会后的处理工作

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第444页（4562字）

一、会议文件资料的收退与立卷归档

(一)会议文件资料的收退

也称会议文件的清退。通常指重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议秘书处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议决议结束后做。重要会议文件清退原因是：

第一，文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，可能会遗失和泄密。

第二，会议文件特别是领导在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。

第三，有些文件属草稿或参考性的，甚至某些观点与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去会影响会议精神的传达贯彻。

收退会议文件可采取多种方法。在召开较大型会议的时候，开具目录清单，是一种行之有效的收退文件的办法。就是说，在会议将结束前，会议工作人员把应退文件的目录清单，发给与会同志，请他们在会后按照目录清单把应退文件全部退回。会议一结束，工作人员要利用一切办法马上催退，如打电话催退、亲自催收等，直到退清为止。

一些日常的小型会议，比如各级工会委员会议、各级工会的办公会议等，有时也要收退会议文件资料。如果与会人员较少，彼此又较熟悉，工会办公室工作人员在会议结束后可直接招呼大家留下文件再走，或等在门口收交，一遍清完。对个别已发给了文件而未到会的人员，可个别催退。

在文件收退过程中如果发现有丢失或缺件等情况，应弄清情况，并及时请示工会有关领导处理，以免造成不应有的失密、泄密等差错。

(二)会议文件资料的立卷归档

一般来说，工会系统召开的会议所形成的文件资料，都要进行整理立卷，就是说，把具有保存价值的全部会议文件资料，按照它们之间的互相联系，进行分类整理，有秩序、有系统地加以编排，完整地保存下来。这就叫会议文件资料的立卷。会议文件立卷归档的原则一般是一会一卷，其目的是日后便于查找。

会议立卷工作的难易，取决于会议材料的收集程度。工会办公室对会议所有材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导决定开会的批示，会议通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿，会议的议题、日程和程序安排，会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会议总结等。凡是印刷下发的要留有一定的份数，对会议主要文件的历次修改稿、会议纪要的修改稿，工会办公室应注意跟踪，会议一结束，马上按立卷要求收回。

会议文件立卷具有重要作用，它不仅可以保持会议文件之间的历史联系，便于查找和利用，而且还可以保护会议文件的完整与安全，便于保管；同时，会议文件立卷也为工会办公室档案工作奠定了基础。

会议文件立卷的范围大体包括以下几个方面：

1．会议的正式文件，如决议、决定、指示、领导讲话、开幕词、闭幕词等等；

2．会议的参考文件；

3．会议上的各种发言稿；

4．会议正式文件的历次修改稿；

5．会议上领导的讲话记录稿、修改稿；

6．会议各种简报；

7．会议纪要；

8．选举材料；

9．各种证件；

10．记事表；

11．其他有关材料。

为了完整地收集会议文件资料，工会办公室负责文书工作的秘书人员要注意加强与有关方面的联系和合作，如加强与负责文件起草工作的同志的联系与协作，请他们将用完的底稿、修改稿等及时交来。如果有的文件经会议通过后在报、刊物上公开发表、不另行文，也应当保留一两份存档。如果有单行本，每种必须保存两份。

周恩来同志曾指示：“会议文件应按每次会议进行立卷，以便查找利用。”根据周恩来同志“一会一案”的原则，负责文书档案工作的同志，应当在每一次会议的文件资料基本收集齐全以后，即开始立卷工作。

较小型的日常工作会议，做到一次会议立一个案卷；对于一些大型会议，由于文件较多，原则上整个大会立一套案卷，但还可以按时间或问题分立几个分卷，以便于查找利用。

会议文件立卷的基本方法是：

1．分类归档。首先将大会所有文件资料进行大体分类，然后按照时间或问题立卷。大会重要文件(如决议、纪要、主要负责同志的讲话等等)要单独立卷。一般文件分别按问题立卷。大会发言、来往文书等均按时间立卷。书面发言要按地区或单位立卷。工会办公室对日常工作会议的文件，也应在大体分类后再归入案卷内。

2．卷内文件的排列。一般来讲，卷内文件是按重要程度和时间进行排列的。日常工作会议卷内文件的排列顺序大体是开会通知、会议记事表、决定事项所及文件等，同一文件的几次修改稿按前后次序排列，但应当将定稿放在最前面。

