻里。
(七)文明礼貌，整洁卫生，讲究社会公德。
(八)扶植正义，抵制歪风，拒腐蚀，永不沾。
出席劳动模范和先进人物代表座谈会的全体同志
×年×月×日