档案工作的原则及内容

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第391页（5155字）

一、档案的涵义

档案是国家机关、社会团体以及企事业单位在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等分类保存以备查考的文件和材料。根据我国的惯例和现实情况，一个比较科学的档案定义，应该包括以下四个要素：

1．指出档案的来源——说明档案是从哪里产生的，以及档案的形成原因；

2．指出档案的属性——说明档案是什么；

3．指明档案的特点——说明档案的基本性质是什么，以及档案区别于其他资料的主要特征；

4．指出档案的形态——说明档案是什么样的，以及档案范围包括哪些东西。

二、档案工作的基本原则

为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国工会档案工作，在工会档案工作不断发展的实践过程中，逐步地形成和确定了我国工会档案工作的基本原则。

我国工会档案工作的基本原则是：集中统一地管理工会全部档案，维护档案的完整与安全，便于工会系统各项工作的利用。

这一原则包括三个方面的含义：第一，确立了档案工作的组织原则和管理体制——集中统一地管理工会全部档案；第二，提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整和安全；第三，体现了工会档案工作的根本目的，规定了工会档案工作的主要标准——便于工会系统各项工作的利用。

集中统一地管理国家工会全部档案。这是我国工会档案工作的组织原则和管理体制。档案的集中统一管理，是社会发展到一定阶段的必然产物。我国工会档案实行集中统一管理，是以巩固和发展社会主义的经济、政治制度为前提和要求。社会主义国家，在生产资料公有制基础上和人民民主专政的条件下，工会全部档案成为国家的历史文化财富，这就是为工会档案的集中统一管理创造了可能性。同时，社会主义社会又需要充分利用档案来为它的经济基础和上层建筑服务，这就必须实行档案的集中统一管理，才能克服档案分散保存和各自为政所固有的局限性，更大限度地发挥档案的作用，以利社会主义事业。

在我国，工会档案管理的集中统一原则的内容，可以概括为以下两个方面：

(一)工会系统全部档案由各级档案机构分别集中保存，实行档案的统一管理。

各基层工会组织的档案，均由其档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存；各工会机关档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管；一切档案非依规定和批准手续，不得任意转移、分散或销毁。

自1959年以后，根据党中央的指示，逐步实行了党政档案的统一管理。一个机关里党委、行政、工会、共青团等组织的档案统一集中在一个机构保管；需要长远保存的党政档案，统一集中于各级档案馆。这是我国档案集中统一管理的特点之一。

(二)全国工会档案工作，由各级档案事业管理机构统一地、分层负责地进行指导和监督。

为了有效地实现工会档案的统一管理，不仅要把档案分别集中在各机关档案室和各级档案馆，而且要在全国范围内对档案业务工作进行统一的全面管理。一方面，全国各级工会机关档案工作机构和各级档案馆的工作，均由各级档案事业管理机构进行统一的指导、监督和检查；另一方面，各机关档案工作机构和各级档案馆，必须按照统一规定的基本规章制度和基本方法进行档案管理工作，不得各行其是。

维护档案的完整与安全。这是工会档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为工会档案工作提供必要的物质基础。维护档案的完整，有两方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，保证有关集中保存的档案不致残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。这两方面互有联系，互相作用。只有档案数量的齐全，才能保证档案的系统完整；只有切实地维护档案的系统性，才能为检查和实现档案数量的齐全提供科学根据，从而促使维护档案数量的完整。

维护档案的完整与安全。有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，即保证档案管理的物质安全；另一方面，要保护档案免遭有意的破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

维护档案的完整与安全，是互有联系的统一要求。只有维护档案的完整，才能有效地保证档案的安全；散乱和丢失，则会造成档案的损坏和政治上的不安全。同时，只有维护档案的安全，才能保证档案的完整；档案遭受损失和破坏，则会有损档案的完整。维护档案的完整与安全，既关系到当前党和国家的现实利益，又关系到为了子孙万代留存历史文化宝藏，所以它是工会档案工作者肩负的重要政治责任和光荣历史任务。同时，也是所有工会档案工作者和一切档案利用者必须遵守的一项纪律。

“维护档案的完整与安全”，是对整个档案工作的要求。从一定的意义上说，整个档案管理都是在维护档案的完整与安全的工作。维护档案的完整和安全是档案保管工作的主要任务，也是档案收集、统计工作的重要任务之一，而档案整理和鉴定工作也直接有利于档案的完整与安全，就是档案的利用工作也必须在保证档案的完整与安全的条件下进行。由此可见，维护档案的完整与安全，是在档案工作中贯彻始终的一种要求。工会档案工作的一切管理原则、规章制度以至具体的技术处理工作，都必须贯彻这个要求。

