情报整理

出处：按学科分类—工业技术 南京大学出版社《工程师实用手册》第202页（8599字）

(一)选留登记

情报机构从各种途径搜集来的资料，必须进行鉴别与选留，对资料的内容及其参考价值进行初步评价，有重要参考价值的对口资料优先整理、重点推荐，一般参考价值的资料及时登记，分类纳入检索系统，没有参考价值的舍弃，涉及机密资料要按规定办法登记整理，选留的一般原则是：

(1)适合本行业单位生产、科研、设计、教学等工作需要的资料。

(2)资料完整，没有残缺破损。

(3)印刷清晰。

(4)复本资料最多保留两份，其余不必保留。

凡是选留的资料都要进行登记。资料登记有两种形式，一是书本式，二是卡片式，其主要形式是书本式，卡片式用的较少。书本式登记的方法也可分为两种：总括登记和个别登记，总括登记是将资料按批、分类登记，总括登记需要分类，较为复杂费时，实际作用不大，情报资料一般采用个别登记，即按每件资料到达的先后顺序进行流水登记，登记时要填明登记的年月日，资料的登记号码，资料名称，编辑出版单位、出版时间、份数等。如果资料是购买的应注明单价及金额。登记格式如表7－1。

表7 科技情报资料登记表

(二)分类整理法

科技情报资料的分类整理主要有三个步骤：分类、着录、组织分类存储检索系统。下面简单的介绍目前常用的几种分类方法。

1．《中国图书资料分类法》(简称《中图法》)

《中国图书资料分类法》是中国科技情报研究所编写的，共有4000个左右类目，其中自然科学和工程技术部分比较详细，是目前比较适合科技情报资料分类的一部工具书。

《中图法》共分五大部类，即：马克思、列宁主义、毛泽东思想；哲学；社会科学；自然科学；综合性图书。在五大部类中，社会科学部类下，展开为9个基本大类，自然科学部类下，展开为10个基本大类，这样，这五个大类共展开成为22个基本大类。

在以上22个基本大类的基础上，各大类又逐级展开为三级、四级类目等，这样一级级复分下去就形成了等级分明，层次清楚的科学系统，在这个庞大的分类系统里，各类目彼此之间构成上下隶属、前后并列的关系。

《中国图书资料分类法》采用汉语拼音字母与阿拉伯数字混合标记号码，分类表中左边的字母和数字是分类号码，它是类目的代表。《中图法》的类号配号采用层累制(等级制)，即用号码的数位来表示类目的级数。同一上位类用同一符号表示，它的直接下位类就在这个符号后面加上一位，例如“O”表示基本大类——数理科学和化学，“O1”表示它的下位类——数学，“O2”表示它的另一下位类——力学，等等；而“O11”又表示数学的下位类——古典数学，如此层层递推，逐级加位，从号码的结构与位数可以反映类目的逻辑关系，这种方式，层次清楚，系统分明，有助记性和表达性。

2．《中国科学院图书馆图书分类法》(简称《科图法》)

《科图法》主要是为中国科学院系统各图书情报单位编制的，在编制与修订中，以科学分类为基础，结合图书资料的特点，照顾到科学院系统图书情报单位的具体情况，考虑到既有相当时期的稳定性，又有发展扩充的可能性，为边缘学科、尖端学科留有适当地位。它的分类号码是纯数字式的，不附加任何其他符号，简洁明了，易记易写，分配灵活，易于排列。它的体系结构分为5大部类共25大类，其顺序如下：

00 马克思列宁主义、毛泽东思想

10 哲学

20 社会科学

21 历史、历史学

27 经济、经济学

31 政治、社会生活

34 法律、法学

36 军事、军事学

37 文化、科学、教育、体育

41 语言、文字学

42 文学

48 艺术

49 无神论、宗教学

50 自然科学

51 数学

52 力学

53 物理学

54 化学

55 天文学

56 地质、地理科学

58 生物科学

61 医药、卫生

65 农业种学

71 技术科学

90 综合性图书

《科图法》根据技术科学部门的内容性质和它们之间的相互关系，将技术科学所属内容，分为下列顺序的六个部分：

(1)一般工业技术和动力工程：包括工业经济、一般技术科学、力能学、电工技术、电机工程、电讯工程、电子工程以及自动化与远距离操纵等。

(2)矿冶和机械：包括矿业工程、金属学、冶金学、金属工艺、金属加工以及机械工程和机器制造等。

(3)化学工业：包括基本化学工业、电化学工业、肥料工业、硅酸盐工业、燃料工业、石油工业、油脂工业、塑胶工业、橡胶工业以及纤维素化学工业和木材化学工业等。

(4)轻工业：包括纺织工业、皮革工业、印刷工业、烟草工业、木材加工工业、手工业以及日常生活供应技术等。

(5)土木建筑工程：包括结构工程、工业建筑、民用建筑、桥梁工程、隧道工程、市政工程、卫生工程以及水利工程等。

(6)运输工程：包括铁道运输工程，道路运输工程，水上运输工程、管道运输工程、航空运输工程以及宇宙航行等。

《科图法》为辅助详表的不足，编有六个附表：

(1)总类复分表。

(2)中国时代排列表。

(3)中国地域区分表。

(4)中国各民族排列表。

(5)国际时代表。

(6)世界地域区分表。

3．《国际十进位分类法》(简称《UDC》)

