客房预订方式

出处：按学科分类—政治、法律 复旦大学出版社《国际惯例词典》第438页（1517字）

旅馆订房作业包括一系列连续的工作步骤，总的原则是为了提高接待效率，方便旅客，消灭差错。

根据现代管理标准化、系统化的原则，世界各国饭店在订房作业中，都已形成了某些习惯性的做法。对连续工作过程中的每一步骤都有统一的要求。

(1)订房的方式。电话订房。饭店接受电话订房。在接受对方订房时，饭店一般要查阅“预订总表”，如有空房，先将电话提供的订房信息资料填入“预订单”内，并请对方速寄“预订确认单”，如不能接受订房，饭店会征求电话订房者能否改作候补，然后将预订单上的信息资料填入预订总表。

信函订房。旅行社订房以信函预订居多，通常用专门的订房单。

订房单一式两份，一份由旅馆保存，一份寄回旅行社，旅馆会在回单上注明是否已确认或拒绝预订。

回单上会盖上预订部的章及预订部经理签字。

电报订房。用电报订房，饭店是否接受订房，通常是以信函的方式作出回答。

确认信(Confirmation Letter)表示饭店已接受旅客的预订。

电传订房。用电传机订房。

其方式与电报订房相同。

口头订房。通常通过当地的友人或其本人到旅馆订房。

口头订房其形式比较随便，故其兑现率很难正确估计。对此，总台人员会同要求订房者当面讲明，所订的房间最迟保留到某时为止，过时作取消订房处理。

(2)订房的确认。回答对方订房已被接受的信函叫确认单，这是一种表示双方接受的商业行为。饭店为求业务上的保障，在确认单上必须注明，所确认的客房保留到何时为止，以便过时自动取消订房。

(3)超额订房。

为了避免因客人预订未兑现而造成旅馆损失，旅馆从本身利益考虑，势必作超额订房来弥补这一损失。至于超额订房的百分比应以多少最为适当，旅馆应根据统计数字来定。另外，国外的旅馆法对超额订房也有一定的限制。

少量的超额订房造成少数旅客预订后无房，旅馆应及时把该旅客介绍到关系户饭店去，并赔偿其交通损失费。

(4)保证订房。此项订房是为了保证旅馆的本身利益及对方的利益采取的订房方式。

从旅馆利益讲，旅客应付一定的保证金，从旅客的利益来看，能保证到时有房也是值得的。

(5)取消订房。取消订房的政策各旅馆不同，旅馆订房人员会在旅客预订时就告诉订户，讲明取消订房期限。超过该期限，订房自动被取消。有的订户因超过截止时间，旅馆不同意客户的取消订房要求，要承担保证金。其相关的政策，饭店也会在预订时就告诉订户。

订房组人员在接到取消订房的通知时，会立即更改订房(房态)显示板上的信息资料，并通知候补客人有空房出售。并制成“当日取消订房报告表”，上报经理室，以此作为预订可信程度分析的数字统计资料，为以后修正超额订房的比率作参考。

(6)核对订房。

饭店一般只接受本年度的订房。订房人员每天会查对订房资料，并与接近住房日期的客户联系。

(7)预付定金。

此举通常是对人数较多的旅行社订房提出的业务上的要求。为使旅馆不因临时取消订房而遭受重大的损失，要交付全部的租金，有时要求旅行社必须在到达前30天或双方商定的时间内把此项定金转到财务部的账上。