会中的服务工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第429页（8344字）

一、会议签到

签到是指与会人员进入会场前，在签到处签名或交签到证，是与会人员到会时的第一件事，同时也是会中服务的第一项任务。其目的是掌握出席情况。依据不同的划分标准，会议签到的具体方法可以分为许多不同的类型。下面介绍几种常用的签到方法：

(一)簿式签到

会议工作人员预先要准备好签到簿，与会人员到会是让其在簿上签署自己的姓名，有的还需注明自己的职务、所代表的单位和团体名称，表示到会。这种簿子利于保存，便于查找关系，有纪念性意义。但只适用于小型会议或与会人员到会时间较为分散的会议。如较长时间的会议，要求与会人员提前一天或几天到会。一些大型会议，或与会人员到会时间集中，不宜采用这种办法。否则将会在签到处形成拥挤现象，造成秩序混乱，影响会议按时进行。

(二)签到证卡签到

就是将印制好的卡片预先发给与会人员，与会人员入场时交出一张卡片就行了。卡片签到也有两种办法：

1．签名的卡片，与会人员要在卡片上签上自己的姓名才能入场；

2．由卡片上的固定号码代表出席人的姓名。

重要会议使用的多是签名卡片，上面也印有证件号码或座次号码，这种办法可避免簿式签到易造成人员拥挤的弊端。

(三)会议工作人员代签

这种办法适用于小型会议。会议工作人员持有本次会议应参加人的名单，来一人计一名，随时可以知道到会情况，这种办法较为简单，完全不用麻烦与会人员，而且统计迅速。采用这种办法，会议工作人员必须认识本次会议的全部或绝大部分参加人，如果根本不认识或大部分不认识与会人，就无法采用这种办法。如果是富有纪念性意义的会议，为了保存与会人员亲笔签到的笔迹，小型会议也可以不使用这种办法，可让与会人员直接签名。

(四)印制座次表图签到(印有与会人员姓名和排座号)

即与会人员一边接受签到，一边在座次表上销号，这样做，随时可以知道到会人数与缺席人数及其姓名。这时应注意，印制座次表时，与会人员的座次安排要有一定规律，如从某号到某号是某地区(或部门)代表座位，将同一地区(或部门)的与会人员集中在一起，便于与会者查找自己的座位，能起到引导座位的作用。

(五)电子签到机签到

只要与会人员进入会场时把签到卡片送进签到机，签到机就会将姓名、号码传到机器信息中心，并把卡片退还本人，入场完毕，签到情况就会在荧光屏上显示出来。电子签到机在我国投入使用的时间不长，使用范围有限，但由于它具有快速、准确简便的特点，必将在不久的将来得到广泛的应用。

在不使用电子签到机的情况下，统计到会人员和缺席人名单有两个办法：第一，按排号的顺序整理签到单，少数工作人员就可以完成这一工作。但是，这种办法必须等到会同志大部分到会后才能开始工作，在会前只能统计到会和缺席人数，而不能很快提出缺席人的具体名单。第二，把座次表全图印出来(上面有排号、座号、人名)，一边接受签到，一边在座次表上销号。这样做，可以随时知道谁到会，谁未到会。与会者入场后，工会秘书部门要及时准确地报送出席和缺席情况，以便会议主持人掌握。

二、引导座位

日常的小型会议，与会的同志一般都有坐在会场中间的习惯。但正式会议需要与会者按照会前安排好的座位或区域就座。召开大中型会议，为了方便与会者尽快就座和保持会场秩序安静，都需要采取某种方式引导座位。比如，在会议厅召开的大中型会议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门或行业为单位集中就座，根据不同情况，有的也可采用对号入座的方式，无论采取对号入座，还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指示坐标或是工会会议工作人员引座，有的小型会议也需要工作人员在出席证和签到证上注明座号，如果证件上不注明座号或不发证件，可在每个会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员，与会人员第一次入场的时候，会议工作人员应做必要的引导，以便与会人员找到座次。否则，如果缺乏引导，会场就可能乱成一团，影响了大会的召开。

三、安排发言

会中发言是参加会议的人员表达自己意见的方法，也是与会人员的基本权利，体现会议的民主集中制原则，使领导能广泛听取与会人员的意见，集思广益。所以要尊重与会人员的发言权。但会中发言不是随意的，安排大会发言的决定权属于大会主席团的有关领导。但是，会议工作人员被委托先提出安排意见，供领导审定。