《UDC》是比利时学者奥特勒和拉封登主编的一部世界流行的分类法，它现在已有了用23种语种出版的不同类型的版本，《UDC》的号码已成为国际情报网络中多种情报检索系统的交换手段和媒介语言。

《UDC》的分类详尽，详表有15～20万类目，中型表有5万类目，简表也有1．5～2万类目；另外还有很多种专业表，其中科技部分的类目最为详细，总数达11万之多，不仅如此，《UDC》还采用类目组配，专用复分等方法，具有很高的准确和灵活性，对数量浩瀚如海而专业化程度又高的情报资料的分类，非常适用。

《UDC》把人类的全部知识分为十大部类。

000 总论

100 哲学

200 宗教

300 社会科学

400 语言学

500 纯粹科学

600 技术科学

700 美术

800 文学

900 历史

每一大类之下，按照从一般到特殊的原则逐级细分。《国际十进位分类法》的所谓“十进”，是指它采用十进位阿拉伯数字作标记，并不是每一类必细分十类的意思。细分程度也完全视需要而定，没有一定的级数。它的分类号通常每隔三位数字加一圆点，是为了醒目和帮助记忆，没有别的意义。

传统分类表是体系型分类表，其基本特点是直线性的序列、层累制的结构、列举式的类目和号码式的语言。

《UDC》除具有体系型分类表直接设置各种类目和通用复分的功能以外，还设有许多专用复分号和若干种特殊符号，起到进一步复分的作用，即增加了分类表的组配功能。专用复分号的作用与用法和通用复分号相同。不同的是通用复分号适用于《UDC》全部类表，而专用复分号则仅适用于某一部的类表，因为它是根据各类的具体要求和使用特点确定的。

4．资料分类要做的准备工作

(1)选定分类表，在选择分类表时，要根据本单位的情况，结合各种分类表的特点选择合适的分类表，分类表一经选定，就不要轻易更改，以免造成不必要的浪费。

(2)确定类目的详略程度，类目的详略确定要根据本单位资料搜集的对象、资料的数量，考虑到科技发展需要等，并在所选择的分类表上做上各种相应的记号，分类时严格按原确定的类目执行，不能随意增减，造成分类紊乱。

在上述准备工作做好以后，即可对选留后的情报资料进行分类。首先对资料进行查重，以避免收藏的资料中出现不必要的重复，需要保存两份的经过查重，可以将资料采用一个号码，保持前后统一，集中排架；其次在分类中往往同一篇科技资料可以有不同的用处，只能根据本单位的工作需要，认真分析资料主题，确定类目，给出类号。

5．着录

着录要求语言简明扼要、通俗易懂、格式整齐统一，字体端正清楚，使读者一看便明了是否是自己所要的资料。着录以揭示资料的内容实质为原则，着录事项的详略和补充着录的内容，按各单位具体情况详其所详，略其所略。

资料的着录事项和着录方法：

(1)资料名称项(或书名项)。

(2)着者项。

(3)出版项。

(4)稽核项。

(5)附注项。

(6)提要项。

(7)情报资料单位注记。一般单行本资料可用下列基本格式(表7－2)着录：

表7－2

期刊着录基本格式表(表7－3)如下：

表7－3

(8)建立存储检索系统。科技情报资料经过分类及着录于卡片上之后，就完成了建立分类存储检索系统的准备工作。资料的分类及着录，主要目的是为了要建立分类存储检索系统。这也是科技情报资料分类整理法的最后一步工作。

所谓分类存储检索系统，就是根据对情报资料所给出的分类号将着录的卡片组成一个按分类排列的有系统检查工具，建立指导卡片、说明卡片，以便进行检索资料。

(三)主题整理法

科技情报资料的主题整理法有三大步骤：按主题法整理、着录、建立主题存储提索系统。

1．主题词表的组成

正像分类工作要以分类表为依据一样，按主题法整理情报资料的工作也要以主题词表为依据。

主题词表是通过明确概念(即主题)之间相互关系的方法来组织和展示主题词，作为标引、存储和检索文献资料的共同依据。

主题法整理意味着从情报资料中抽取若干个主题词(如激光放大器、电子计算机、自行车、大气污染、二次电池、设计、制造、调节等)，利用这些类的组成形式，来表似一篇资料的主题内容。同时这些词，又作为这篇资料的检索标识，把主题词连同资料的着录事项(题目、着者、来源、页次、甚至文摘、简介等)，存入卡片系统或计算机磁带内，在查找资料时再利用这些诃的组配形式进行检索。一般说来，一部主题词表包括：编制说明、主表(字顺表)、范畴表、词族表、汉英－英汉对照表等部分。

