编制责任报告的基本要求

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《现代企业内部会计实用手册》第157页（1798字）

一、适用性

编制责任报告时，应密切注意何人的收受报告与如何利用报告的问题，高层管理人员对于消化情报的功能不同，他们所需要的情报型式亦异。高层管理人员所需要的情报大部分应是与决策相关的，一些说明报告只随总表附送，以避免情报过多，成为阅读者的重负。当然也要注意，如果情报过少，则将便他们处于臆测的情况之中，难以作出果断的抉择。对于低层管理人员，由于他们负责更多的具体业务，较为明细的报告当然很有必要。

与此有关的另一个问题是如何使报告真正有用。在加强成本控制和预算控制的工作中，如何防止所设计的报告失去效用，并如何能够确保编制适当的报告。报告的编制需要花费大部分的劳动时间，繁杂的报告制度对会计人员来说无异于作茧自缚。因此，必须根据管理的需要有选择的提供情报。

在报告编制方面，还应注意避免报告的重复。重复的报告无异于劳民伤财，使业务人员陷于编制报表的事务堆中而不可自拔，必然很难去从事其它的业务管理工作。报告的重复通常是由于几个不同的部门需要同样的数据，而没有发现已有别人编制该项情报。比如财务部门和劳资部门都编制各部门员工平均工资率的周报，成本管理部门与工程技术部门都要收集直接人工成本并编制控制报告，会计部门与物资管理部门都保持原料与非生产用品的完整存货记录等等。在编制报告方面的重复劳动实应避免。

二、相关性

一个报告制度必须能反映出每个部门可能控制的项目与指出管理当局应注意的问题。无论责任会计或者是例外管理都要强调资料的相关性。会计报告的功能需要将信息反馈给各部门的责任者，以便对业绩进行评价，而且于必要时改变行动。所以各级管理阶层的报告一定是所能控制的业务活动。根据各级管理业务项目不同，其责任报告的内容也有所区别。工人和班组的责任执行主要是非财务项目，按每小时或每天或每一周较短时间所完成的产品数量，工作效率，物料消耗等非财务指标，从实际与标准比较，其绩效亦以非财务项目进行衡量。在车间管理阶层可确定的成本控制中心，应按车间收集其可控制的成本，也按一些非财务项目逐日累积其实物数量，如产量、工时，工效、物耗等，以此衡量技术标准的差异。不过非财务项目差异的报告要比会计报告要快的多，但会计报告进行了全面的综合。在全厂范围内的责任报告还要划分为工厂成本报告与销售利润报告，工厂成本报告只涉及当期完工产品的成本水平，不涉及利润。销售利润报告为利润中心的责任报告。

三、适时性

报告的适时性也是非常重要的问题。报告的适时性是指收到报告的日期适时和报告所包括的期间是适时的。要使报告的资料有助于决策，就应使报告于决策之前能够收到，要使报告资料有助于控制，就应使报告在行动后尽快得到信息。一份5月份的成本报告于6月下旬才收到，对于生产经营活动的控制是没有用处的。不管数据精确到什么程度，迟到的报告是没有多少价值的。报告所包括的期间应与规划、控制相适应，按周、按月或按旬编制的报告适合日常管理的需要，非例行的生产决策和投资决策，正常的报告是不够的，必须编制专题报告。

四、准确性

报告的准确性依赖于会计分类制度的性质，原始凭证的可靠性，与对既定事件和经济的解释。总之，数据的准确是由很多因素促成的。有些错误是起因于某种制度的规定，额外的压力使其篡改记录，从而使反映实际活动的记录遭到了歪曲。

准确性和适时性存在着一定的矛盾，有时难免为了追求准确性而影响了适时性，或者为了满足适时的要求而妨碍了准确性。已如前述，为规划，决策，控制和考核的资料，并不要求十分准确，可以是概数，平均数、近似值等等。这并不意味着数据是任意的，根据数据对客观情况的判断，如果得出完全相反的结论，是坚决不能容忍的。管理会计人员必须为保证其数据来源可靠而不断改进资讯的传递，整理，分类和记录工作。