公证职能的行使

出处：按学科分类—政治、法律 中山大学出版社《澳门特别行政区法律通览》第318页（7409字）

(一)一般规定

根据《公证法典》第一条的规定，公证的主要作用在于通过公证机关的公证活动，使非经司法途径做出的法律行为具备法定形式，并赋予该等行为以公信力。为行使这一职能，公证员可在当事人表达其法律行为意思的事宜上给予当事人以指导。

公证机关主要有专职公证机关和特别公证机关两种。专职公证机关包括公共公证员及私人公证员。特别公证机关则是指在例外的情况下得行使公证职能的专责公证员和就特定行为获得法律赋予公证员权限的其他实体；其中，专责公证员是指就特定行为获得法律赋予公证员权限并具有法律学士学位的公共机关公务员、服务人员或工作人员。

具有公证职能的特别机关运用其权限做出的行为，受《公证法典》内适用于该等行为的规定所约束。公证机构的实习员及助理员，仅得做出法律明确允许其做出的行为，并且该等行为受《公证法典》内规范公证员行为的规定所约束。

(二)公证员

1．公证员的权限

公证员的权限包括一般权限与特别权限。公证员的一般权限是指接收及理解当事人的意思，使有关意思符合法律规定及具备法定形式，作成与上述目的相符的文书及赋予该等文书真确性，并确保文书的保存、证明力及执行力。公证员在行使其权限时，应就其所作行为的意义及涵盖范围向当事人做出说明。

公证员具有下列特别权限：①缮立公证遗嘱、废止遗嘱公证书以及密封遗嘱核准书、存放书及启封书，以及按照民法所定的某一特别方式而订立的遗嘱缮立存放书；②缮立载于记录簿册内及非载于记录簿册内的其他公证文书；③在私文书上缮写认证语，或就私文书上的笔迹或签名缮写作成人的认定语；④发出生存证明书、身份证明书以及担任公共职务或法人管理职务的证明书；⑤就已发生的其他事实发出证明书；⑥证明文件的译本，或提供并证明文件的译本；⑦发出公证文书及登记的证明，以及公证机构内其他存档文件的证明，并就为做出认证缮本的目的而向其出示的文件发出认证缮本；⑧为接收郑重声明或经宣誓做出的声明而缮立文书；⑨按可予证实的方式通过图文传真，将公证文书及登记的内容，以及公证机构内其他存档文件的内容传送至须向其做出证明的任何公共部门或公证机关；⑩接收自公共部门或公证机构按可予证实的方式通过图文传真而传送的文件，并就该等文件发出证明书；⑾按有关法律的规定认证商业企业主的簿册；⑿参与非以司法途径做出的法律行为，以使其在确定性或真确性方面具备利害关系人所期望的特别保障；⒀对依法应在有关公证机构内存档的以及为存档目的而交予公证员的文件加以保存。

应利害关系人的请求，公证员为作成其权限范围的行为有权通过任一途径要求任何公共部门提供所需的文件。

法典对私人公证员的权限做出了限制。法典第七条规定私人公证员有权做出法典规定的一切公证行为，但下列公证行为除外：①公证遗嘱及废止遗嘱公证书；②密封遗嘱核准书、存放书与启封书，以及按照民法所定的某一特别方式而订立的遗嘱存放书；③按法律规定应以公证书做出的抛弃遗产行为；④公证确认继承资格及公证证明；⑤婚姻协定；⑥债权证券的拒绝证书；⑦无行为能力人是当事人的行为，但在该行为中无行为能力人经适当代理或辅助者除外。对私人公证员权限进行限制的规定并不妨碍可以按澳门《民法典》第二千零五十一条的规定在私人公证员面前订立遗嘱。

除法律另有规定外，公证员有权应请求而在澳门地区做出属于其权限范围内的一切行为，即使涉及非居住于澳门的人或非位于澳门的财产亦然。

2．公证员的回避

如公证员本人、其配偶、任一直系血亲或姻亲、二亲等内的旁系血亲或姻亲，或与公证员在事实婚状况下生活的人，是行为的直接或间接当事人，或者是行为的直接或间接受益人，则公证员不得做出有关的行为。上述人员中的任一人是行为当事人或受益人的受权人或法定代理人的，公证员也应予回避，不得做出有关行为。行为的当事人或利害关系人为一股份有限公司，而公证员本人或上述人员是该公司的股东的，公证员可以参与有关行为；行为当事人或利害关系人为一公益法人，而此法人是由公证员管理的，公证员也有权参与有关公证行为。上述有关回避的规定也适用于公证机构的实习员及助理员。公证员应回避时，其所属公证机构的实习员及助理员也必须回避。

