采购与付款循环的基本业务流程

出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第947页（4202字）

(一)商品或劳务的请购流程

提出商品或劳务的请购是购买环节上的第一步骤。企业应区别不同的商品或劳务分别制定相关的控制制度：

1．原材料或零配件的请购

原材料或零配件的请购，一般先由生产部门根据生产计划即签发的生产通知单提出请购计划，材料保管人员接到请购单以后，应将材料明细账记录的库存数量同生产部门需要的数量进行比较，当生产所需的数量和仓储所需的后备数量超过库存数量时，就应会签同意进行采购：从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业，材料保管部门也可以在库存材料已达到最低存量时提出请购单，经材料保管部门主管签字后送交采购部门，采购人员审查采购单上的请求是否合理的，并根据市场行情进行采购所需资金的估算，并签署同意采购的意见后交负责资金预算的管理人员进行审批，预算管理人员认为该项请购符合经营目标并在指定的资金预算范围之内，签字后可交采购部门办理订货手续。采购部门应将处理过的请购单归档管理。

2．临时性物品的采购

临时性物品的采购通常由使用者直接提出，请购单上一般需要对采购需要做出描述，解释其目的和用途，请购单须由使用者的部门主管审批同意，并经资金预算的负责人同意签字后，采购部门才能办理采购手续。

3．特殊服务项目的采购

对于某些特殊服务项目，例如，保险、广告、法律和审计服务项目的需要，一般由专门指定的人员负责提出需求，包括选定的广告商、事务所及费用水平比较分析等，这些需要须由企业最高负责人来进行审批。

商品或劳务请购流程如图3－5所示：

图4－5 商品或劳务请购流程

(二)订货控制流程

采购部门应首先对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否在请购单上签字同意。对于需要大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。内部控制制度必须对这些作为管理和会计控制的一种方法的成本分析做出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。成本分析主要内容是：将各种请购项目进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。对于请购数量不大，或者零星采购的物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

采购部门在正式填制购货订单之前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及缴获时间资料；其次，比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。

购货订单的控制制度包括：

1．预先应对每份订单进行编号，以确保日后订单能被完整的保存和对所有的购货订单进行会计处理；

2．在购货定单项供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保购货订单的有效性；

3．由独立人员复查购货订单的编制过程和内容。包括复查从请购单上摘录的资料、价格数量和金额的计算等。其中价格须同根据过去经验确定的标准或平均价格相比找，以保证购货订单的正确性。如果购货订单的金额较小或属零星的购货性质，此项复查可以简略一些。

订货控制业务流程如图3－6所示：

图4－6 订货业务控制流程

(三)购入商品的验收流程

购入商品或劳务的验收工作必须由独立于请购、采购和会计部门的人员担任。验收部门应根据购货订单上的数量和质量要求，对供应商发运的商品进行验收。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。在商品质量检验过程中，对于特殊商品需要具有较高的专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，验收部门应将部分样品送交专家和实验室，由分析人员的签署质量验收意见。

对于某些商品或劳务直接由使用者接收，那么控制程序就应规定由使用者根据其提出的请购单和供应商的发票来填制收货报告，单，并由部门主管签字。

验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任，验收人员还应将其中的一联验收单送交会计部门。

经收货部门验收合格的商品应交适当的场所存储或直接交使用者。

商品验收入库控制业务流程如图4－7所示：

图4－7 商品验收入库控制业务流程

(四)退货和折让的控制流程

采购部门在接到验收报告后，如发现商品的数量和质量不符合购货订单要求，应及时函告或电台供应商。对于数量短缺的情况，通常要求供应商予以补足。对于质量问题，则应首先通知仓储保管部门不得发放该批商品，其次决定退货或要求供应商给予适当的折扣。当决定退货时，采购部门应编制退货通知单，授权运输部门将商品退回，同时将退货通知单附本寄给供应商，运输部门应于商品退回后，通知采购部门和会计部门。采购部门在商品退回后，应编制借项凭证。其内容包括退货数量、价格日期、供应商名称以及金额等。借项凭单应由独立与购货、运输、存货职能的人员检查。会计部门应根据借项凭单来调整应付账款。

由于购货质量而向供应商提出的折让，往往需要同供应商谈判最终解决。企业一般应规定，折让金额必须由授权的高级管理人员批准许可。当合适的折让金额一经确定，采购部门即应编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。

商品退货折让的控制流程如图4－8所示：

图4－8 商品退货折让的控制流程

(五)应付账款的控制流程

应付账款是企业流动负债的主要构成内容，它对资产负债表能否正确的揭示企业的财务状况影响很大。由于应付账款即为债权人的应收账款，债权人必备有其详细的记录，因此，任何应付账款沙的不正确记录和不按时偿还债务，都会导致交易双方不必要的债务纠纷。对应附账款的控制有：

(1)应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保证采购环节中的控制得以有效的实施，防止错误和欺诈行为的发生；

(2)应付账款的入账还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。这些凭证主要是供应商的发票，以及为核对发票的正确性的其他凭证。例如，请购部门的请购单，验收部门验收报告单，采购部门的购货订单以及借项通知单等。负责应付账款的人员必须审核这些原始凭证是否齐全、日期和商品内容是否一致，有无经授权人的核准签字、发票的折扣是否与购货订单要求相一致，并且验算它们之间的数量、价格、加综合计是否正确。审核后应签字以示这一控制过程已经完成；

(3)对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额，以记录应付账款；

(4)对于享有折扣的交易，良好的控制制度要求将供应商发票金额扣去折扣金额的净额来登记应付账款，以防有人在付款的时候贪污折扣；

(5)每月月末核对供应商的对账单，此项工作应由财务经理。或其授权的、独立于应付账款明细账的人员办理。任何差异都应受到予以追查，如追查结果表明本企业无会计记账的错误，必须及时与债权人联系，以便调整差异。

6．付款的控制制度

(1)防止未核准的款项被支付。对于现金支付的交易，付款部门在付款前，首先必须检查供应商的发票是否盖有“款以收讫”的戳记，以防止已经支付的款项被第二次支付。其次应审查支付款项是否具备与该款项有关并已取得核准认可的验收报告单。对于应付账款，付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准，任何付款必须经财务经理签字批准。

(2)所有已确认的负债都应及时支付，以获得现金折扣的好处，加强同供应商的良好关系和维持企业的信用，会计部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件，以防止失去可能的现金折扣。

(3)正确的付款和记录。在付款前，应复核供应商发票上的数量、价格和合计数以及折扣条件。对于因退货或者让利而造成的应付款借项，在良好的控制制度下，也可于没有收到供应商的贷项通知单之前，从付款金额中予以扣除。