档案的保管与保护

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第402页（13909字）

一、档案的保管工作

维护工会档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是工会档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护工会档案的完整和安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护档案的完整和安全的重要环节和主要手段。从实质上来讲，工会档案保管工作，也是人们向一切可能损毁档案的社会的自然的不利因素做斗争的工作过程。简言之，工会档案保管工作应该做到四不：不散(不使档案分散)；不乱(不使档案互相混乱)；不丢(档案不丢失不泄密)；不坏(不使档案遭到损坏)。

(一)档案保管工作的具体任务

1．防止档案的损坏。要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢的技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小的范围之内。

2．延长档案的寿命。档案保管工作不仅仅在于只是一味地防止档案的自然损坏，而且还要从根本上采用更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命。或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。

3．维护档案的安全。维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去，另一方面是指档案作为一种社会现象，不致因为保管的不当或条件的低劣使档案丢失而发生泄密，造成消极影响。

(二)档案保管工作的基本要求

1．以防为主、防治结合。寻找科学的保管档案的技术方法，这是安全地保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种：其一是如何预防档案文件损坏的问题。这里既有人为的，也有自然的因素。比如，防盗窃、防破坏、防火、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光等等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏；其二，是档案损坏之后，如何进行处治的问题。比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、防火、消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等。

2．加强重点，照顾一般。对于需要长久保管的档案，以及重要立档的档案，应该采取措施，加以重点保护，使其既安全又延长寿命。

3．立足长远、保证当前。档案保管工作的目的是为了保证工会系统对档案的利用。因此，不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时也不能只迁就一时的利用方便，而不顾及档案的保护，影响档案长远的利用。保管和利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的统一。所以，档案保管工作的各项制度以至技术措施等等，既要立足长远利用，又要保证当前利用的方便。

二、档案保护工作

(一)工会档案保护工作的任务

工会档案保护工作，是指根据档案制成材料和特性及其损毁规律，为保护档案而采取一系列技术方法，最大限度地延长档案的寿命，更好地为社会提供利用的一项专门性工作。工会档案保护工作具有独特的地位。

档案保护工作的任务，就是最大限度地延长档案的寿命，更好地为社会提供利用。其基本工作内容包括：改善档案保护条件，用科学的方法最大限度地延长档案的寿命；修复破损档案；复制档案等等。

明确档案保护工作的任务，必须注意以下几个方面的问题：

1．正确认识档案制成材料的特性及其损毁规律，明确自身的工作对象。

档案制成材料是记录和体现档案内容的特制材料，它由承受档案内容的载体材料和反映档案内容的记录材料组成。反映档案内容的记录材料除用传统的墨以外，还有墨水、复写纸、油墨、铅笔、印台油、印泥及各种感光材料，也有直接借助于载体材料的物理或化学作用反映档案内容的。今后随着科学技术和生产的进一步发展，还将会出现新的档案制成材料。面对如此纷繁复杂的档案制成材料的种类，必须清楚认识其各自特性及损毁原因和规律性，这是采用各种技术方法保护档案的根据，这样也才能减少工作中的盲目性。

2．无论是进行档案保护实际工作或研究工作，都必须贯彻“以防为主，防治结合”的思想。

档案的现状和档案工作的历史经验告诉我们，档案的保护贵在预防。只有抓住了“防”，才是抓住了档案保护工作的根本，才能减少“治”的任务，更好地完成档案保护工作的预期任务。只注意治而不注意防，其结果必然是治不胜治。再则，目前保存的档案大部分都是完好的，因此，如何保证大量完好无损的档案的安全和完整，不断改善保护条件，应该是档案保护工作的首要任务。

当然，“治”也非常重要。不治，损坏的档案就不便于利用，而且损坏情况还会继续蔓延，以至使一些珍贵的档案无法挽救。由于档案制成材料不会永远不损坏，所以在保护档案的技术方法中“治”的任务将永远存在。

这就决定了我们不仅要注意“防”，而且要注意“治”，以防为主，防治结合。“防”和“治”是工会档案保护工作任务中不可缺少的两个方面。

3．既要注意吸取其他领域的科学技术成果，又要注意结合档案保护工作的具体特点。

档案保护工作的具体任务，不仅要研究和解决档案的社会属性问题，而且要更多地研究和解决档案的自然属性问题。这就决定了与其他工作环节相比，档案保护工作必然主要地、更多地涉及自然科学技术问题，具有技术性强的显着特点。因此，在档案保护实际工作和研究工作中，必须注意学习与吸取相关学科的最新成果，加强与其有关的自然科学理论和技术方法的研究。例如：研究档案纸张的耐久性，应当吸收植物纤维化学、造纸学方面的成果；研究字迹材料的耐久性，应当吸取染料化学方面的成果；研究档案保护环境，应当吸取环境保护学、气象学方面的成果；研究档案有害生物防治，可以啄取微生物学、昆虫学以及药剂学和毒理学等方面的成果等等。至于粮食保管、商品保护、图书文物保护等方面的科技成果，更是与档案保护工作密切相关。但是，不论吸取哪个方面的科技成果，切忌生搬硬套。如果要吸取，就必须结合档案保护工作的特点进行试验研究。只有在弄清楚该项技术应用以后，不会产生任何不良影响的情况下，才能付诸实施。

