会议的保障工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第437页（5445字）

一、会议生活管理的内容和原则

会议生活管理是保证会议能够顺利进行的物质条件，它主要包括食宿、财务、医疗卫生、文化娱乐的管理等任务。在会议生活管理工作中，应该遵循以下几个基本原则：

(一)热情服务原则

会议工作人员在会议生活管理中，应该本着服务的态度，努力为与会者提供全面周到的服务。在工作中要热情礼貌，要时时处处为与会者着想，尽量满足与会者多方面的要求。

(二)遵守制度原则

会议所提供的一切生活服务，进行的各项生活管理工作，都必须在国家应该规定允许的范围内进行。

(三)保证安全原则

在会议生活管理中要精心组织，保证与会人员的饮食、起居、交通和人身安全。

(四)合理适度原则

一切要从实际出发，既要安排好与会人员的生活，又不要给与会者过多地增加体力上的负担。

二、会议的饮食管理工作

会议饮食管理工作是一项既重要而又很难做好的工作，处于会议生活管理工作之首。饮食的好坏对与会人员能否精力充沛、情绪饱满地参加会议影响甚大，因此，必须抽调得力干部，会同有关饭店、食堂组成饮食管理小组，专门负责饮食工作，要尽最大努力把饮食管理工作搞好。

会议的饮食管理工作，按程序可分为下面三个环节：

1．伙食预算；

2．饮食搭配与烹调；

3．餐厅服务。

餐厅要保证在与会人员就餐前把一切饭菜全部准备好，服务人员要提前把餐厅打扫干净，打开餐厅的门，并指定专人候在餐厅门前，引导就餐人员依次就座。有不同饮食习惯的少数民族人员和病号及需要特殊照顾的人员的就餐桌，要离其他餐桌稍远一点，或用屏风隔开，桌上要放置醒目的标志牌，如“回民席”、“病号席”等，以便寻找。

三、会议住宿管理

要在会前做好住房准备工作，提前一周或半个月向招待所或宾馆、饭店预定房间。预定房间之前，要统计好与会人员的级别情况，按照参加会议的人数、级别和上级的有关规定和标准进行房间的预定和分配。尽量选择交通方便、环境优雅安静、房间设备齐全的地方作为会议住地。分配住房时，最好按一个地区或单位划段分片，以便进行管理，并要照顾与会的老、弱、病、残人员，尊重少数民族人员和外宾的生活习惯。各与会单位负责人要尽可能安排在装有通讯设备的房间，以便随时和大会秘书处联系。房间预定后要逐间检查，及时调换不合适的房间。同时，在各个房间的门上要用标牌标出住宿者所在工作单位和姓名以便联系。房间准备完毕，要立即绘制一份清晰、便于查找的住宿安排总表，表明主要领导人和会议秘书处以及各地、各单位负责人的房间和电话，其他与会人员以及单位标出住宿房间即可。会议期间要组织服务人员，提供及时、周到的服务。

四、会议的财务管理

会议的财务管理是运用财务手段对会议活动实施监督的过程，是做好会议管理工作的重要前提。在会议财务管理工作中应该注意以下几个问题：

1．财务人员的配备。财务人员必须懂业务、会管理、精明干练，又要敢于坚持原则，认真执行有关的财务纪律。

2．会议经费预算的编制要从严掌握，实事求是，不得弄虚作假。编制完成应送交领导机关审核并报请财务主管部门批准。

3．会议开支现金报销必须严格履行规定的审批手续，执行现金管理和会计出纳制度。会议现金支出的款项必须是在会议经费预算中所开列的范围之内，专款专用，财务人员有权拒付一切不合理的开支。

4．会议费用结算时，对会议的各项支出，必须如实列报，请会议领导审核，报主管财务部门结算。如遇有超出会议经费预算的支出，必须申明正当的理由，对违犯财经纪律者应追究其责任。

5．做好会议用具和资产的管理工作。会议用具和资产主要包括会场、会议室及其附属设备，住宿用房及其附属用品，餐厅用具，会议工作人员使用的办公用品。这些用品和资产范围广、数量大、管理繁琐。属于租赁的，要配合租赁单位共同管理，可印发管理注意事项。对发给会议工作人员使用的东西，发放时要讲清使用和管理办法。会议结束时，要配合租赁单位及时回收、清点、丢失和损坏的要照价赔偿，本单位的办公用品也要清点并交回。

五、会议卫生管理

会议卫生管理是对会议期间的会议食品卫生、会场卫生、住地卫生、个人卫生和会议医疗保健的统称。会议卫生管理，直接关系到与会人员的身体健康，因此，必须建立健全各项医疗卫生制度，做好会议卫生管理工作。

六、会议交通管理

会议交通管理是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要，应引起会议工作人员的高度重视，否则就可能贻误会议的正常活动。会议交通管理的主要内容包括：会议车辆的调用(租用)；建立会议用车制度；会议用车的调度和驾驶人员的管理等。会议车辆的调用(租用)应严格遵循必要和合理的原则，按照国家的规定，大轿车的调用(租用)按参加会议人员平均四十人一辆计算，小轿车根据会议的规格和实际需要从严掌握，做到既保证会议用车，又符合节俭的原则。大会用车或大会工作机构用车要提前预定，并履行必要的审批手续。

七、文件保密

文件保密是指文件在印刷、传递、分发、保存、阅读、销毁、存档以及检查等运转过程中的保密，是会议保密的重点。文件保密的关键是制定严格的文件运转制度，把握文件运转的以下几个问题：

