会议管理流程

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《现代企业业务流程标准化操作手册》第387页（1981字）

说明：

1．组织

(1)办公室主任根据总经理、各总监的批示及公司的实际经营需要，组织召开总经理办公会议。

(2)由秘书向各相关部门发送会议通知，会议通知应包括会议的时间、地点、内容、参与部门等内容。

2．会议通知

秘书接到办公室主任批示后，及时向各相关部门与人员传达会议通知。

3．签收

各部门负责人接到会议通知后，签字、收讫。

4．搜集资料

秘书根据会议内容搜集所需资料，将所搜集的资料整理、打印成正式文件。

5．会议准备

(1)秘收按照会议需要，做好各项准备工作，包括布置会场、调用会议设备等。

(2)及时将会议资料下发主参加会议的相关部门。

6．资料

各部门负责人收到会议资料后，根据需要，准备自己的发言稿等文件，并做好会前各项准备工作。

7．会议召开

组织会议实施，在会议召开期间，做好相应的服务工作。

8．会议纪要

(1)秘书在会议召开时，认真做好会议记录。

(2)根据会议记录编写会议纪要，并及时上交办公室主任审核。

9．审核

(1)办公室主任认真审核会议纪要，并签署自己的意见。

(2)及时上报行政总监审批。

(时限：一般会议结束后，三日内审核完毕；紧急会议结束后，当日内审核完毕)

10．审批

(1)行政总监对上报的会议纪要进行审批。

(2)对在自己管理权限内的事项，根据会议纪要做出相应批示，及时下发秘书发文。

(3)对自己管理权限外的审批工作，及时上报总经理审批。

(时限：一般会议结束后，三日内审核完毕；紧急会议结束后，当日内审核完毕)

11．审批

总经理对上报的会议纪要做最后审批，将审批意见及时下发秘书。(时限；一般会议结束后，三日内审核完毕；紧急会议结束后，当日内审核完毕)

12．发文

秘书收到总经理或行政总监批示后的会议纪要，将其编制成文件，下发各相关部门和员工。

13．接收

各部门收到秘书发送的会议纪要文件后，签字并收讫。

14．存档编号、存档

文档管理员收到秘书发来的会义纪要文件后，进行编号备案，将备份递交档案室存档。

15．督导

秘书根据会议纪要文件督导各部门执行，并汇总各部门的执行情况。

16．反馈、总结

(1)各部门在执行过程中，将执行情况及出现的问题，及时反馈给秘书。

(2)秘书将各部门递交的反馈意见进行汇总、整理，编写本次会议的总结报告。