上述有关回避的规定并不适用于以法庭上的单纯代理权为内容的授权及复授权以及在不构成合同行为凭证的文书上所作的公证认定；但当该等授权、复授权及认定涉及应回避的公证员、公证机构的实习员或助理员时，则有关规定仍应予以适用。

公证机构的实习员及助理员得做出以法庭上的单纯代理权为内容的授权及复授权行为，以及在不构成合同行为凭证的文书上作公证认定的行为，即使其所属公证机构的公证员为被代理人、代理人或签署人亦然。

3．保守职业秘密与提供资讯

对于为做出簿册认证或为做出认证而交给公证员的私文书的存在及内容，以及对于交给公证员供其准备及做出属其权限行为所用的数据，公证员均应将其作为职业秘密加以保守。在未经向公证员出示遗嘱人死亡的证明时，遗嘱及任何与其有关的资料均属秘密；但对遗嘱人本人或其具有特别权力的受权人则除外。仅在法律规定的情况下，公证员方有出示公证机构的簿册、文件及资料库内数据的义务；公证员还负有保管按照法律仍未移至其他档案库或未销毁的簿册、文件及资料库内数据的义务。

对于可发出证明的行为、登记或存档文件，如利害关系人提出要求，则公证员应就该等行为、记录或文件的存在提供口头信息，在这种情况下，应当事人或订立行为人的明确要求，公证员应就有关行为、登记或存档文件提供不具证明效力而仅具信息用途的影印本。应信用机构的要求，公证员得以书面及简介的方式就债权证券拒绝证书簿册内所作的登记提供相关信息。

4．拒绝做出公证行为

在下列情况下，公证员应拒绝做出被申请的公证行为：①行为属无效；②行为不属其权限范围或属其本人应回避做出的；③就参与人的精神是否健全存有疑问的。但如有经卫生司认可的两位医学鉴定人参与公证行为，并证实参与人精神健全，则就参与人的精神健全存有疑问即不构成拒绝做出公证行为的依据。

如公共公证员拒绝做出属其权限范围的行为，而利害关系人以口头或书面方式向其声明拟对该拒绝做出行为的决定提出争议，则公证员应在48小时内向利害关系人交出一份注明日期的书面报告，其中应详细说明拒绝的理由。公证员向利害关系人交出说明拒绝理由的报告之日，即视为就该决定做出通知之日。

公证员不得以有关行为属可撤销或不产生效力为理由而拒绝参与。在此情况下，公证员应将有关行为具有瑕疵或不产生效力一事提醒订立人，并在文书内注明已作上述提醒。

私人公证员有权拒绝做出任何属其权限范围的行为，而无须指出拒绝的理由。但如果因为行为的性质或依法律规定而仅可由某特定公证员或其代任人做出该行为，则此公证员或其代任人在被要求做出该行为时，则应适用上述关于公共公证员说明拒绝理由的规定。

5．公证员对公证行为的责任

就公证行为及由公证机构发出的文件，均由其签署人承担责任，但其缮立人仍须承担因欺诈或恶意而应负的责任。按此规定应对公证行为承担责任的人，基于所造成的损失而负有的责任，并不因该等行为已通过司法途径转为有效而获免除。

公证员因缺乏监管或领导而导致其公证机构的工作人员在执行有关职务时不法行为或不作为的，须承担连带责任，但该等工作人员本身仍须承担其个人责任。此外，私人公证员还须就基于工作上的错误而对第三人造成的损失以及就税务法律的不履行而向有关行为订立人承担连带责任。

