秘书

出处：按学科分类—社会科学总论 中信出版社《管理魔鬼词典》第231页（1114字）

通向权力之门

秘书通常是至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。他们本身就很忙，并且，很擅长判别他人的性格。我的大多数秘书都能够在把候选人从接待室领到我这里这段短短的时间里，把那些可堪造就的人分辨出来。与人力资源部门相比，他们往往能够更出色地完成对候选人的评价工作。

这就意味着把秘书当做是有价值的重要人物是值得的。为首席执行官的秘书送上一些鲜花和巧克力，这样的行为可能只对一部分秘书管用，而对另外一些人来说则意味着灾难：这显然是在行贿，并且让他们觉得低人一等。

如果你想在他们那里留下一些好印象，就要平等待之，以示尊重。不要显出屈尊的样子，并在工作上给他们一些帮助。不要提出那些不可能的会议要求和时间安排；你答应过就一定要回电话；看到他们很忙，就别打搅他们。同样，当他们有空的时候，就找他们聊一聊，了解一下他们的性格。以一个专业人士应得的尊重来对待他们，他们也会反过来尊重你。并且，当你有急事需要与领导会晤的时候，他们还可能会刻意重新安排一下日程来帮助你。用不着求助于巧克力。

使用和滥用

秘书能提高生产力，他们承担了那些浪费管理层时间和精力的日常行政性工作。他们还应付着一些低效和无聊的事情。在此，应该考虑一下如何安排秘书的工作，从而使其更有成效。

·归档。自己来做这件事。最大的档案柜就是废纸篓。大多数档案的保存目的都是“以防万一”。它们散乱地放在那里并且成了干扰因素。更少的档案意味着重点更集中，行政工作更少。

·电话。当你不开会的时候，就直接接听。如果你在开会，就使用电子语音邮件。某些时候，如果你需要打电话，那么自己打吧，不要通过秘书。

·日常安排。自己安排吧，秘书不该帮你判断重点事项。当你确定一个大型会议的安排后，再让秘书行动起来，他们会同其他秘书沟通来协调彼此的日程安排。

·电子邮件。如果总能利用电子邮件来处理问题，就不存在飞机和火车误点的情况了。

·信件。一封手写的答复会比标准的公司信件得到更多的关注。并且它也更快捷，可以随时随地书写。