会前的准备工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第425页（4882字）

工会各种办公会议的组织和管理是现代工会办公室的一项日常重要工作，在工会工作中具有特殊的地位和重要的作用。

从组织管理过程来说，会议通常包括：会前准备工作、会中服务工作、会议保障工作、会议文书处理和会后工作几个部门内容。

会前准备工作又包括以下四个方面：

一、发会议通知

会议通知一般采取书面形式，分标题和正文两部分。

会议通知的标题内容包括三个要素：召开会议的单位、会议的名称、发文号。

会议通知的正文应具备七个要素：会名、会期、开始时间、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。

工会大中型会议，如各种代表大会的通知，要编发文号。一般性的日常工作会议，可只写“会议通知”，不编文号，召集会议的单位落款应在通知正文下面，并注明年、月、日。正文应写明何单位、何时、何地、开何会议，会议的目的、期限、内容、日程，与会人员应做哪些准备，报到时间、地点，是否可带随员、车辆等等。另外，会议的住宿、膳食安排、携带文件或其他特殊要求，也应视需要写入。

工会办公室文秘工作者写会议通知一要注意内容明白、清楚，力求不产生歧义；二要全面、周到，没有漏项。对于那些用电话或其他形式发出的会议通知，也要写出书面通知底稿，防止电话通知时遗漏项目。对于参加会议的人员范围、出席对象、职务，都要写清楚，切忌含糊不清。会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期，重要的可以作为急件及时递送，避免误时误事。如果是代表会议，在发出通知之前，还要代表分配名额、各方面的比例、代表条件和产生的方法等，专门发通知。会议通知可将会议的有关票证一起附上，如入场券、汽车通行证等。但发票证时应有必要的机动数，以解决不可预见的临时需要。重要会议在通知发出时，还应准备好代表座次、住宿房间，就餐安排、乘车号码、编组名单等事项。这些安排好的事项能随通知附上就一起发出；不能一起发出，最迟要在会议参加者报道时通知他们。

有时，在正式通知之前，可先发预备通知，以使与会人员，特别是担任一定职务的同志提早安排好本部门的工作。

通知的正文下面，要注明联系电话，联系人姓名，有的通知要加盖公章，有的会议已事先下发了一些文件，或需要与会人员自备某些资料，应提醒与会人员携带；有的会议要索要照片，以便制发证件，这也要提前通知。

工会重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议人员联系，检查通知是否已收到，了解对方能否出席会议。特别是会议中的关键人物，尤其应该重视。

对于重要的会议通知，工会办公室文秘人员还应拟草稿报领导审阅。

在时间紧急的情况下，发会议通知可采用通知、电报等方式。多数情况由组织会议的秘书部门直接通知与会单位，有时也可层层通知。如某省工会要召开全省地(市)、工会主席会议，省工会办公厅通知各地(市)工会办公室，地(市)工会办公室再通知所属工会主席。

发出会议通知的时间，要尽量早些，以便与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场。有的会议有规定的时间，如职工代表大会的通知要在报到前2周发出。当然，对于一般的会议则没有必要过早通知，以免情况发生变化。

做好此项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情，如领导、委员、代表们的通讯地址，工作单位，住址等难免发生变化，要注意及时更正。

二、与会人员编组

工会召开大型会议，在确定了与会人员名单之后，要对与会人员进行编组。编组名单最好随会议通知下发，最晚要在签到前发到与会人员手中。

编组的基本方法有两种：

(一)按地区编组，如省总工会召开会议，可一个地区(或县)为一组；

(二)按专业编组。可按工业、农业、水电、财贸、文教、卫生等专业分别编组。

具体采用哪种方法，可根据会议情况和领导指示确定。代表大会，多是以区域为单位组成代表团，代表团内再根据需要按地区和行业编成若干小组。一般大会也是以区域或行业为单位编成若干小组，如工委扩大会，常编为城区组、工业组、教育组等等。

不管哪种办法，都要方便、灵活，便于消化会议内容，有利于与会人员深入领会会议精神，每组都要安排召集人或组长，还要安排记录员和联络人员。

编组的目的，是为了进行小会活动，分组讨论问题。大会中间常常需要穿插小会，或者说小会是整个会议的重要组成部分，大会的许多具体工作要靠小会去完成，许多具体问题需要分组进行讨论研究。

