工会办公室的职能作用

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第12页（7237字）

一、工会办公室的基本职能

(一)为工会领导人安排公务活动

安排好领导成员的公务活动，是工会办公室的一项经常性工作。只有搞好这项安排，才能保证领导班子工作正常顺利地开展。

工会领导公务活动安排，包括在一定时间内领导成员参加各种会议、到基层单位调查研究或检查工作、参加外事活动等等的具体时间、活动方式，并明文列表印发各有关单位或部门。这种安排要事先征求领导本人的意见，按领导的意见去办。

做好这种安排，对工会领导人的工作的正常运转是有利的、必要的：一是能使领导班子的活动有秩序地进行，不致互相“撞车”；二是由于明确了领导班子会议等集体活动的时间，使领导成员有可以合理安排个人的活动时间；三是便于各部门根据领导公务活动的日程安排，向有关领导提出本部门汇报、请示工作；四是便于工会办公室了解领导人的行踪，遇事可以及时联系、汇报。

(二)会议服务工作

做好会议服务工作主要是搞好议题安排、会议要讨论的论题文件、与会人员的安排(除固定参加的领导成员外，还有哪些有关负责人应列席)、起草会议纪要、办理有关事项的通知等。大型的会议还要组织会议简报的编写、搞好会务和生活服务。

(三)文件处理工作

文件是各项方针政策和法规的载体，是传达领导机关的决定和部署各项任务的重要工具，是联系工作、沟通情况的重要手段。所以，工会办公室要按照准确、及时、注重效用的基本原则，切实搞好文件处理工作。

1．在文件处理时，工会办公室有关人员要及时、准确地对下级报来的请示公文抓紧处理，提高工作效率。

2．严格办文程序，理顺文稿流程。上级工会所属各部门上报领导的请示性文件或需领导审批的部署工作的下达文件，在送领导审阅签发之前，均应先送工会办公室统一承办。工会办公室要根据文件内容，标明由哪位工会主管领导审批。凡工会主管领导批示提交领导班子会议讨论的文件，工会办公室要根据领导意见及时将文件列入领导班子的会议议程，并事先印发文件，以便与会人员准备意见。凡是未按办文程序办理的文件，如有的部门未经办公室直接把文件送有关领导审批，如办公室发现有不妥之处，应向有关领导提出有关建议，以确保文件的质量。

3．切实做好文件核校。首先要核校文件的行文关系是否符合行文规则，行文关系是按照隶属关系和职权范围确定的。工会各平行单位或没有隶属关系的单位之间，相互告知事项、联系工作、商洽业务，应该用函件互相行文，而不应该用通知形式行文；其次，要核校文件的内容，涉及方针性、政策性问题的是否表达准确，涉及到其他有关部门的是否已经征求过意见，文字表达是否准确、规范；然后，要对签发手续是否完备进行核校。

(四)信访工作

处理好来信、接待好来访，是关系到工会组织能否密切联系职工群众、关心职工群众疾苦的重要工作，如处理不好，容易引发群体性事件，影响生产、工作甚至社会的稳定，所以对这项工作不可以掉以轻心。

工会办公室信访工作人员在拆阅职工来信中，如遇有重要问题，应及时报领导过目批示；接待反映比较重要的问题的来访，也应及时向工会领导汇报，并按工会领导的指示作进一步的处理。

对政策允许范围内的事，工会办公室应尽量直接予以处理；对需要转到有关部门研究处理的，要及时负责地转出去。不论怎样处理，都要把处理结果告知来信或来访者。

(五)档案工作

档案工作是记载工会组织历史真实全貌的一项重要工作。工会组织在工作活动中形成的除人事档案以外的全部档案，包括对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，都应该由办公室档案部门对它实行统一管理。

(六)信息工作

信息是工会领导进行决策和指导工作的重要依据。向工会领导传送信息，是工会办公室的重要职责。

工会办公室要紧紧围绕本单位、本工会组织的中心任务采报信息。采报的对象和范围大致包括：职工群众对国内外重大形势变化而产生的思想反映；党和政府各种重大政策措施出台后广大职工的反映；党和政府重大工作部署的落实情况；带有政治倾向的社会动态；重大的突发性事件等。要特别对所发生的重要动向，带有倾向性、苗头性、政策性和突发性的问题要及时采报。

对信息工作的基本要求是真实、准确、及时。不真实、不准确的信息常常会误导领导作出错误的决定，不及时的信息就会失去它的有效性。为了搞好信息工作，工会办公室应建立和完善信息网络，建立高效、灵敏的信息运行机制。

(七)做好领导临时交办的各项工作

二、工会办公室的重点职能

(一)协助领导，做好工作布局

工会办公室要为工会领导服务好，要注意从本工会的实际出发，就本单位的全局性工作，及时向工会领导提出建议。特别是在每年年初或年末，要及早考虑新一年的工作安排，提出建议供领导参考，并要根据领导的意见，起草全年工作要点，提供领导班子讨论审定。每当上级领导机关作出重要工作部署时，工会办公室应结合实际提出贯彻落实的初步意见。每年年终前，还要对这一年工作的成绩、经验与出现问题进行总结，供领导参考。