(1)主表(字顺表)。主题词表的主表是字顺表，它是将主题词按字顺排列起来，并在主题词下反映出此词与其他词的各种关系，它是主题词表的主题，一般主要包括：①款目主题词；②范畴号；③用代项和组代项；④属分项；⑤参项。

(2)范畴表(范畴索引)。范畴表(范畴索引)是把全部主题词按范畴类目予以划分并排列的一种索引，又叫做主题分类索引，它的主要作用是作为主表(字顺表)的最重要的辅助工具，满足从学科、专业的分类角度查找主题词，以及作为资料通报或资料分发用的类目。

(3)词族表(词族索引)。词族表(词族索引)是词间等级关系的成族展示，词族按主题词的属分关系阶梯排列，又叫做主题词族系索引，它的主要作用也是作为主表(字顺表)的辅助工具，使主题词表具有某种族性检索的能力。

(4)汉英－英汉对照表。汉英对照表是从汉语的角度查找和选定英语主题词的索引，英汉对照表则是从英语的角度查找和选定汉语主题词的索引。

2．主题的标引

标引是按主题整理资料的重要一环，标引工作一般包括两个内容：一是对每篇资料内容进行主题分析，通过分析来确定它们各自的主题；二是根据所采用的主题词表进行标引即给出主题词，标引时应注意：

(1)标引时一律采用主题词表上的用词，因为它是经过控制的规范化与统一化了的词。

(2)要用正式主题词标引，不能用非正式主题词标引。

(3)应选用最符合主题概念的词标引，标出的主题词必须切合资料本身的内容，不应标出比资料实际内容广泛或狭窄的主题词。可使用下位词标引的，一般不使用上位词标引。

(4)给出主题词应根据资料的具体内容，不能单纯根据篇名来给主题词。

(5)兼顾到标引的深度和广度，这两方面都要从实际出发，从资料的内容考虑，认真处理。

(6)主题词的组配必须遵循规定的组配原则和组配方法。

3．着录

主题整理法的最终目的是建立与组成主题存储检索系统，其间也要经过着录这一步。但它的着录方法，基本上与分类卡片相同。一个情报机构，如果既有分类存储检索系统，义有主题存储检索系统，就可利用另一张分类卡片，在它的上方的头二三行标上主题词及其汉语拼音就行了；如果只准备主题存储检索系统，就可省去分类号码的着录，其他着录项目照样要有。

4．建立主题存储检索系统

这一步就是将着录完毕的主题卡片排列起来，组成主题存储检索系统。它的主要特点是：

(1)主题存储检索系统的功能，是以主题词为查找线索，为从多种角度直接从主题概念出发沿主题途径查找情报资料提供了有效工具。

(2)主题存储检查系统的结构，决定于并反映出所用主题诃表的词序。

(3)主题卡片是按主题词的汉语拼音字母顺序或汉语笔划顺序排列的，它的内部排列顺序基本上与主题词的主表(字顺表)排列顺序相同。

(4)以主题词表为依据，也有指导片、参照和说明卡片。

(四)情报的传递

传递是情报的基本属性之一，没有传递就不成其为情报，情报经过搜集整理，最后要通过各种方式报道出去，或以各种服务方式提供出来为社会所利用，最大限度地发挥情报效用性。因此，所传递的情报效用性发挥得愈好，这种情报传递工作的效果就愈大；反之，则愈小。

情报传递过程中有两种情况，第一种是传递者把情报传递给有确定的接收者称之为单向传递，或叫有向传递，广泛的接收者称之为多向传递或无向传递。第二种情况是情报传递者根据自己选择的课题进行情报传递称为主动传递，情报传递者根据接受者提出的课题和要求进行情报传递称为被动传递。

这两种情况的交叉，产生出四种情报传递的类型，即：①多向主动传递；②单向主动传递；③多向被动传递；④单向被动传递。

(五)情报报道和服务

情报报道和服务，一方面依赖于情报搜集整理，检索等各环节的工作，有了这些环节为基础，报导和服务，才会成为有源之水，源远流长；另一方面它又恰似一面镜子，反映上述各环节的工作成果与存在问题，通过情报报道和服务，从情报使用者那里接收反馈的信息，据以作出必要的反应，为改进和提高整个情报工作提供依据。

情报报道与服务的主要形式有：①文献报道；②技术交流；③各种情报服务，包括阅览、借阅服务，咨询服务，代译服务，复制服务，馆际互借服务，技术服务等。