安排大会发言时，应当考虑以下几点：

第一，面要撒开，即照顾到不同地区的平衡，不能只安排某一地区或某几个地区代表发言，会议领导要广泛听取各地区代表的发言，才能全面地了解情况。当然，照顾地区间的平衡不等于各地区的发言人数一定相等。各地区发言代表人数的比例要与各地出席会议的代表人数的比例一致，出席会议的代表较多就多安排发言人数，出席会议的代表人数较少，就应少安排发言人数。

第二，注意主要领导与基层领导的平衡。高一级主要领导的发言，可能内容全面，政治性、理论性较强，而基层领导或做具体工作的同志的发言，可能内容具体，材料丰富、生动。把两者适当地穿插安排，会使发言生动活泼，效益更大。

第三，注意主题平衡。每人的发言都有主题思想。要安排符合会议总精神的主题，注意不要过分重复主题。总之，要使不相同内容的发言适当分开，使接下来的会议不致让人感到单调。当然，如果有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，最好还是把各方面的发言集中安排在一起的。

第四，安排发言要有广泛的代表性，或以地区、部门考虑；或以阶层、职业考虑；或以代表人物考虑，而这些都必须以服从大会总目的为前提。

此外，为了安排好大会发言，保证会议发言踊跃，会议工作人员还要做一定的促进工作。如透露领导意图，如需印发发言稿，应询问发言人的准备情况，并将发言次序和时间告诉他们。

四、会议记录

不论规模大小的会议都应有记录。会议记录包括两部分内容：第一部分是会议的组织情况，包括会议名称、届次、时间、地点、出席者、主持人等。第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的决议等。真实地记载会议的情况，客观反映会议的内容和进程，可以为日后分析研究会议内容提供依据。因此，工会办公会议记录是重要的文书档案材料，也是会议快报、简报、纪要的原始根据和重要素材。

会议记录方法可分为两种。一种是摘要记录。这种记录采用汉字直接记。各级工会机关的日常会议，一般用汉字做简要记录。但有的地方，有时对此类会议也作为详细的记录。另外一种方法是详细记录，要求有言必录，包括发言中的插话等，都要详细记录在案。这种记录有的采用符号速记，有的使用录音(录像)设备，会后根据录音(录像)整理记录。也有的是速记和录音(录像)二者兼用。但有些会议不宜录音(录像)，就只能运用速记，详细记录一般适用于特别重要会议。对高级领导的重要发言，应当作速记记录或录音(录像)，以便做好传达和文献保存工作。

会议记录要求真实、准确、完整，不得随意增删改动，特别是速记，更要忠实原话，保持风格，段落清楚，文字准确。

会议记录是一项政治性强、技术性高的工作。作好会议记录应该做到以下几点：

1．使用统一标准的会议记录本。各页都应有：会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(原因)、会议主持人、记录人、会议内容等项目。

2．会议记录要真实、准确、完整，不得随意增删改动。

3．用速记符号记录的，要及时整理，防止遗忘。

4．会场记录人员的座次安排要适当。既要考虑听清台上的领导讲话，又要考虑听清台下群众发言，尤其是座谈会，记录人员要能听清全场人员的发言。

总之，会议记录要求真实、准确、完整。能否做好会议记录，不仅要求记录人员有认真、负责的精神，而且要求记录人员有一定的秘书工作的专业知识和实际训练。会议记录人员还必须熟悉会议的情况，明确会议的宗旨和基本精神，否则不可能迅速地对会议内容做出完整准确的记录。

五、组织分组讨论

召开大中型会议往往有许多问题需要在小组中进行讨论。小会常常穿插在大会之间进行。有很多议题一般是先经过小组充分酝酿和讨论，然后才拿到大会上通过。因此，可以说小会是大会的基础和补充，大会是小会的继续。分组的办法各有不同，可根据实际情况而定。可以按地区分组，将同一地区的代表集中到一组；也可以按部门分组，将同一部门的代表集中到一组；还可以按问题分组，将熟知某个问题的代表集中到一组。每种分组的方法都有自己的优点，例如，按地区分组可以集中反映各地区代表对问题的讨论意见。按部门分组可以集中反映各部门的意见。把熟知某些问题的代表集中一组，可以使问题讨论得更深刻。分组讨论具体采用哪种方法，可视会议具体情况而定，各组都要确定好召集人和记录员。为保证讨论质量并及时传递讨论意见，可以把会议工作人员分派到各组，帮助引导讨论，了解各组讨论的进展情况，并在大会主席团和各组之间传递信息。发现好的方法应及时推广、交流，好的意见要及时反映，以便各组之间能相互学习，彼此取长，共同提高会议质量。