有关公务员须承担刑事责任的规定，适用于公证员就执行职务时所做出的行为而须承担的刑事责任。

(三)公证活动的组织

1．簿册

●簿册的种类。

(1)公证行为的登记簿册按性质分为以下八类，公证机构及其他具有公证职能的特别机关，应备有做出属其权限范围的公证行为所需且属下列范围的簿册：①公证遗嘱及废止遗嘱的公证书的记录簿册。公证遗嘱、废止遗嘱的公证书以及相关附注，均缮立在这类记录簿册内。②杂项公证书的记录簿册。除公证遗嘱、废止遗嘱的公证书外，凡公证书及相关附注，均缮立在这类记录簿册内。③债权证券拒绝证书的簿册。对于因要求做出拒绝证书而提交债权证券所作的提交登记，及就作成的拒绝证书所作的登记，以及按《公证法典》第一百三十五条规定(如提交人在拒绝证书作成前取回汇票，则应在提交汇票的登记旁注明提交人已收回汇票及收回的日期)而就有关债权证券的提取所作的注记，均缮立在拒绝证书的簿册内。④有关缮立于A项所指簿册内的行为、密封遗嘱核准书及存放书、以及其他遗嘱存放书的登记簿册。⑤杂项公证书的登记簿册。在上述第四、五项所指的每一簿册内，均应对该簿册所登记的行为做出注录。⑥独立文书及其他文件的登记簿册。这类登记簿册内须记入下列文书或文件：a．密封遗嘱的启封书；b．不属于债权证券拒绝证书的簿册及有关缮立于公证遗嘱及废止遗嘱公证书的记录簿册内的行为、密封遗嘱核准书及存放书、以及其他遗嘱存放书的登记簿册的登记范围但应存档的其他独立文书；c．设立社团的经认证文书及创立财团的经认证文书，以及有关更改的经认证文书；d．交予公证机构存档的文件。⑦手续费及印花税的登记簿册。这类登记簿册用于：a．对因做出公证行为而应收取的手续费及印花税进行记账；b．对因完全免除费用而无须编制收费账目的行为进行登记，并在登记旁侧的一栏内注明该免除费用的情况。⑧簿册认证的登记簿册。这类登记簿册用于登记按有关法律规定为商业企业主的簿册进行认证的行为。

(2)除公证行为的簿册外，公证机构还应备有下列簿册：①目录簿册；②公证员认为对公证机构的运作属必要的其他簿册。

●簿册的式样、分册、编号及装订

(1)簿册的式样。公证员应采用经核准的簿册式样，无该式样时，应采用最适合于簿册用途的式样。对供公证机构使用簿册的式样的核准，以及对使用中的式样的更改，均由司法事务司司长在听取登记暨公证委员会的意见后以批示做出。司法事务司司长在吸取登记暨公证委员会的意见后，有权决定以适当的电脑储存数据取代簿册，即使仅为存档的目的亦然。

(2)簿册的分册。遗嘱、废止遗嘱公证书以及密封遗嘱核准书如属由公证员执行职务的情况，可以打字或通过电脑处理而作成，则公证遗嘱及废止遗嘱的公证书的记录簿册应分为两册，一册用于手写的行为，另一册用于经打字或电脑处理的行为。杂项公证书的记录簿册可以按工作需要而分为数册。手续费及印花税的登记簿册可以分为两册，一册用作登记有关公证认定行为的收费账目，又可以视工作情况而分为数册；另一册用作登记有关其他行为的收费账目。

(3)簿册的编号及装订。任何簿册均有一编号，而每类簿册均有其本身的编号顺序。涉及被分为多册的簿册时，每一簿册均依字母顺序而以一字母代号表示，该代号置于编号的后面，此编号因此按各具同一字母代号的簿册而有其本身的编号顺序。

司法事务司司长在听取登记暨公证委员会的意见后，决定以适当的电脑储存数据取代簿册时，应定出磁盘的最大储存量及定出缮立公证行为的各页页面的编排。

●簿册的认证

不得使用未经预先认证的簿册。认证簿册是指分别在首页及末页填写启用语及终结语，并在启用语及终结语内注明日期及签名，且在其余各页上作简签及将每一页编号。每一页的编号均应连同相关簿册的顺序编号及字母代号。由散册或散页组成的簿册的终结语，应在簿册内最后的行为被缮立后填写，而编号及简签则视需用的纸张而做出。

