采购与付款循环的主要凭证及其传递程序

出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第954页（1273字）

采购与付款循环的主要凭证，除外部单证如供货单位的销售发票、提货单、运输部门的运单(或提单)，以及银行机构的转账结算凭证以外，为了加强对采购与付款循环的有效管理和控制，企业应制定相关的内部凭证，典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种：

(一)请购单

由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。请购单一般应包括，生产通知单编号、所需要的材料和零件的型号、数量、库存数量、请购数量等。请购单应由有关授权人员签字确认。

(二)采购合同

由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。

(三)验收单

收到商品进行验收和检验所编制的凭证。验收单应列示从供应商处收到的商品的品名、说明、数量、到货时间、外观状况、质量状况等，并应签署验收意见。货品送交仓库或其他请购部门时，应由这些部门在验收单的副联上签收，验收单的一联还应送交会计部门。

(四)退货单

采购过程中，如发现所收的材料与合同、发货单明显不符时，应办理手续，予以退回。退回时应填制退货单。退货单一般应填列的内容包括：原合同号数、原发票号数、退货原因、退货商品的名称、发票数量、退货数量、退货金额等。退货单应有授权人员的签字确认。

(五)付款凭单

采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。

(六)材料采购明细账

材料采购明细账应分别材料的类别如原材料、辅助材料、燃料、包装物、低值易耗品等分设账页，根据收料单、付款凭证、发票账单等登记。

(七)应付账款明细账

企业以赊销方式购入的商品验收合格后，应根据供应商提供的销售发票和企业内部的验收单等原始凭证登记应付账款明细账。企业应分别供应商登记，如需要按合同核算的，还应按合同明细核算。