销售与收款循环业务流程

出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第930页（6335字）

(一)证实订单和流程审核

企业的销售预收款循环始于客户提出的购货订单，企业的销售部门订单后，需要首先应被送到企业的信贷部门办理批准手续。对于赊销业务，信用管理部门应根据企业的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。企业应对每个新顾客进行信用调查，包括获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告。信用管理部门的有关人员应在销售通知单上签署是否予以赊销的意见后送回销售部门，批准必须由经信贷部门经理或其他被授权人签字同意的书面证实才有效。

设计信用批准控制的目的是为了降低坏账风险。企业应分别原有客户和新客户进行审查：

对于企业的原有客户，应考察过去的成交记录，确认其是否具有良好的商业信用：同时信贷部门还应考虑本次订购的数量是否异常，如企业具有良好的商业信用且此次订购基本接近历来订购数量，即可办理批准手续；如果所需数量大大超过了历史记录，在办理批准手续前，必须要求客户提供近期的财务报表，并通过对财务报表的审查来判断客户近期的财务状况，然后决定是否接受赊销。

对于新客户提出的购货订单，信贷部门必须要求其同时提供能够证明其资信情况的资料和财务报表；通过分析其资信情况和审查财务报表来决定是否接受其购货订单，以及允许的信贷限额。当客户难以提供其资信情况的资料时，企业也可以采用另一种控制手段来接受订单，即对本次订单规定最大供货数量，在客户被证实确有良好信誉后，供货数量才能允许被扩大。

对于现销的购货订单，上述审核客户信誉的控制程序可以省略，但订单的接受仍需得到销售部门经理人的签字同意。

对收到的每一份销售订单都必须登记在购货订单登记簿上，在成交后，销售执行情况和客户支付情况也应记录在该登记簿上，从而保证从可信赖客户处收到的订单尽快给予满足和为日后再处理客户的购货订单积累资料。

订单的证实和审核业务控制流程如图3－1所示：

图4－1 订单的证实和审核业务控制流程

(二)编制销售通知单和流程核实

企业收到客户的订货单以后，应编制统一的销售通知单，销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务的执行的单据。在编制销售通知单前，销售部门首先应向发货部门询问所订货物是否有库存，如无库存，应及时通知客户；如有库存，应及时编制销售通知单。

销售通知单一式多联，以完整和规范化的格式记录不同的客户订单内容，如所订货物的货号、数量、价格等，同时也记录销售过程所需的各种授权和批准，为发运业务的执行和有关账册的记录提供书面依据。

发运通知单必须在事前进行连续编号，在执行后应归档管理，并由专门的人员对其进行定期检查。

(三)销货业务流程的执行

企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发货。实际发货的品种和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上，并将其中一联交会计部门入账，如果包装业务也由仓储部门执行，则应同时填制包装情况表，记录其完成的工作量。

运输部门的职员在装运之前，必须进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售通知单，并且，所收到商品的内容与销售通知单一致。运输部门的装运凭证或提货单由电脑或人工根据销售部门的销售通知单编制，一式多联且连续编号，按序归档的装运凭证通常由装运部门保管。装运凭证提供了商品确实已装运的证据。

不管是仓储部门还是运输部门，发货业务执行者的行为必须受到其他独立职员的监督，它包括对所发运货物实物的清点以及同销售通知单上列明的品种和数量的核对。发运任何清点复核人员应在有关凭据上签字。销货业务流程如图3－2所示：

(四)销货发票流程的控制

在会计上，销售发票是销售业务的证实记录。如果在发票和开具的张单方面缺乏有效的控制，会导致企业财务状况的反映不实和舞弊行为的发生。例如，货物已发运或劳务已提供，但未开具发票会导致销售收入和应收账款的少计、货物的多计；收款时间延长，使发生坏账的可能性增加。

对填制发票的控制，是通过对开票的授权来进行的。而这一授权是应以适当的附件为依据的。这些附件包括客户的购货订单、发货通知单等。当这些附件获得之后，开票人员就可以据此开具发票。

对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进行控制：

图4－2 销货业务流程控制

(1)对开票依据发货通知单等上的连续编号，以保证所有发出货物均要开票；

(2)发票上客户的名称应同主要客户一览表或客户购货定单相对照；

(3)发票上的数量必须以发货通知单上载明的实际发货数量记录或完成的劳务数量记录为依据，并应受到非记录发运数量人员的检查；

(4)发票上的价格必须以信贷部门和销售部门批准的金额或价格目录标为依据，并应受到独立于销售职能的其他人员的检查；

(5)发票的内容应受到其他独立于发票编制人员的复核；

(6)发票总额应加以控制，即所有发票应定期加出合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。

开票人应使用和保留连续编号的发票(包括作废的发票)，独立于发运货物和开票的人员应定期检查事先连续编号的销售发票和发货通知单来实现。

发票格式可根据企业的规模和所采用设备的复杂程度来确定。它通常包括的内容有：价格、信贷条款、特殊的折扣、应向客户收取的运费以及应有客户负担的销售费或其他税金等。

发票联数在各个企业由各种不同的确认方法，它根据各个客户、税务部门和本企业管理的要求的变化而变化。

(五)折扣与折让

折扣与折让是营业收入和应收账款的抵减项目，企业应建立严格的审核制度。对多数企业来讲，给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为，因此企业应当制定较为详细的折扣政策或规定。例如，商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件，不同数量和品种的购货订单可以享受的折扣比例等；现金折扣规定应详细说明适用的范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。折扣政策必须得到有关授权人员的批准，一般为销售部门的经理。办理现金收入或记录应收账款明细业务的人员不能同时给予客户折扣的业务。

