标准化工作系统的管理文件体系

出处：按学科分类—工业技术 企业管理出版社《标准化专业工程师手册》第164页（2011字）

为了使标准化工作系统的各种活动有章可循，保证工作系统各项工作的顺利进行，提高标准化工作的效果，需要制定各种管理文件。

1．标准化工作系统管理文件的类别

管理文件的范围应当包括与标准制定、实施以及对实施进行监督有关的各项工作，大致可分为以下三类：

(1)组织和职责方面的管理文件

要通过有关管理文件明确标准化工作系统的组织结构、业务范围、基本责任、机构之间的界面和配合关系以及履行责任中应有的权限。明确组织和职责是制定其他管理文件和建立工作责任制的基础。

(2)各种规定和工作程序

各种规定和工作程序是标准化工作系统各项工作应遵循的准则和要求。这类管理文件大致可分为两方面：

一是关于标准化管理方面的规定和工作程序。这是标准化工作决策、计划、组织、指导、控制和协调等各种管理活动的依据。如标准化工作系统管理工作的规定；标准化年度计划编制工作程序；标准制定、审批、发布工作程序；标准贯彻实施管理办法；标准化信息管理办法；标准化文件材料归档管理办法等；

二是关于标准化具体技术工作的规定和工作程序。这是用以指导标准化具体技术工作的依据。如关于标准的代号、编号的规定；标准的编写规定；标准化大纲编制要求；标准化审查要求等。

(3)工作责任制

要通过工作责任制，对标准化管理人员、技术工作人员以及与标准制定、实施、监督有关的其他人员，在标准化方面的任务、责任和要求作出明确规定。在(1)中讲的职责是对组织机构而言，而工作责任制是对个人而言，职责要在工作责任制中落实。要通过工作责任制使标准化工作系统上下形成责任体系，减少工作中的随意性和盲目性，增强工作人员的积极性和主动性。

上述管理文件，可以是综合性的管理办法，也可以是关于单项要求的规定。根据标准化工作系统的层次和管理文件的内容不同，可以纳入不同的管理文件体系。如国家级的标准化工作系统，管理文件多以法律、法规、条例等形式发布，纳入法规体系。行业级的标准化工作系统的管理文件多以管理规定、办法等行政规章的形式发布，企业往往以规章制度形式发布，纳入规章制度体系。有些管理文件也制定成标准发布，纳入标准体系。

2．制定管理文件的要求

管理文件不论采取什么形式，都应与标准化工作系统的任务和工作内容相适应，按照系统工程的原理，把它作为一个整体来考虑，使其具有系统性、完整性、针对性和适用性。具体说应注意以下几点：

(1)要符合有关法律、法规和方针、政策

标准化是一项政策性很强的工作，我国正在逐步建立和完善标准化的法规体系，标准化工作系统的管理文件体系与有关法律、法规是一脉相承的。所以，制定有关管理文件必须以有关法律、法规、方针、政策和上一级有关规定为依据。

(2)各种管理文件要协调配套

标准化工作系统的管理文件是系统中标准化管理和技术工作的依据，它必须以全局利益为目标，组成一个配套的、完整的系统。它们之间必须相互配合、前后连贯、协调一致，反映标准化工作的规律。

(3)管理文件要先进可行

管理文件是用以指导实际工作的，其内容不能是实际工作的简单反映，一定要体现先进的管理水平，吸取国内外先进的标准化管理经验，以提高工作效率和工作效果。但是，它又必须符合国情，从实际出发，讲求实效，切实可行，并要求内容具体，便于实施、检查和考核。当然，管理文件也不是一成不变的，要不断总结经验，适时修改完善，以适应新的发展要求。

(4)管理文件应统一管理

为了搞好管理文件的制定和实施，避免新旧文件混用和丢失，对管理文件应统一管理。其制定、修订、实施、作废等应建立一套完整的工作程序和管理办法，以保证管理文件的系统性、指令性和有效性。