认证簿册的权限属公证员或其代任人所有。属于特别公证机关的簿册，由有关部门的领导人或依法在有关实体担任领导职务的人认证，但法律另有规定的除外。

2．资料库

(1)公证机构的资料库。在任何公证机构内，均应就订立行为人设置一个总资料库，有关资料应每日更新。在此资料库内，应记入与下列内容有关的资料：①在该公证机构缮立的公证书；②同时为受权人或第三人的利益而做出的授权书以及授予双方代理权的授权书，以及以该等授权书为基础按同样方式所作的复授权书；③为归入某行为或作成某行为而提交的非仅以做出该行为作为授权内容的其他授权书；④设立社团的经认证文书及创立社团的经认证文书，以及有关更改的经认证文书；⑤应当事人要求而存档的文件。

涉及公证证明、公证确认继承资格或财产分割的公证书的资料，以及与由代理人参与作成的文书有关的资料，应仅分别载入提出证明的人、被继承人及被代理人的资料卡内。涉及商业企业主及法人以当事人身份参与的行为的资料，应载入标有其商业名称或法人名称的资料卡内，而非载入代表其订立有关行为的人的资料卡内；至于涉及商业企业主及法人的其他行为，有关资料仍应载入订立行为人的资料卡内。

在公共公证机构内，除上述总资料库外，还应就遗嘱及与其有关的一切文书，尤其是废止遗嘱的公证书以及密封遗嘱的核准书、存放书及启封书，设置一个专门资料库。

公证机构的资料库可由电脑储存数据内的登记所组成的资料库取代。司法事务司司长在听取登记暨公证委员会的意见后，可决定将公证机构的资料库电脑化，在此情况下，司法事务司司长也得以同样方式决定有关登记内除应载入被订立行为的类型或以文书作为凭证的行为的类型、缮立有关行为的簿册或存档档案组的编号及页码外，还应载入其他资料。

(2)中心资料库。司法事务司应就订立行为人设置一个中心资料库，该资料库由载于电脑储存数据内的登记所组成，有关数据应按公证机构的资料库内容每月进行更新。对中心资料库的编排，适用经做出必要配合的有关公证机构资料库的规定。中心资料库的登记内，除应载入与上述公证机构资料库相同的内容外，还应就所登记的行为载入有关公证机构的识别资料。

(3)档案。除各簿册、不应交给当事人的独立文书及经认证文书须在公证机构存档外，为归入已在簿册内或非在簿册内作成的行为而提交的文件，又或为作成该等行为而提交的文件，均应在公证机构存档；但法律另有规定或仅要求出示文件的除外。文件应按其所涉及行为的做出时间或文件的提交时间的顺序而分级存档。

用于归入公证行为或作成公证行为的文件，应按其相关文书内所载的顺序存档。档案组应按年编排；但与每一记录簿册内缮立的行为有关的文件的档案组除外。基于存档文件的数量而导致有理由的，也可将档案组分为适当的分组。

涉及记录簿册内缮立的行为的每一档案组，均以其有关簿册的字母代号及顺序编号作识别。按年编排的档案组还应以其所属的年份作识别。发出信函的复本以及接收的信函，均应依时间顺序而按年以独立档案组存档。对于具有持久效力的工作批示或指示的公函及传阅文件，应将其集中并有序编成独立卷册。

仅在公证员以书面及附有依据的方式给予许可后，方可以将簿册及文件取离公证机构；但涉及在公证机构以外缮立的公证行为，或因不可抗力的情况而有必要影印或紧急迁移簿册及文件的除外。就公证员不许可将簿册或文件取离公证机构一事，由司法事务司司长进行审查，该司长有权决定允许将有关簿册或文件取离公证机构。司法事务司司长在行使监察权时，有权索取任何公证机构的簿册及文件，以便进行查核，但不得影响该等机构的正常工作。

公证机构的簿册及文件，自其完成或作成目录后的30年内，不得转移至其他档案库。上述30年期间届满后，即可将有关簿册及文件转移至澳门历史档案室。私人公证机构的簿册及文件，不受上述规定约束，而可按照有关法律规定转移至原公证员的代任人所属的公证机构。