销售折让属偶然经济行为，一般不具有共性特征，往往需要具体问题具体分析，因此，当客户提出折让要求时，企业应对其提出的理由加以记录，并派专人核实理由，最后由授权人员复核客户提出的理由和企业调查结果，并决定在特定情况下给予客户的特定折让金额。

任何折扣和折让的批准文件应记录在事先连续编号的折扣折让事项备忘录上，并由专门人员定期检查此备忘录。

接受折扣和折让业务控制流程如图4－3所示：

图4－3 接受折扣和折让业务控制流程

(六)应收账款流程的控制

在大量采用赊销时情况下，应收账款往往在企业的资产中占相当大的比重。由于应收账款是一种记录在账上的债权而非存在于公司中的实物资产，它容易被非法职员挪用，同时应收账款是否可收回直接影响到公司的资金流，同时，应收账款记录也是信贷部门确定信贷政策和是否增加限额依据，所以应收账款控制是销售环节的控制重点。一般应实施的控制方法有：

(1)应收账款的记录必须经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据。

(2)根据应收账款的明细账户余额定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户核实，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作。

(3)应收账款的总账和明细账户的登记应有不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账户和明细账户的余额。

(4)由信贷部门定期编制应收账款分析表，从中分析出是否存在虚列的应收账款或不能收回的应收账款。

(5)制定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收和索取贷款，以保证公司债权得以收回；应收账款的各种贷项调整(包括坏账冲销、折扣与折让的给予等)必须经财务经理批准才能进行。

(七)退货理赔流程的审核

在正常情况下，理赔业务在销售环节中不应当是很多的，但由于其对企业的信誉有较大的影响，理赔审核的控制仍非常重要。退货理赔控制包括下列各点：

(1)验收客户退回的货物。客户退回的货物应由验收部门来验收，验收时应清点、检验和注明退回货物的数量和质量情况，为日后确定给予客户退货金额和确定退货是否需要修理和再存放提供依据。

(2)填制退货接收报告。退货接收报告是对退回货物进行文件记录和进行控制的重要方法。它应在事先加以编号，当货物退回时就填制，填制该报告的人员不应同时从事货物发运业务。一切有关的资料，例如，客户名称、退货名称、数量、日期、退货性质、原始发票号及价格以及一般情况的说明和退款理由等，必须记录在该报告上。填制后的退货接收报告应受到独立于发货和收货职能的人员的检查。

(3)调查退货索赔。收货部门收到和清点检验退回货物后，客户的退货要求应由客户服务部门进行调查。这一程序目的在于确定对退回货物索赔的有效性，以及如果索赔有效应给予客户的金额。客户服务部门应将调查结果和意见记录在退货接收报告上，并交信贷、会计、销售部门作为最后的审核。

(4)核准退货。退货理赔的最终核准应由销售部门决定。这一批准只有在对退回货物仔细调查和以退货接收报告为依据的基础上才有效，批准意见应签署在退货接收报告上。

(5)填制和邮寄贷项通知单。贷项通知应由销售部门中的职员在得到批准的退货接收报告的基础上来编制。贷项通知单事先应编号加以控制。其表明的数量、价格和其他内容在邮寄改贷项通知单前经其他人员复核。贷项通知单和其他相应的资料应附在有关分录凭证上，作为过入应收账款明细分类账的附件。

退货在批准后应及时入账，以便修正营业收入和应收账款的余额。

退货理赔业务控制流程如图4－4所示：

图4－4 退货理赔业务控制流程

(八)坏账计提准备和核销

坏账准备的计提方法和比例应符合制度规定，计提的数额恰当，会计处理正确，前后期处理一致。

在我国，一般企业的坏账准备应按期末应收账款余额的3‰～5‰提取；外商投资企业按期末应收账款、应收票据等应收款项的余额，计提不超过3%的坏账准备；而对股份有限公司坏账准备的实施范围等会计处理，财政部财会字[1999]35号文《股份有限公司会计制度有关会计处理问题补充规定》则有特殊的规定：

1．所有股份有限公司均应按照《股份有限公司会计制度》中对境外上市公司、香港上市公司、境内发行外资股的公司规定的提取坏账准备的要求计提坏账准备。

2．公司应当根据会计制度的规定，合理地确定坏账准备的计提方法，除法律或会计准则等行政法规、规章的要求，以及这种变更能够提供有关企业财务状况、经营成果和现金流量等更可靠、更相关的会计信息等情况下可以变更会计政策外，计提方法一经确定，不得随意变更，如需变更，应在会计报表附注中说明变更的内容和理由、变更的影响数等。

3．公司应收款项(包括应收账款和其他应收款，下同)是否能够作为一项资产，列示于资产负债表上，应当按照资产的定义予以合理地确认和计量。计提坏账准备的方法、提取比例等由公司自行确定，但在确定坏账准备的计提比例时，应当根据公司以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量情况，以及其他相关信息合理地估计。除有确凿证据表明该项应收款项不能收回，或收回的可能性不大外(如债务单位破产、资不抵债、现金流量严重不足、发生严重的自然灾害等导致停产而在短时间内无法偿付债务的，以及其他足以证明应收款项可能发生损失的证据和应收款项逾期5年以上)，下列各种情况不能全额提取坏账准备：

当年发生的应收款项，以及未到期的应收款项；

(1)计划对应收款项进行债务重组，或以其他方式进行重组的；

(2)与关联方发生的应收款项，特别是母子公司交易或事项产生的应收款项；

(3)其他已逾期，但无确凿证据证明不能收回的应收款项。

公司对于不能收回的应收款项应查明原因，追究责任。对有确凿证据表明确实无法收回的应收账款，根据公司的管理权限，应经股东大会或董事会批准作为坏账损失，冲销提取的坏账准备。