电子档案的保管

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第617页（1086字）

电子档案的特性不同于纸质档案，因此在保管上比较复杂。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是必须重视的问题。

(1)要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁盘、光盘上的，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，将磁盘、光盘直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中。

(2)要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编排上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其他方法和技术加以转换。

(3)要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。

(4)要保证电子档案的可靠性。电子档案一般要制作两套，一套封存保管，一套查阅利用。．有必要时要制作第三套，实行异地保存。随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。．复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存一段时间。

(5)要对电子档案载体进行有效的检测。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测，首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等；然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。

(6)要对电子档案进行严格管理。电子档案的管理必须有一整套严格的规章制度，进行检测、维护、复制以及查阅等过程应当详细记录，因为一次误操作，就可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。