工会办公室秘书的基本素质要求

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第135页（5047字）

一、能力素质要求

(一)办事利索

1．精通业务。工会办公室的秘书工作是一项专业性很强的工作，没有一定的业务知识和能力是不能胜任的。其专业能力狭义上指驾驭公关文秘活动的能力，主要有公关能力、秘书写作及处理事务的能力等。广义上讲，工会办公室的秘书工作是一项多功能的具有很强综合性的工作，要具备多种才能。

2．善于理解。理解是分析、解决问题的先决条件。理解要具备较强的“悟”性，要透过现象，揭示出本质特征。工会办公室秘书只有善于理解才能把握任何问题的关键所在。

3．随机应变。事物在发展，世界在变化，尤其是现代社会发展更是日新月异、瞬息万变，人们在社会实践中常常会遇到突发的事件。对突如其来的变故要临场不乱、随机应变，在大原则不变的情况下灵活处理。

4．广泛交往。社会交流、人际交往是工会办公室工作的一种方式。作为工会办公室秘书，更应该广泛交往、善于交往，建立融洽的正常的人际关系网络，妥善地处理好上下级、左右单位、部门的关系。

(二)表达准确

1．书面表达。书面表达是融政治理论(政策水平)、社科知识、写作技巧为一体的综合技能的反映。要求工会办公室秘书不仅要懂得一定的业务知识，还要掌握与其相关各学科的知识，博学多才，特别要掌握各类秘书的写作技法。

2．口头表达。在某种程度上，工会办公室秘书的口头表达比书面表达要求更高，作用更重要。书面表达，往往有独立思考和反复修改的过程，而口头表达是临场发挥，即兴而谈，脱口而出，没有长时间酝酿和斟酌的过程。口头表达要求口齿清晰、语言规范、中心突出、主旨明确。

3．技能娴熟。随着社会的发展科学的进步，工会办公自动化日益普遍，工会办公室秘书要掌握与其工作相关的摄影、录音、录像、缩微、速记和书法等方面的技能，还要懂得电子计算机、传真机、中(英)文打字机、复印机、多功能电话机等操作要领和维修保养方法，成为既懂文秘业务，又懂办公自动化技术的综合性技能型的人才。

二、智能素质要求

(一)知识全面

1．基础知识。具备大专以上毕业水平，是对工会办公室秘书最低的文化水平要求。

2．专业知识。包括公关、文秘、写作、档案、会议、信访、保密等。此外，还应具备各行业管理方面的专业知识。如在机关工作的，必须懂得行政管理等方面的知识；在厂矿企业工作的，必须掌握企业管理方面的知识。专业知识是工会办公室秘书当家的本领，在知识结构中是核心部分要全面掌握。

3．相关知识。包括经济学、市场学、管理学、社会学、心理学、伦理学、统计学、礼仪学、法学、美学、领导科学、行为科学以及WTO知识等。这是提高工会办公室秘书综合素质的基本要求，也是适应时代的需要。

(二)思维敏捷

思维能力是智能的体现，是智力结构中的核心要素。人们观察、认识、分析、表述事物都离不开思维。工会办公室秘书要能够从长篇大论的文稿或洋洋洒洒的谈话中提炼出中心要点，要善于从领导的一句话、一个动作中领会出其意图，要从一个来访者的态度中体察出其身份、经历、来意等，这些都需要较强的认识、思辨、判断能力。特别是对一些出乎意料的突发性事件，要反应快，领会准，表述明，传达清。做到这一点是极不简单的，需要掌握辩证法和逻辑学的知识，更需要长期的实践和锻炼。

(三)博闻强记

要掌握方方面面的情况，要熟悉形形色色的人物，要识别许许多多的事物，要处理条条块块的事情，这是秘书工作的基本内容和具体的要求。要做到事事通达、左右逢源、得心应手、应酬自如。这既是一种综合能力的体现，更是过目不忘的超人记忆力的表现。强化记忆，有很多方法，如记人，可用特征、情景、比较记忆法；求知，可用复述、提纲、图表、逻辑等记忆法。工会办公室秘书应加强这一基本功的训练。

(四)自觉反思

一日“三省”，能开发人的智力、增长才干，同时，也能减少失误。人难免没有过失，有过失就要善于修正，要修正必须通过反省，查出问题的症结之所在，然后对症下药，及时补救。工会办公室秘书要当好领导的得力助手，必须常思过，常反省，如此才能做到常进步。

三、心理素质要求

(一)个性心理

1．兴趣广泛。做任何事只要对它有兴趣，就容易把事情做好，因为兴趣能激发出无限的工作热情。有人说秘书工作较单调，也较繁杂，甚至被有些人认为是枯燥乏味的。其实不然，正如世界上没有十全十美的事情一样，任何工作都有其不尽人意的一面，关键是对其有无兴趣。如对写作、公关有兴趣的人，自然不会觉得累。所以工会办公室秘书首先要培养热爱专业的思想，从而产生对专业的兴趣。同时，还要随着社会、工作范围的不断变化，而不断培养、调整与专业相关的兴趣、爱好，如音乐、书法、绘画、摄影、旅游等。以便克服厌倦的心理，调整不良的心态，适应环境，适应领导，适应工作。

2．意志坚强。在工会工作实践中，常常会遇到各种矛盾、问题和困难，要做到遇到矛盾不回避，发现问题不放过，碰到困难不丧气，遭受挫折不低头，这些都需要工会办公室秘书具备坚强的意志力。工会办公室秘书要在不利于充分发挥个人才智的情况下，或在逆境中自觉调节心理状态，以自觉性排除盲目性，以理智性克服冲动性，以坚韧性战胜脆弱性，始终以良好的心态去待人接物。

