会议文书的处理工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第442页（2312字）

一、会议文书工作的特点

工会办公室会议文书工作，一般包括文件的收发、运转、催办、拟办、缮印、立卷、归档等内容。它是工会办公室会议工作的重要组成部分，会议文书工作是会议文件的撰写、处理与管理等项工作的总称。它承担着把会议的指导思想和目的见诸于文字的重要任务。从会议的准备文件，到会议的主题报告以及会议形成的最后文件，都体现着会议的指导思想和目的，反映着会议的全部成果，并为会议精神的贯彻落实提供依据。因此，工会办公室会议文书工作是一项政治性、技术性、事务性、时间性都很强的工作。此项工作的好坏，直接关系到党和国家有关方针政策的能否贯彻执行，也关系到会议的效率和质量。

工会办公室会议文书大致有如下六种：

(一)主题文件

主题文件是阐明会议目的、要求的文件。它可以是领导人的报告、讲话，也可以是计划、决议草案，还可以是章程、制度。反映会议主题的文件可以是几件，也可以是一件。这些文件一般要在会前准备好，会中讨论、修改、通过。

(二)辅助文件

这类文件包括面很广。围绕主题的讨论发言、有关领导的讲话、传达与会有关的文件、材料；围绕主题的摘录与汇编，统计数据、信息动态等。

(三)决议文件

主要是决议与决定，此外还有公报、公告、通知、纪要等，一般在会议后期撰写，并讨论通过。

(四)记录文件

包括会议记录和简报两类。

(五)事务文件

包括会议通知、日程安排、各类规章制度。这类文件对会议的管理作用，不可忽视。

(六)证件文书

包括记者证、工作证、代表证、列席证、通行证、选举证等。

会议文书工作一般由大会秘书组承担。要按照会议的进程及时撰写供用。

从会议文书工作的实践看，可以说它是工会办公室日常文书工作的浓缩。既具有一般文书工作的共同特征，同时又表现出自身的一些特点，主要是：

(一)时间上紧。召开一次会议一般只有几天或十几天，在较短暂的时间里，各种文件都需要起草、讨论、通过；

(二)变动性大。会议文件，尤其是主题报告、决议、决定等主要文件，往往需要经过几次，甚至十几次反复修改才能完成；

(三)政策性强。会议文件的内容必须符合党和国家的方针政策与法令，而这些文件一经正式通过，即以机关的名义报送或下达，从而产生“法规性”，对下级起着指导、约束作用。可见，会议的文书工作，不仅领导上应引起高度重视，严格把关，对出现的问题要负主要责任，而且从事会议文书工作的工会办公室的工作人员也必须十分认真的对待，决不能把它看成是纯文笔技巧，或写作水平问题，应付出艰苦的劳动，紧紧扣住会议的指导思想和根本目的，全面而高质量地完成会议文书工作的各项任务。

二、会议通知回执

即工会办公室向通知对象发出预告性通知时，要求对方就有关情况作出回复的登记表。回执通常与会议预告性通知同时发出。回执的内容一般是请被通知对象是否同意参加会议，计划参加会议的人员的姓名、性别、年龄、民族、职务或职称等以及计划返程的车、船、航班提前告之，以便会议及早作出安排。工会办公室在发出会议通知时，要特别对回执最迟返回的时间作出规定，如果被通知对象届时不将回执返回，即可将其视为不准备参加会议。

三、会议报到表

记载与会人员报到情况的登记表。属会议事务性文书之一。会议报到表可由会议组织者按照与会人员在报到时需要登记的项目设计印制。

四、与会人员回程票预定单

这是会议事务性文书之一，是会议为外埠与会人员办理回程票预订服务所使用的工作文书。在实际会议活动中，一般是在与会人员办理报到时将预订单交与报到人，请需预订回程票的人员按预订单上所列逐项填写，并在会议规定的时间交到指定的会议工作机构。与会人员回程票预订属会议特别服务项目。

五、会议收费报告单

会议事务性文书之一，会议收费报告单是会议就各项收费情况向与会人出具的收费一览表。会议在进行不同项目的收费时，都应出具可作为报销凭证的收费单据，这些收费单据是与会人员回到所在单位以后，办理报销手续的凭证。会议收费报告单是对会议收费情况作出报告的工作文书，不具有报销凭证的作用。