1．把住会议文件的印刷关。重要的高度保密的会议，一般不印发文件。需要印发的机密文件，必须在符合保密规定的印刷厂印刷。

2．把住会议文件的分发阅读关。密级较高的文件要严格控制分发阅读的范围，未经批准不得擅自扩大阅看人的范围。阅读密级较高的文件，需要在指定的场所进行，不得擅自带出，阅后必须迅速收回，不得复制、抄录、带走。对允许带走的文件，也一定要采取措施，保证途中安全。

3．建立严格的登记管理制度。对文件的制发、清退、销毁、存档等各个环节，都要指定专人负责，登记建账，一抓到底。特别重要的文件，要有两个以上的人负责，互相监督。要设置专门的文件存放室或保密室，室内设置文件柜或保险柜，并有专人看守，无关人员不得入内。

4．建立全面的检查制度，随时查补文件运转中出现的漏洞。检查中应注意：文件在各个环节上是否有误传、误放的地方；是否有文件长时间脱手、不负责任乱放的情况；是否有丢页漏页损页的情况；会场是否有文件遗失的情况；清退文件是否有遗漏的地方；销毁文件是否有漏销的地方等等。

八、会议技术保密

会议技术保密涉及的方面主要有：

1．无线电保密。无线电是指利用电波在空中传递信号的技术，它具有简便、迅速的优点，但也有保密性差、易被他人接收等缺点。目前，许多地方把无线电话筒作为会议的扩音工具，甚至用其传送秘密文件，以致造成泄密。因此，必须对无线电话筒的使用倍加注意。国家对无线电话筒的生产、销售和使用都有一定的规定和要求，工会会议组织者必须严格遵守这些规定，凡涉及到秘密内容的会议或不宜公开内容的会议，不能使用无线电话筒进行扩音和录音。

2．有线电话保密。有线电路利用导线传输信息，它的保密性虽优于无线电，但也存在泄密的可能，如市内电话、长途电话、扩音、录像等设备，使用不当都可能造成泄密。因此，密级较高的会议要对会议期间室内电话、长途电话的使用作出严格规定。

另外，微机作为一种多功能的电子设备，正日益成为办公设施的重要组成部分，对它的保密也应成为技术保密的一项重要内容。

九、会议安全保卫

会议安全保卫是会议工作的重要一环。主要包括以下几方面：

(一)会前筹备工作

首先，根据会议的规模、内容、参加人员来确定会议的安全保卫工作如何进行。一般来说，大型会议，如工会全国、省级代表大会，市县有相当规模的大会或内容十分重要、需要绝对保密的中小型会议，应进行保卫。会议的组织者应在会议确定召开日期后，立即通知会议所在地的保卫部门，如省、市(地区)、县或本单位安全保卫部门，由其负责保卫工作的具体事宜。其他一些中小型会议，如无特殊需要，可由会议组织者组织本单位保卫人员进行一般性的保卫工作。负责会议安全保卫工作的部门，要根据会议的要求制定保卫工作实施计划，并在会前安排好以下工作：与车站、机场、码头公安保卫部门取得联系，做好与会人员接送站的保卫工作；与会议住所的保卫部门取得联系，安排好会场、住所的安全保卫工作；与交通管理部门取得联系，安排好会议交通方面的安全保卫工作；与专门指定的印刷厂等取得联系，印制会议所需的各类证件。会前筹备工作要细致扎实，并要做好应付突发事件的准备，以保证关键时刻能迅速反应、妥善处理。

(二)与会领导的安全保卫工作

这是会议安全保卫工作的重点。要做好这一工作，既不应过于声张，制造过大的声势，以免给外界造成人为的紧张局面，形成思想压力；又不能有所松懈，以免造成不应有的损失。会议期间，与会领导的工作特点是：时间集中、活动频繁、接触面广。安全保卫工作应根据这些特点进行妥当的安排。首先，应了解整个会议期间领导活动的场所、时间、行车路线、可能接触的人员，做好安全保卫准备；会议开始后，要根据领导每一次活动的具体情况做出具体安排。在领导活动期间，保卫人员必须坚守岗位，提高警惕，密切注意会场及住地周围环境和人员的举动；同时，又不能干扰领导的正常工作和活动。此外，保卫人员应灵活机动，如遇紧急情况，要当机立断，妥善、果断地予以处理，事后及时向领导报告。

(三)会场的安全保卫工作

保卫部门在会前要对会场内外的环境和设施进行仔细的检查，并同会场辖地的安全部门取得联系，协同做好保卫工作。保卫部门的工作重点是维护好会场外围环境的社会秩序，对会场周围闲散可疑的人员进行必要的监督、盘查和清理，防止任何行为不轨的人员进入会场。如有参观、旅游或其他活动，要提前勘察行车路线和参观旅游地点，和交通部门取得联系，做好沿途和所到之处的安全保卫；还要与会议的后勤部门密切配合，做好对车辆的安全检查和行车安全的工作；在会议外出活动时，避免任何形式的交通事故发生。

(四)会议住所的安全保卫工作

保卫部门要加强对出入住所人员的证件检查，无关人员非经允许不得擅自出入。来访人员必须进行详细的登记，特殊情况下，与会人员会客要经有关领导批准。会议住所的安全保卫工作还包括饮食安全、防火安全、财物安全等。饮食安全要注意防止坏人投毒事件的发生；娱乐安全要注意防止意外事故的发生，如拥挤伤人，到险地游玩等；用电安全要注意防止使用不当而伤人；财物安全要注意与会人员携带的文件资料和大额款项，会议保卫部门应提供代管、代存服务，防止丢失。会议的安全保卫工作，应在大会秘书处的统一领导下进行。