六、编收会议资料

会议记录是会议的如实记载，是编写简报、整理会议纪要的基础工作。现场记录十分紧张，字迹很不清晰，有时又用速记，如不及时整理，有些问题就很难搞清楚。整理记录，先要复原简化了的语句，再用规范化的语言，但不能更动原意。

整理会议记录以后，就应当编写简报。编写简报是为了交流情况，反映问题，推动会议发展。会议简报应迅速及时地由大会秘书处编发。简报的内容要集中、突出，能反映会议的精神；文字要简短扼要。

有些会议采用“快报”的形式。“快报”是简报的提要，要求以更为凝练的语言，反映实质性的问题。快报的特点是“快”，上午的问题，下午就能反映出来。快报的送达对象是少数领导人。领导事情多，时间少，看快报可以及时掌握会议进程，及时指导。这是向领导反映情况的好形式。领导讲话，会议快报，简报及其他会议资料，需要在会中分发，所发文件或资料，如属要收退的，应当在文件右上角写上收文人姓名，收文时要登记，为收退工作创造便利条件。在会中发问，除直接对与会者发文外，一般性的文件资料，还可在会场每个座位上摆放一份，也可在入场时，由会议秘书工作人员在入口处依次将文件资料发到每位与会者手中。

会议文件资料、简报、快报的撰写印制与日常文字工作要求不同，主要是时限性要求较高，会中每天的新情况往往限定秘书工作人员必须在当天夜间编印出来，第二天分发到与会者手中。

会中收集资料必须准确、快速、全面。通常采用的办法，一是把秘书工作人员分派到各小组，将有关情况随时加以收集整理；二是请与会者将新建议、新思想及新情况整理成书面材料，送交有关资料人员。更值得注意的是，在一天或是一个阶段的会议工作完结后，秘书工作人员要及时集中，先将收集到的情况进行综合分析，然后指定专人加以整理。由于文件资料的印制常常集中在夜间，因此，对于较长时间的会议，往往需要组织专门的校印人员，为了保证质量和时限，校对人员一般应做到“一校一读”(即两人先对照原稿唱校一次，再一人细看一遍)；重要文件资料应坚持“两校一读”；特别重要的还应坚持“两校两读”。同时应确保印校人员与主校人员的联系，以便及时解决校印中出现的问题。

七、安排候会

候会制度是会间的重要制度之一，有些会议议题繁多，但并不是要求每位与会者都要参加每个议题。一些与前一议题无关但必须参加后一议题的与会人员，会议工作人员要为他们安排候会。安排好候会，一是要选择合适的候会地点，候会地点一般不要里会场太远，否则当这一议题结束、下一议题开始时，候会人员难以及时赶到会场，耽误会议进行。二是要掌握好候会的时间，不要让候会者等太久。要及时通知候会人员会议进行的情况，前一议题结束，要立即通知有关参加下一议题的候会者，不要耽误时间，影响到会。安排好候会不仅是为了保证会议有条不紊地进行，提高会议质量，保证会议效果，更重要的是有些重要的议题需要保密，讨论内容只能限制在一定的范围内，不是让每一位与会者知道，做好候会工作，使与该议题无关的人员不参加讨论，可以避免会议内容不必要地扩散，防止泄密。

八、内外联系

会议进程中，经常有些临时性事务，需要会中秘书工作人员办理。比如与会领导批办文件要转送有关部门，会外有的部门或秘书有急件呈送与会领导，或者需要请与会同志接电话。这些事情都应由有关工作人员作为中介人负责办理或协助办理。有的人员与前面议题无关，但需参加后面某一议题的汇报、讨论，要安排他们提前到达会场，一边休息，一边等候，当研究与他们有关的议题时，秘书工作人员要及时请他们进来。开大中型会议时，会议秘书工作人员可以借助广播或呼叫机等现代手段进行会议内外之间的联络。如机密性较强的会议，应事先规定一些暗语和代号进行联络，以免将通知内容送出去，造成泄密。