3．卷内文件的编目。首先要在文件上加盖编目章(包括卷号、顺序号，卷内文件也应以此进行统计)，然后按顺序填写卷内目录。

4．填写卷内文件的备考表。对每次会议卷内文件的情况要做必要的说明。有时几次会议互相联系，有的文件也并非定稿，为了在卷内能看出文件的前后联系，必须把文件的来龙去脉、形成过程、文件的重要程度，做出较详细的交代，填在备考表上。同时，立卷要签注姓名和立卷时间。

5．案卷标题的拟制。大会文件的案卷标题，应根据卷内文件内容拟制，应反映出会议名称和主要内容。一般情况下，日常工作会议每次讨论问题比较复杂、文件较多，案卷标题只能标出会议名称、次数、时间等。

在填写案卷标题的同时，应将卷皮的起止日期及份数准确的填上。关于卷皮的起止日期，均应以卷内最早的和最后的日期为准，填写起止日期的原则是：有领导批示的，以批示日期为准；无领导批示的，以原作日期为准；有的文件根本无日期的，则以会议讨论日期为准。

6．大会文件的案卷排列。基本上是按重要程度和时间进行排列的，如开幕词、领导讲话、报告、决议、大会文件、大会发言、书面发言、参考资料、大会的来往文书、通知、纪要等，有关选举方面的文件要单独排列在后边。

7．对所保存的会议文件按问题分类编出卡片，作为索引。最后，工会办公室秘书人员应将立案卷的文件材料移交工会档案室。

按照会议文书立卷归档的要求，每份文件均应保存三份。即一份原稿、两份印稿。重要文件的初稿和历次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大会文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原来编号存放或按问题汇编成册，以备查找。

为了会后利用方便，工会办公室对所保存的会议文件应按问题分类编出卡片，作为索引。

工会办公室文书部门在按照文书立卷的原则和方法将会议文件资料立成案卷以后，应该和其他机关文件案卷一起按照机关归档制度的具体要求，办理好向档案室移交工作。这样，整个会议文件资料的立卷归档工作即结束。

二、代表离会工作

代表离会工作，就是在会议结束以后作好代表离开、返回原单位的安排服务工作。这一工作的明显特点就是零碎、烦琐、跑腿的事情多。但是，如果这一工作做不好，会使与会人员觉得会议松松垮垮、虎头蛇尾，影响整个会议服务工作和会议效果，甚至影响代表工作，影响会议精神的传达。因此，工会办公室一定要周密安排，热情服务，使代表们心情舒畅、高高兴兴地返回原单位。特别是一些较大型的会议，如职代会等，做好代表们的离会工作，就显得更为重要了。

代表离会工作的内容一般如下：了解代表返回单位的日程和交通工具，代为购买飞机票、车票、船票；帮助代表结算账目和归还所借物品；有些代表自带车辆，会议工作人员也要询问他们的返程日期和路线，是否需要什么帮助，如车辆是否需要加油等；当个别有特殊情况的代表离会需要特殊照顾时，会议工作人员也要根据实际情况给予照顾。有什么问题，及时请示工会有关领导予以解决。对个别因工作需要还需暂留的代表，在食宿等方面继续妥善安置，勿使他们产生“会散茶凉”之感。

三、会务总结

一个会议能否开好，是否达到了预期的目的，与会议组织和服务工作的水平有着直接的关系。一些重要会议或大型会议结束后，负责会务工作的工会办公室领导，应该及时召集全体会议工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，以积累经验，对会议的组织与服务过程中的有功人员和有关部门进行表彰和奖励，慰问那些为搞好会务工作日夜辛劳的同志，同时，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处。

会务总结一般是以开总结会的形式进行，全体会务工作人员都要参加。有的重要会议，如果领导有具体要求，就需要在开好总结会的基础上，写出书面的会务工作总结，并交有关领导审阅后，作为大会的文件资料，连同会议记录、会议简报、会议文件等，一并作为完整的案卷归入档案。

总之，搞好会务工作总结，将有助于提高工会办公室会务工作水平，收到“打一仗，进一步”的效果。尤其是对那些刚刚接触会务工作的新的工会工作者，搞好会务工作总结就更为必要了。