(二)调查研究

1．通过调查研究，及时为领导提供深层信息和对策建议，是工会办公室做好参谋助手工作的关键一环，特别是在深化改革、扩大开放的形势下，新的问题、新的矛盾不断出现，需要领导研究解决的问题越来越多，这项工作就更加重要。工会办公室的工作人员要在这方面不断努力，做出成绩。

2．调查是为了解决问题，既要如实地反映真实情况，又要在调查的基础上对所调查的问题进行概括，提出解决问题的思路和办法并形成文字成果。这种文字成果既可以是一个调查情况的综合汇报，也可以是一个既有情况，又有分析，有对策，有解决问题办法的调研报告，又可以是一个有重要指导意义的经验总结。一切可以根据实际情况和领导的需要来确定。

3．每次调研都要有明确的目的和任务，要紧紧围绕每个时期的中心任务，根据每个时期领导提出的需要解决的某一主要问题或需要完成的某一任务来进行调查研究；同时，也要注意围绕从实际工作中发现的需要研究解决的问题来进行调研。

4．根据调查研究写出的报告，本质上也是一种信息，是和其他所有信息一样能够为领导决策和指导工作提供依据。一般的网络信息，虽然涉及的面比较广，也比较及时，但深度不够，仍然是初级性、基础性的信息。经过调查研究写出的报告，对客观实际的了解有了一定的深度，有分析、有对策性的建议，因此它是较深层次的信息。对于领导决策来说，这种信息更为重要。

(三)撰写文件

这里所说的文件主要是指重要会议上作出的工作决定、重要会议的纪要、部署全局性工作的通知等等。工会办公室秘书人员在起草这类重要文件，要把起草工作和调研工作结合起来，要在调研的基础上进行。在写作上，对各种文体的文件，应有不同的要求，但有一些共同的要求应该掌握好。比如，要把握主题、抓住中心；层次清楚、条理分明；开门见山、直截了当；干净利落、避免重复等等。写作要有一个严肃认真的态度，虚心对待别人提出的意见，不怕反复修改。要善于领会和体现领导的意图，努力把握好领导的意见，使之具体化，使之更加完善。

(四)督促检查工作

首先要弄清工会办公室督促检查工作的特点。督促检查工作是领导行为的组成部分，领导干部本身是督促检查工作的主体。工会办公室作为工会领导的办事机构，也有搞好督促检查工作的任务。但它的特点是协助领导进行督办，它的任务是以了解情况、提出建议为主，不能代替领导直接处理问题，也不能代替基层工会组织处理问题。

督促检查工作的重点，应放在方针、政策和重大决策、重要工作部署以及领导批示交办事项的贯彻落实上。可以采取日常催办和有重点地深入基层检查等方式进行。比如，领导机关的文件下达后，要求按期向领导机关报告贯彻落实情况，工会办公室要负责督促，对到期未报的应催促上报。在传达领导机关决定事项和领导批示的通知发出后的一定时间内，工会办公部门要主动向承办部门了解办理情况，进行催办。必要时，可派人到下边去调查了解，及时向领导反映落实情况。

督促检查工作的立足点要放在讲求实效上，防止形式主义。要通过督促检查提出推动工作的建议，真正起到促进落实的作用。要把讲求实效的原则，作为衡量督查工作好与差的最基本标准。

(五)协调工作

1．协调，是工会办公室的一项重要工作。特别是在当前形势下，中国加入WTO，在大力发展社会主义市场经济的过程中，错综复杂的深层次矛盾必然会突出起来，因而督办与协调工作就显得更为重要了，为使决策得到贯彻落实，就必须加强综合协调工作。

2．协调工作的内容是多方面的，包括核阅文稿方面的协调、组织会议方面的协调、领导公务活动方面的协调、上下级之间的协调、职能部门之间工作关系的协调、以及对为解决某一个工作问题，涉及到的几个部门意见不一致时的一些问题的协调，等等。

3．协调内容的多方面性，决定协调方式的多样性。有些协调工作，如核阅文稿、组织会议、公务活动等方面的协调，要结合日常业务工作，由秘书人员进行协调即可；但交叉业务之间的协调，领导成员之间的协调，则需由工会办公室的负责同志亲自去协调。

三、职能作用在实践中须处理好的关系

(一)处理好基础职能和重点职能的关系

基础职能是以事务性服务为主，重点职能是以政务性服务为主，两者都是重要的。基础职能，看起来是比较具体甚至是琐碎的，但它是重要的。只有搞好这些基础性工作，才能保证领导班子以至整个工会工作正常、顺利地进行，才能使党的方针政策和工会领导集体的决策能够及时传达下去，才能使工会基层的情况及时反馈上来。如果这些问题搞不好，日常工作就会失常甚至出现混乱，给整个工作造成不应有的损失。所以，不应因为基础职能所包含的任务比较具体甚至琐碎而轻视它。但是，工会办公室工作不应满足或停留在这个层次上。要进一步提高本身的服务水平就必须强化重点职能，搞好撰写文件、研究政策、督促检查、综合协调等各项工作，否则就不可能全面实现办公部门的职能和任务。