九、处理临时交办事项

会议进程中，可能发生一些出乎预料的临时变动，比如调整议题，增加与会人员及其他特殊情况，会议秘书工作人员应当根据领导的指示和实际情况，采取应急措施，妥善予以解决。

(一)住会与住会服务

会议组织者以集中安排与会人员住宿的形式而召开的会议。凡以住会形式召开会议，除要编造专门的会议经费预算，选择适当的住会地点以外，还要组织专门提供住会服务的工作机构。

安排住会的会议，在会议住地应向与会人提供必要的服务。这些服务项目包括：为每个与会者合理安排房间；根据国家规定的会议伙食标准安排和调剂伙食，并照顾不同的民族习俗；介绍住地内各种服务设施的位置和使用方法；提供必要的阅报、通讯、用车、购物和个人卫生服务；为与会人员个人贵重物品提供必要的保管手段；对与会人员的来访客人提供必要的接待、引导和传呼等。

(二)会议值班

会议值班，是会中服务的一项重要工作，是大中型会议和小型重要会议工作不可缺少的环节。值班室实行昼夜值班，在会议秘书处或秘书组领导下，负责会议承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作。其具体任务主要有以下几项：

1．根据会议有关领导的指示精神，将有关会议事项传达给与会代表小组或与会人员；

2．向会议领导及时反映会议进展情况、会议临时出现的特殊情况以及与会同志提出的请示、要求和意见；

3．负责接待前来询问有关事宜的与会同志，答复或向有关部门传达他们提出的有关问题；

4．同会场管理人员、门卫、后勤及各有关工作机构建立密切联系，协调有关工作机构之间的关系；

5．发会议通知，值班室接到会议领导关于进行某项活动的指示后，首先应认真核实清楚时间、地点、内容、参加范围和其他要求，然后发布通知，应先通知有关单位，作好充分准备，比如会务、保卫、后勤、文秘等，之后再通知与会同志。常用通知办法：一是用电话通知各组召集人或其秘书；二是发布书面通知；三是在与会同志必经的显眼之处，张贴开会通知。比较重要的活动，以采取前两种办法为好。

(三)会中服务的要求及注意事项

会中服务是在会议进行中的服务，是在情况不断发生变动中的服务，这就是对秘书工作人员提出了特殊要求，因此，会中服务人员，特别应当注意到以下几点：

第一，服从统一领导。作好会议服务工作要有统一领导，以便协调工作人员之间，各工作环节之间的关系，尤其是一些大型会议，会议工作人员数量很多，而且来自不同地区不同的部门，如果缺乏统一领导，各行其是，各自为政，就会形成一盘散沙，难以为会议的总目标服务，甚至互相推委、扯皮，发生碰撞，产生矛盾。因此，会议工作必须实行统一领导，严格纪律，做到一切行动听指挥，重大问题由领导统一作出决定。会议工作人员必须严格执行，不能自作主张，各行其是。

第二，要把工作目标和会议的目标统一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互相制约，并且处于运动状态的有机统一体，秘书工作人员既要清楚自己在会中担负的职责，又要了解会议服务的整体要求，既要相对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，以便充分发挥整个会中服务系统的作用。

第三，严格要求自己。会场服务工作，比较辛苦，工作量大。所以会议工作人员要严格要求自己，克己奉公，以会议工作为重，保证会议能够顺利进行和提高会议的质量。在会议服务工作中还要热情周到、耐心、文明、主动，这些是会场工作中的基本要求，会议工作人员要按照这些要求去作，保证会议取得圆满成功。

第四，要尽可能地熟悉与会同志的相貌及特征。这在会议进行中对传递文件、作会议记录、传呼电话和谨防冒名顶替等，都极有好处。

第五，增强保密意识。一些重要的会议，密级较高，会议的文件材料、信息都属国家机密，会议工作人员在工作中难免要接触这些机密，这就需要会议工作人员增强保密意识，时时处处不能疏忽大意。文件材料要按规定收藏好，传递信息时，也要注意措施得当，不得有丝毫大意，防止泄露机密。