对领导的编组，应注意两点：

1．某些同志为了有利于问题的讨论要求编到某个组去，应当予以适当照顾；

2．应将负责某项业务的一些同志分散到各组，以达到广泛沟通、推进工作的目的。

会议编组，工会办公室文秘人员只属于提供意见，做具体组织的工作，与会编组名单要经工会领导最后审定。

三、布置会场

会场布置也是一门学问。不同的会议，会场布置要求有不同的形式，主要是能反映会议的中心内容。如，职工代表大会会场要求庄严、隆重；车间工会会场要求朴素、大方；庆祝大会会场要有办喜事的气氛，但又不能显得庸俗；座谈会会场要显得气氛和谐；报告会会场一般要求简单朴素；例会的会场，一般则是固定的，根据会议的需要，会场可布置为方形、长方形、马蹄形、圆形、八角形、山字形等等。

会场的布置也包括场地的划分以及进场退场的路线。人数很多的大型会议，如体育场、露天广场上召集的会议，应有会场平面布置图。总之，会场布置要力求简单大方，便于开会就行，不要讲究排场，铺张浪费。

一般来说，会场的布置包括横幅、坐席、摆设、主席台、听众坐席和会场内外安排等。会场横幅要简练明白、确切地表现会议主题，字体庄重秀美，底衬要鲜明、大方。会场摆设要庄严、整洁，装饰性的标语、字幅、画幅的大小多少要适当，主席台前可摆上几盆花草，给人以舒畅之感。主席台的安排应根据会议性质、规模来确定。一般大型会议都要设主席台，与听众坐席成面对面的形式。代表会、报告会、动员会等可以设讲台，讲台一般设在主席台前方，面向坐席，既便于报告人、代表等发言，又便于主席团主持会议。如果不设讲台，报告人在主席台上自己的位置上讲话也可，代表发言可安排在主席台的一端发言。

另外，要注意设置一些标记牌放在桌上，以表明哪里是主席台(包括会议主持人的位置)，哪里是代表席，哪里是列席人员席，哪里是记者席等等。还要注意根据会议需要悬挂旗帜徽牌、横幅等等。

此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、茶水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安措施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。

中型会议的会场，一般也可以设主席台，但要离听众坐席近一些，也可以在听众座位的前排中间摆一个主席桌。这样，可以接近与会者，达到民主讨论、感情交融的目的。

小型会议，如班组成员交流会、劳模座谈会等，可以不设主席台或主席桌，会场的摆设一般灵活多样。具体采用哪种形式，应视情况而定。

四、排列座次

召开会议，特别是大、中型会议，为了适当分配优劣位置，让与会人员有秩序地舒适地开好会，应给每个与会人员排列座次。

会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，因此要合理地排列。各类大型的代表大会，可考虑按笔画排列先后。先按代表团(或地区)名称的笔画排列大的座次区域，再按代表小组(或地区)排定小的座次区域，然后按人名的笔画逐人排列(也可以不分区仅按笔画排列)。采用这种方法时，应注意以下几点：

1．代表团的座次尽量不要横宽而要适当的直长，这样，就可使一个代表团具有从前到后的若干排座次。

2．候补或列席代表的座位，应排列在正式代表位置后边，如果列席人员较多，也可安排在两边。

3．对一些老、弱、病、残代表和代表团组的主要负责人，可予以照顾，排在便于出进走动的位置。排列座次，还可根据具体情况，采用其他方法。座次排定后，应报领导审定。

凡是固定座次，应在出席证和签到证上标明座号，或者在会议桌上摆设名签，并同时印制“座次表”发给与会人员，与会人员第一次入场时，会议工作人员应做适当的引导。

另外，排列座次，没有固定的模式。在保证会场形状美观、气氛协调的情况下，可以自由选定。座次排好后，应经各级领导审定。如果有人对座次提出意见，工作人员应报请领导考虑，不能擅自处理。

五、制发会议证件

一般来说，大型的重要会议须制发会议证件，以便证明与会人员身份，保证会议安全及会场秩序，统计到会人数。此外，还可以便利工作，留作纪念等。

证件一般分为代表证、出席证、列席证、来宾证、旁听证。另外，还有工作证、记者证、出入证等等。

代表证发给会议的代表和候选代表。出席证发给会议的出席人员。列席证发给列席会议的人员。来宾证、旁听证发给特邀的参加会议者，两种证件起同样的作用，不同之处是来宾证在名称方面更郑重其事，一般用来发给特邀参加会议的国内外贵宾。工作证发给全体会议工作人员。出入证发给与会人员所带随员；一般情况下，不能出入会场。记者证发给采访会议的摄像、摄影记者和文字记者。会议证件制发要依具体情况灵活掌握。有的会议无需证件，会议通知即可代替；有的会议只需发入场性质的证件，如形势报告会；有的会议需要制发证件卡片，如专业会议；有的会议则不仅需要制发证件，而且要贴本人照片，加盖公章，甚至还要采取其他一些防范措施，以保证会议安全。证件的制发要简明、美观、实用。