销售与收款循环业务

出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第923页（3522字）

了解企业在销售与收款循环中的基本业务，是设计内部控制制度的前提。不了解企业的基本业务，就不可能设计出适应企业实际运作情况的内部控制制度。

销售与收款循环涉及的主要业务包括：

接受顾客订单→批准赊销信用→编制销货通知单→按销售通知单供货→按销售通知装运货物→向顾客开具销售发票→记录销售→办理和记录现金、银行存款收入→办理和记录销货退回、销货折扣与折让→注销坏账→提取坏账准备

上述业务主要涉及到以下部门：销售部门、信用管理部门、仓储保管部门和会计部门。

(一)接受订单

顾客提出订货要求是整个销售与收款循环的起点。顾客的订单只有在符合企业的授权标准的条件下，才能被接受。企业一般都列出了已批准销售的顾客名单。销售部门在决定是否同意接受某顾客的订单时，应追查该顾客是否被列入这张业经批准销售的顾客名单。如果该顾客未被列入顾客名单，则通常需要由销售部门的主管决定是否批准销售。一般情况下，企业在接受了顾客的订单之后应编制一式多联的销售通知单。

(二)赊销信用的批准

对于赊销业务，赊销批准是由信用管理部门根据企业的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。信用部门的职员在收到销售部门的销售通知单后，即将销售通知单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及全今尚欠的账款余额加以比较。执行人工赊销信用检查时，还应合理划分上作职责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。

企业应对每个新顾客进行信用调查，包括获取信用评审机构对顾客信用等级的评定报告。无论批准赊销与否，都要求被授权的信用部门人员在销售通知单上签署意见，其后再将签署意见后的销售通知单送回销售通知单管理部门。设计信用批准控制的目的是为了降低坏账风险。

(三)销货通知单的编制

一般情况下，企业的销售部门在接受了顾客的订单之后应编制一式多联的销售通知单。信用管理部门根据企业的赊销政策，将销售通知单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较，在销售通知单上签署意见。已批准销售通知单的副联通常应送达仓库，仓库按销售通知单供货和发货给装运部门。

(四)按销售通知单供货

企业通常要求仓库部门只有在收到经过批准的销售通知单时才能供货。设立这项控制程序的目的是为了防止仓库在未经授权的情况下擅自发货。因此，已批准销售通知单的副联通常应送达仓库，作为仓库按销售通知单供货和发货给装运部门的授权依据。

(五)按销售通知单装运货物

将按经批准的销售通知单供货与按销售通知单装运货物职责相分离，有助于避免装运职员在未经授权的情况下装运产品。此外，装运部门职员在装运之前，还必须进行独立验证，以确定从仓库提取的商品都附有经批准的销售通知单，并且，所收到商品的内容与销售通知单一致。

装运凭证或提货单由电脑或人工编制，一式多联且连续编号，按序归档的装运凭证通常由装运部门保管。装运凭证提供了商品确实已装运的证据。

(六)开具销售发票

开单业务包括编制和向顾客寄送事先连续编号的销售发票。这项业务所针对的主要问题是：是否对所有装运的货物都开了账单；是否只对实际装运才开账单，有无重复开单或虚构交易；是否按已授权批准的商品价目表所列价格计价。为了降低开单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错的风险，应设立以下的控制程序：

1．开单部门职员在编制每张销售发票之前，应独立检查是否存在装运凭证和相应的、经批准的销售通知单；

2．应依据已授权批准的商品价目表编制销售发票；

3．独立检查销售发票计价和计算的正确性；

4．将装运凭证上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较。

上述的控制程序有助于确保用于记录销货交易的销售发票的正确性。销售发票副联的档案通常由开单部门保管。

(七)记录销售

对这项职能，内部控制制度所要关注的问题是销售发票是否记录正确，并归属适当的会计期间。在手工会计系统中，记录过程包括区分赊销、现销按销售发票编制转账记账凭证或现金、银行存款收款凭证，再据以登记销售明细账和应收账款明细账或现金、银行存款日记账。

记录销售的控制程序包括以下内容：

1．只依据附有有效装运凭证和销售通知单的销售发票记录销售。这些装发运凭证和销售通知单应能证明销货交易的发生及其发生的日期；

2．控制所有事先连续编号的销售发票；

3．独立检查已处理销售发票上的销售金额同会计记录金额的一致性；

4．记录销售的职责应与前面说明的处理销货交易的其他功能相分离；

5．对记录过程中所涉及的有关记录的接触予以限制，以减少木经授权批准的记录的发生；

6．定期独立检查应收账款的明纲账同总账的一致性；

7．定期向顾客寄送对账单，并要求顾客将任何例外情况直接向指定的未涉及执行或记录销货交易循环的会计主管报告。

(八)现金、银行存款收入办理和记录

债务人偿还货款或劳务款时，涉及到记录货币资金的增加以及应收账款的减少。由于货币资金的高流动性，办理和记录现金、银行存款收入时，最关注的货币资金的安全性和完整性。货币资金失窃可能发生在货币资金收入登记入账之前或入账之后。处理货币资金收入时最重要的是要保证全部货币资金都必须如数、及时地记入现金收入、银行存款日记账或应收账款明细账，并如数、及时地将现金存入银行。在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。有关现金的内部控制制度将在第六节中进行详细讲述。

(九)销货退货、销货折扣与折让

顾客如果对商品不满意，销货企业一般都同意接受退货，或给予一定的销货折让；顾客如果提前支付货款，销货企业则可能会给予一定的现金折扣。发生此类业务时，必须经授权审批，并应确保与办理此事有关的部门和职员各司其职，负责实物接收、保管的人员应与账务处理的人员职务分离。对于此项业务，建议严格使用贷项通知单进行控制。

(十)坏账注销与提取准备

对于赊销的业务，由于各种原因，债务人宣告破产、死亡等而无法支付货款的事项，企业应明确原因，获取重组的证据，根据合理的理由确实认为某项货款再也无法收回，就应当按照企业的授权权限，应恰当的审批后，核销这笔货款，并及时进行正确的会计外理。

(十一)提取坏账准备

坏准备提取方法应符合国家有关规定，提取的数额应恰当合理，计提方法应保持前后会计期间的一致性。