3．情绪稳定。人是有感情的，每个人都有七情六欲(喜、怒、哀、乐、爱、恶、欲)，对情感的把握要适度，不能过激。要喜而不狂、怒而不骂、哀而不号。尤其是工会办公室秘书，要时刻注意自己的形象，艺术处理令人极度兴奋或悲哀、愤怒的事情，冷静地、理智地、合理地调节各种关系，化极端为常规。常保持恬静的、轻松的、和谐的心境，以稳定的情绪，乐观的态度对待人生，对待工作。

(二)性格要求

1．性格开朗。思想乐观，心胸开阔，为人豁达。遇烦事，不阴郁；遭挫折，不低沉；干重事，无怨言；受委屈，无牢骚；待同志，如手足；待事业，如生命。严以律己，宽以待人，助人为乐。

2．思维敏捷。敏于事，敏于人，敏于理，头脑灵活，办事利落；敏于言，敏于笔，敏于文，下笔千言，立马可就。反应快，表达快，落实快。

3．行动稳健。稳重、沉着、镇静、不轻举妄动。处事稳妥、周全，不敷衍塞责；为人稳重、可信，不油滑狡诈；临危不乱，从容，不恐惧慌张。

4．意志坚毅。意志坚定，有毅力。对工会事业充满着信心，对未来充满着希望。

5．幽默风趣。幽默诙谐有趣而意味深长，是人类宝贵的心灵财富，是人的智慧、学识、灵感和风度的体现。谈吐幽默，可打破僵局，令人摆脱尴尬的境地；动作幽默，可破除沉闷，给人带来欢歌笑语。可见幽默是工会办公室秘书自我身心调节，创造舒畅、和谐的工作环境的重要手段。

6．善于自制。自我调节，自我克制。要理智地待人处事，不因情绪激昂而失言，不因情绪低沉而失态，不因遭受挫折而失望，不因蒙受冤屈而失志。工作中难免被人误解，被人误解，不急于争辩，要进行冷处理。工会办公室秘书要学会自我解脱，超凡脱俗，始终含笑面对现实。

7．勇于创新。工会办公室秘书要打破陈规戒律，勇于改革，勇于创新。要开拓进取，倡新风，立新意，独树一帜。

8．保持正常心态。不嫉贤妒能。竞争是无处不在，无时不有的。勇于竞争是一种积极的心理表现，有利于社会的发展，科学的进步。但嫉妒是一种病态的心理，有碍团结，有损自尊，是自私落后、消极无能的表现。妒情如火的人，往往是懦夫、惰者。作为工会办公室秘书要克服这种病态心理。

四、职业道德要求

(一)要具有奉献的精神

1．忠于职守、爱岗敬业。工会文秘工作是一种默默无闻的工作，没有献身精神是难以胜任的。忠于职守，首先要爱岗、敬业。因为只有热爱本职工作，才能产生工作热情，才能追求工作目标、讲究工作效率。其次要认认真真，扎扎实实地去履行职责，完成任务，实现目标，创造效益。最后在大功告成时，要淡泊名利，甘为无名英雄。这种忠于职守无私奉献精神是工会办公室秘书的职业道德规范所决定的。

2．要诚实守信。讲究信用和声誉是对工会办公室秘书的起码要求，也是贯彻党中央《公民道德实施纲要》的重要体现。对待工作要按时、保质、保量地完成。若有变故，要及时报告，或另想办法予以解决，擅自更改，久拖不决均有失信用，有损声誉，是不可取的。要注意的是，不能轻易应允自己的能力所办不到的事，若应允，就要努力把事情办成功，绝不能言而无信，让对方失望从而失信毁誉。

(二)要建立融洽的工作关系

1．相互理解、精诚合作。文秘活动涉及面广，常常需要多方面的人力、物力的配合与支持。工会办公室秘书要善于与配合工会办公室的其他工作人员建立起同舟共济、患难与共的正常、融洽的工作关系。相互之间，彼此尊重、理解、情同手足，紧密配合，步调一致。成功了，一起分享成果；失败了，共同承担责任。

2．文明礼貌。工会办公室秘书位居中枢，上接领导，下连广大职工，正确处理好各种人际关系十分重要。对上要亲和而不奉承；对下要平等而不傲慢。对领导要尊敬而不吹捧；对普通职工群众要友爱而不冷漠。对内要公平而不霸道；对外要友好而不歧视。待人接物要有礼有节、谈吐要文雅、注重分寸。举止要大方，讲究得体。接待群众来访，要心平气和，专心倾听，不管有无道理，让人把话讲完。决不可以“二首长”身分自居，随意指责，盛气凌人。

(三)要树立廉洁形象

1．清正廉明。清白正直，廉洁奉公，不谋私利，不受贿赂，一身正气，两袖清风。这是工会办公室秘书人员的立身之本，也是最起码的职业道德要求。

2．守法遵章。任何公民在法律面前都是平等的，工会办公室秘书。守法除遵守《宪法》、《刑法》等以外，按照职业要求，《工会法》、《劳动法》、《保密法》、《档案法》等也是工会办公室秘书应遵守的重要法律。遵章除了遵守那些具有约束力的，作为公民都必须遵守的有关章程和规定外，还包括遵守各单位拟定的各项制度等。总之，工会办公室秘书要置身于我国法律、法规所允许的范围内进行公务活动，做守法遵章的模范。