程序文件的编制

出处：按学科分类—经济 中山大学出版社《质量工作者手册》第488页（919字）

(1)程序文件的基本概念。程序是为了实施某项活动所规定的方法。在很多情况下，程序必须制定成文件，这些文件称为程序文件。它通常规定某项活动的目的、内容和范围：规定做什么；由谁做；何时、何地和如何做；使用何种材料、设备和文件；如何对其控制和记录。程序又分管理程序和工作程序，前者是规定跨部门的职能活动程序，后者是阐述部门内部的程序。

(2)程序文件的内容及其编制要求。

编制程序文件明细表：根据质量体系总体设计对质量体系要素逐级展开的质量活动和细化活动明确应具备的程序文件明细表。

程序文件的结构：文件编号和标题；目的和适用范围；相关文件和术语；职责；工作流程；报告和记录表式。

编制要求：

文件编号和标题。编号可以根据活动的层次进行编排，以便识别，标题应明确说明开展的活动及其特点；

目的和适用范围。说明为什么要开展这项活动，涉及哪些方面以及禁止事项；

相关文件和术语。本文件需引用的有关文件及术语；

职责。明确由哪些人实施此项程序，他们的权责及其相互关系；

工作流程。一步步地列出开展此项活动的细节。保持合理的编写顺序。注明需要注意的任何例外或特殊情况。必要时附以流程图；

报告和记录表式。明确使用该程序时所产生的记录表式和报告，记录的保存和期限，写明表式的编号和名称。程序文件应得到本活动有关责任人员同意和接受，并为所有与其作业有接口关系人员的理解，必须经过审批，注明修订情况和有效期；

编制过程。程序文件的编制可分为计划、编制、校审、审定和批准几个阶段。