当然，这两个方面的职能并不是截然分开的，而是密切联系在一起的。在实现基础职能的过程中，也渗透有重点职能的发挥；在实现重点职能时，也离不开基础职能的密切配合。两个方面，既有区别，又有联系，相互渗透，相互促进，构成一个完整的统一体。在实际工作中，把握好两个方面的职能的关系，可以使我们进一步明确工作方向，有利于全面发挥工会办公室的职能，使各项工作有条不紊地进行，从而有利于防止和克服工作中的片面性和盲目性。

(二)处理好基础职能内部和重点职能内部的各种关系

1．处理好各项业务工作与保密工作的关系。在保密要害部门和要害部位，要做到业务工作与保密工作一体化。在布置、检查、总结业务工作的同时，要布置检查、总结保密工作，把保密工作渗透到各项业务工作中去。比如文件档案工作，既要重视实际应用，又要搞好保密。需要保密和控制使用的，就要严格按照有关规定执行。

2．在文件资料的档案工作中，要处理好保存管理和提供利用的关系。对文件资料、历史档案首先要保管好，这是基本的，是第一位的，只有保存管理工作搞好了，才能谈到利用；但是，工会办公室绝不能为保管文件而保管，保管文件的目的是为了利用，要在搞好保存管理的基础上搞好文件利用。利用最大的前提就是要有利于工会工作的开展，这是搞好利用的基本原则。

3．在基础职能内部关系中，首先要处理好文件的传阅处理和催办落实的关系。在实际工作中，往往只注意文件的传阅处理而对催办落实有所忽视。如果文件送领导传阅了，领导也作了明确的指示，但是传达下去以后，并没有在实际工作中真正落实，这就失去了文件的意义和价值。所以，工会办公部门一定要把文件的传阅处理工作和催办落实工作紧密地结合起来，切实防止和纠正只注意文件的传阅而忽视催办落实的现象。

4．有外事工作的工会组织，还要处理好外事与内事的关系。工会的外事工作是一项政治性、政策性很强的工作，是党和国家外事工作的一个组成部分，工会办公室在外事活动中，既要热情周到地搞好接待方面的服务，又要做好会谈内容和业务交流方面的服务。会谈内容和业务交流方面的服务，包括会谈的记录和会谈纪要的整理，业务交流、学术报告的记录和整理，以及这些材料的上报和适当范围的下达，以便通过这些交流推动本工会工作的发展和提高。工会办公室在外事工作中，要把外事和内事结合起来，做到通过外事促进内事，如果只注意具体接待工作而忽视在会谈内容和业务交流方面的服务，那就很难通过外事推动内事的发展和提高。

(三)处理好掌握一般原则与运用于本部门实际的关系

由于各种不同工会办公室具有许多相同的工作性质和相同的工作特点，因而工会办公室工作的一般指导原则，对于所有类型的工会办公部门都具有指导意义。但是，由于不同类型的工会办公部门又具有一定的特殊性，因而在一般原则的具体运用上，又必然要求与本部门的实际相结合，使共性寓于个性之中，从而使工会机关的办公室、基层企事业的工会办公室工作，都能充分体现各自的特点，使各自的工作都能更好地适应本单位领导班子和整个工作的需要。

(四)处理好领导支持与自身努力的关系

工会领导的重视和支持，是工会办公室发挥职能作用的重要因素。近些年来，随着形势的发展变化，工会办公室的工作职能、工作范围、工作重点等，都有了新的发展和变化。特别是党中央提出“三个代表”的要求、中国加入WTO以来，各方面对工会办公室的要求更高了，工会办公室的任务更重了，工会办公室的工作发展到了一个新的阶段。作为工会的领导要认识到这种发展和变化，思想观念和对工会办公室工作的指导都要适应这种发展和变化。工会领导只有重视和支持工会办公室工作，才能充分发挥它的职能作用。否则工会办公室机构的职能作用是很难充分发挥的。

要做好办公室工作，工会办公室的自身努力也很重要。因为内因是变化的根据，外因是变化的条件，外因通过内因而起作用。工会办公室工作者要充分认识自己肩负的任务的重要性和艰巨性，努力提高自身素质，不断改进工作作风。

从工会工作的整体角度来说，也需要一支能具有各方面专长的工会办公室工作者队伍。同时，要提倡振奋精神，勇于进取，开拓创新，扎实工作，积极主动地发挥其应有的作用。虽然工会办公室工作有从属性、辅助性的特点，在工作中往往也有较大的被动性，但是，这种被动性是相对的，只是有些工作是被动的，有些工作也可以是主动的，即使在被动性较大的工作中也可以在被动中争取主动。凡是领导交办的事要积极去做，领导尚未考虑到而应该做的也要主动向领导提出并尽力去做，要敢于提出领导尚未想到的、有价值的、有创见的建议。要做到“遵从性”与“创新性”相结合。要愿意勤动脑筋、想办法，主动为领导服务，为各部门服务，为职工服务。