便于工会系统各项工作的利用。这是检验工会档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。全部档案管理工作，最终都是为了提供档案给社会主义事业的各项工作利用。因此，便于工会系统各项工作的利用，便成为工会系统档案工作的出发点，并且支配工会档案工作的全过程。整个档案工作的好坏，也主要应从是否便于利用去验证。从这个意义上说：“便于工会系统各项工作的利用”，是工会档案工作基本原则中一个最重要的方面。

工会档案工作者必须牢记工会档案工作的目的，明确衡量档案工作的主要标准，才能较为妥善地处理工会档案工作内外关系中的各种矛盾，把工会档案工作做得更有成效。便于工会系统各项工作的利用这一思想，必须贯穿在工会档案工作的各个方面和工会档案管理的各个环节中。工会档案管理的有关制度如何确定，业务工作怎样进行，比如收集什么档案，怎样收集，对档案怎样鉴定、整理、保管和统计，怎样检索以及如何组织档案的利用工作，主要为什么服务，如何提供等等，所有这一切工作，都应该从当前和长远利用档案的需要与方便着眼，并以此为主要标准去检查档案工作的结果。

我国工会档案工作基本原则的这两方面的思想内容，互相联系，互相作用。只有实行档案的集中统一管理，才能切实地维护档案的完整与安全，从而便于工会系统各项工作的利用。实行档案中的集中统一管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于工会系统利用档案；要做到便于利用，必须实行集中统一管理和保证档案的完整与安全。从这一相对的意义上，也可以说集中统一管理和维护档案的完整与安全是手段性的，便于工作中利用档案是目的性的。没有集中统一管理和档案的完整与安全，就没有便于利用的组织保证和物质基础；离开便于工作的利用，实行集中统一管理和维护档案的完整与安全便失去意义和方向。所以，应该全面地理解和贯彻执行档案工作的基本原则。

综上所述，我国工会档案工作的基本原则，是一个辩证统一的有机整体，具有丰富的思想内容。它作为工会全部档案工作的最基本的原则，影响和决定着工会档案工作各个环节的一切具体原则和方法。在工会档案工作中，必须始终遵循这个基本原则，才能使工会档案工作正常地进行，健康地发展。

三、档案工作的主要内容

工会档案工作，从广义上说，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作、档案外事工作，所有这些都属于档案事业。通常所说的档案工作，是指基层工会档案室及档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法，为工会事业服务的工作。工会系统档案工作的基本内容包括以下八项：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索、利用、编研。

具体工作内容为：

(一)档案收集工作。即对工会需要归档的案卷进行接收。各工会机关在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由工会办公室或文书工作人员整理立卷，定期移交给档案室集中保存。在文件归档过程中，工会办公室应对文书部门或文书工作人员进行协助和指导。

(二)档案整理工作。即区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列和编制案卷的目录。

(三)档案鉴定工作。即甄别档案的保存价值，挑选有价值的档案继续保存，剔除无需保存的档案予以销毁。

(四)档案保管工作。主要包括：

1．档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

2．档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护。

3．保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

(五)档案统计工作。其内容包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用情况的登记，以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。以上可概括为档案的基本登记和综合统计两部分工作。

(六)档案编目和检索工作

1．档案编目工作，即进行检索系统的建立，以及检索工具的组织和积累。

2．档案检索工作，即根据利用者和管理的需要，通过目录、索引等各种检索工具，从庞大的档案群体检出所需要的档案。

(七)档案利用工作。其内容包括介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分，通过提供档案原件、复制品或综合档案内容编写书面资料等各种方式，为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。

(八)档案编研工作。其主要工作内容大体上可以分为三个方面：

1．熟悉与研究档案内容，编写参考资料，如大事记、组织机构沿革、统计数字汇集和专题概要等。

2．汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料。

3．以馆(室)藏档案为基础，参与历史研究和编史修志，撰写有关的文章和着作。

工会档案工作内容和环节的以上划分，只是相对稳定的。我国工会档案长期以来，通常称档案工作为“六个环节”。但近些年来，档案材料的编目和检索，编辑和研究工作，日益趋向分立和充实。随着工会档案管理现代化的发展，还将对工会档案工作的结构内容产生新的影响。