档案的销毁

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第414页（1232字）

工会档案鉴定时，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应该予以销毁。销毁档案前，必须编制档案销毁清册，办理批准手续。机关需要销毁档案，须经机关领导人批准。档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准。销毁建国前的历史档案，同时还须国家档案局批准。未经鉴定和批准，任何单位或个人无权销毁任何档案。明清以及明清以前的档案，根本不存在销毁问题，凡只字片纸都不得遗弃，都必须永久保存。销毁准销的档案时，须实行两人监销的制度。

一、档案销毁清册

工会机关领导人或主管领导机关审查、批准销毁档案，必须编制档案销毁清册(又称“清单”)。只有根据批准的档案销毁清册，才能销毁档案。它是日后查考档案销毁的凭证。

档案销毁清册的内容包括：

(一)封面。项目有：全宗号、全宗名称和立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间。

(二)销毁档案登记栏。项目有：顺序号、案卷或文件题名、起止日期、号码(案卷目录号、案卷号或文件字号)、数量、备考等。根据销毁档案的种类或其他因素，上述登记项目可适当增减。整理中拣出销毁的档案，一般均无准确的案卷目录号、案卷号，对其则可取消“号码”项。为了便于领导人和有关领导机关审查，也可在清册中增加“档案保管期限表中的条款号”等项。档案销毁清册一般以全宗为单位来编制，每一清册至少应一式两份，一份留在档案馆(室)，一份送交有关领导审查、批准(如果要报档案行政管理部门备案，则需一式三份)。

二、立档单位和全宗简要说明

为便于工会机关领导人或主管领导机关审查、批准销毁清册，了解必要的情况，档案馆(室)在送审清册的同时，还须附有关立档单位和全宗情况的简要说明。其内容包括：立档单位和全宗的历史概况；档案所属年代及其保管期限；销毁档案的数量和详细内容(可粗略分类介绍)，鉴定的概况和销毁档案的主要理由(可列若干实例说明)。

三、销毁档案的办法

准备销毁的档案，在未批准前，必须单独加以系统保管，以便审批时检查，个别文件鉴定不准确仍需利用时可以从速查找。待批准后，一般可将需要销毁的档案派专人送专门指定的造纸厂监督销毁后作原料，如被销毁档案特别机密，亦可自行焚毁。为保守党和国家的机密，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。无论采用什么方法销毁，均须指派两名以上的专人进行监销。档案销毁后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签字，以示负责。