涉外宴会的组织

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第612页（3203字）

宴请是外事工作中常见的交际活动形式之一。工会办公室根据工作需要举办宴请活动通常根据活动目的、邀请对象、活动经费等因素而定。各国宴请都有本国、本民族的特点和习惯，这里介绍几种常见的宴请形式：

一、要会

宴会按规格分为：国宴、正式宴会、便宴、家宴。按举行的时间分为：早、午、晚宴。一般来说，晚宴较为隆重。

(一)国宴、正式宴会。国宴是为国家庆典而举行的宴会，因而规格最高。宴会厅内悬挂国旗，乐队演奏国歌和席间乐。席间安排致辞和祝酒。正式宴会除不挂国旗、不奏国歌、出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。有时正式宴会也安排乐队演奏席间乐，通常席间也安排致辞和祝酒。宾主按身份排座次入席。宴会对餐具、酒水、菜肴道数、餐厅陈设、招待员的装束、仪表都要求严格。通常菜肴包括汤和热菜(中餐一般四道，西餐二或三道)，另有冷盘、甜食、水果。外国宴会餐前先上开胃酒。开胃酒有白葡萄酒、马丁尼酒、苏格兰威士忌加冰水(苏打水)、金酒加汽水(冰块)等，另上啤酒、水果汁、番茄汁、矿泉水等。席间一般不上烈性酒，尤其是白酒。餐后在休息室上一小杯烈性酒，通常上白兰地。我国的宴会通常是，如有条件，餐前在休息室进行简短叙谈，上茶水或矿泉水。如无休息室可直接入席。宴席间一般上葡萄酒或烈性酒、甜酒和啤酒以及水果汁、矿泉水等。餐后不再回休息室亦不上饭后酒。

(二)便宴。即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴。宴会形式简便，可不排座次。席间不安排乐队演奏，无正式讲话，菜肴道数没有统一规定。便宴较随便，主客人易于接触和交谈。

(三)家宴。即在家中设宴招待客人。西方人喜欢采用这种自由、亲切的形式，以示亲切友好。家宴通常由主妇亲自下厨烹调，家人共同招待客人。通常家宴由主人口头或电话邀请。客人通常送主妇一束鲜花或一件小礼品，以示谢意。

二、宴请活动的组织工作

(一)确定宴请目的、邀请原因和对象、形式以及时间和地点。宴请的目的多种多样，如为展览会开幕、闭幕，某项合资工程动工、竣工，工商企业周年纪念日等等。有时是为某一事，有时是为某一个人。

邀请名义和对象主要看业务活动的需要和主客双方的身份。身份低使人感到被冷淡，但过高无必要。一般来说，主客人的职务和专业基本相当、对等即可。

要根据宴请的性质、主宾的身份和国际惯例考虑邀请哪些人，然后草拟邀请名单。

宴会安排何种形式，主要取决于宴请的目的和经费。一般来说，人数少、规格高的宴请以宴会为宜，人数多则适宜酒会或冷餐会。

宴请时间应对主、客双方都合适。事前可先征询主宾的意见。注意避开禁忌的日子和时间。例如，有基督教人士不要选十三号，更不要选在十三号、星期五。如有伊斯兰教客人，斋月里宴请时间应定在日落后举行。宴请地点则按活动性质、宴请形式、主人意愿及实际条件而定。

(二)订菜。宴请的酒类应根据预算标准、活动形式和宴请规模来订。选菜应考虑客人的喜好和口味，无论小型或大型宴会，菜肴道数和酒类数量要适中。有些名贵海味，如海参，并非所有外宾都喜欢。在地方上，招待外宾宜选用有地方特色的食品及本地产名酒，不宜到处都用茅台酒。

目前各国礼宾工作趋向简便。工作餐、酒会、冷餐会因省时、省钱、省力而被广泛采用。我国的礼宾和宴请工作也在改变，总的原则是不铺张浪费、不摆阔气，经济实用。

(三)发邀请及请柬格式。在各种宴请活动中，正式宴会一般都发请柬，这既体现主人对宴请活动的重视，还可起备忘作用。便宴可发可不发请柬。家宴、工作餐一般不发请柬，可口头邀请或电话联系。

请柬内容包括宴请形式、举行时间和地点、主人的姓名或单位名称。中文请柬行文不用标点符号，人名、单位名称和宴请活动名称都用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名(请柬信封上写姓名)(国际上习惯对夫妇两人发一张请柬)，邀请人姓名或单位名称放在落款处。小规模宴请，人数少，请柬可用手书写；大型宴请活动，请柬可印制，也可手写，如手写，字迹要清晰、美观。中外文请柬格式与行文差异较大，外文请柬应按外文格式和行文要求书写。

(四)席位安排。正式宴请一般都排座位，也有只排部分人席位，其他人只排桌次或自由入座。大型宴会一般安排专人引座，以免混乱。无论是否排席位，都应在入席前通知出席者。

(五)中西餐具。无论是中餐还是西餐，餐具都要清洁、卫生。桌布、餐巾都应整洁，玻璃杯、酒杯、碗碟、筷子、刀叉都应洗净擦亮。餐具要准备足。

三、招待会

招待会是一种不备正餐，不排席位，参加者可以自由活动的较为灵活的宴请形式，常见的有：

(一)冷餐会(或称招待会、自助餐)。其特点是不排席位，站立而食。有的设小桌、椅子，自由人座进食。冷餐会可在室内举行，也可在花园或院子里举行。可设小桌、椅子，自由入座；也可不设座椅，站立进食。招待会规格可高可低。举办时间一般在中午十二时到下午二时，下午五时到七时左右。这种宴请形式适宜大型交际活动，宾客随意接触和交流。

(二)酒会，又称鸡尾酒会。其特点是以酒水为主，略备小吃。不设座椅，宾客随意走动。酒会举行的时间比较灵活，中午、下午和晚上均可。主人往往在请柬上注明酒会可能延续的时间，通常两个小时左右。冷餐会和酒会开始和结束时，主方人员常列队于餐厅门口迎送，因此，不宜过早、过迟到达。结束时，需待主要客人离开后，方可退席。鸡尾酒是用多种酒配成的混合饮料。酒会上不一定都用鸡尾酒，配制的酒类品种可以很多，并配以各种果汁。酒会上不用或很少用烈性酒。食品多为三明治、面包托、小香肠、炸春卷等各种小点心。宾客用牙签取食。饮料和食品都由招待员用托盘端送客人面前或部分放在小桌上。

(三)茶会，顾名思义是请客人品茶。因此对茶叶、茶具的选择都比较讲究，宜选择有地方特色的。一般选用陶瓷茶杯和茶壶。中国的茶叶和陶瓷种类很多，可根据需要选用。茶会通常设在客厅，不用餐厅。厅内设茶几、座椅。茶会是一种简便的招待会，不排座次，客人随意就座。茶会上有时备有小点心或地方风味小吃，有时也备咖啡供宾客选择，外国人一般爱用红茶。茶会一般在下午四时左右或上午十点左右举行。

(四)工作餐。这也是一种非正式宴请(有时参加者各自付费)，其特点是利用进餐时间，边吃边谈问题。现代人们生活节奏加快，工作餐省时省钱，普遍受到欢迎。如企业专业人员在访问或考察时间经常用工作餐。为了便于交谈，工作餐往往设有长桌，双边工作餐一般安排席位，长桌坐位排法与会谈座位安排相同。工作餐早、午、晚都可安排。欧美人餐前后备有咖啡，日本人备有茶水或咖啡。