4．必须研究总结我国档案保护工作的历史经验。

我国是个历史悠久的国家，在档案保护方面也有着丰富的历史经验，需要我们要善于去发现、挖掘、归纳和分析，必须用现代科学技术来总结它、提高它，并加以发扬。当然，在传统经验中，由于受到当时科学技术水平的限制，不可避免地存在着不科学的东西，这正需要我们通过研究去鉴别，并以新的技术和材料加以替代。我们要善于从其不合理的做法当中，寻找其合理的内涵，从而使其提高和发扬。

总之，我们必须对传统的档案保护经验给予足够的重视，学习和运用现代科学技术，继承和发扬我国的传统经验，创造出适合于我国国情的保护档案的科学方法。这是档案工作者的一项光荣而艰巨的任务。

(二)文书档案的损坏原因及其防治方法

对某些具体的特定档案而言，由于时间的推移和各种因素的影响，档案处在不断损坏的过程中。档案损坏的原因，不外乎社会原因(人为原因)和自然原因两个方面。

1．人为原因。主要表现在以下三个方面：

(1)由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏；

(2)由于档案工作人员或利用接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章制度，以及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善而造成对档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱；

(3)在档案管理的档案流动和利用过程中，难以避免地加速了档案的老化、损坏。这种现象是难以完全避免的。

2．自然原因。可概括为以下两个因素：

(1)内因——档案本身。即档案制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响着档案的寿命；

(2)外因——档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火，以及机械磨损因素对档案的破坏。

对以上损坏现象的防治方法，主要有：

1．改善档案保护条件。即从提供一定物质条件和日常技术管理措施方面防止或减缓各种有害因素对档案的破坏。其中，合乎要求的库房建筑、必要的设备、经常性的技术管理措施是防止或缓解档案损坏的三个要素。而合乎要求的库房建筑则是改善档案保护条件的重要内容。改善档案保护条件可包括两个内容：

(1)创造与改善保护档案的物质条件，即合乎要求的库房建筑，必要的设备。这具体包括：选择有利于档案保护的档案库房地址；根据档案库房性质和规模设计档案库房的主体建筑，与档案部门的机构编制和任务相符合；主题建筑中各类房间的安排，必须便于馆内档案文件的运转和工作上的联系，同时要符合安全保密要求；库房建筑的耐火等级，不应低于一、二级；库房内部应配备空气调节装置，并科学选用和设置档案装具。

(2)库房内经常性的技术管理措施，具体包括：

①控制与调节库房温湿度。应将档案保管的温湿度分别控制在14～18度和50～60%。在一昼夜以内温度容许变化的幅度是±2度，湿度容许变化幅度是3%。其具体措施有：密闭、通风、增温、降温和增湿、减湿。

②防光。

③防有害气体和灰尘等污染物的危害。

④防水和放火。

⑤妨害有害生物。包括：霉菌和细菌的防治。为防止档案霉变，应采取下列措施：一是有效地控制库房温湿度。二是在难以控制库房温湿度的高温高湿地区，可使用气相防霉剂防霉。三是当发现档案研究被微生物感染时，应及时采取灭菌措施。目前由于受档案文件本身特点的限制，在化学药品中只有甲醛(HCHO又叫蚁醛)适用于消毒档案。档案部门可据情况设置真空消毒箱、简易消毒箱和熏蒸消毒室。其次，档案害虫的防治，具体包括：防虫和灭虫。防虫主要是在档案入库前作的严格检查，库内外要保持清洁，装具的木料要干燥、无虫蛀现象，并用樟脑精块防虫。灭虫则可采用熏蒸剂杀虫。目前适用的主要有溴甲烷、环氧乙烷、鳞化铝、硫酸氟等。化学防治中不要采用氯化钠、二硫化碳、二氯乙烷等对档案及装具具有腐蚀作用或易燃易爆的药剂。物理杀虫剂有远红外线、微波辐射杀虫、低温冷冻杀虫、充氮降氧杀虫、钴60一r射线辐照杀虫等。第三，鼠害的防治。应以捕杀为主、毒杀为辅。捕鼠器主要有以下三种：简易捕鼠器(鼠笼、鼠夹)、现代化新型捕鼠器——电猫，超声波灭鼠器(又称小电猫)。

⑥防机械损坏，等等。

2．档案的修复技术。即对研究损坏或存在有不利于永久保存因素的档案进行处理，尽力恢复其历史真实面貌。提高其耐久性的技术。其基本内容有：

(1)去污。污垢主要有水斑、泥斑、油斑、蜡斑、脂肪斑、霉斑、蓝墨水斑等，可分别采用不同方法去污。

(2)去酸。如用试剂或试纸测出纸张的pH值在5或5以下时，就应对档案进行去酸处理。具体有湿法去酸和干法去酸。其中，干法去酸应用日益广泛，主要有氨气去酸法和吗啡啉去酸法。

(3)档案字迹的显示和恢复。应根据不同情况采用不同方法，恢复被污斑遮盖的字迹，可用滤色镜摄影和红外线摄影法；恢复因褪色而模糊不清的字迹，可用硫化铵显色法、黄血盐显色法。

(4)纸张和字迹的加固。具体可用明胶——甘油溶液、乙基纤维素溶液、有机玻璃溶液、氟塑料溶液、聚丙烯酸甲酯溶液等。

(5)修裱。具体方法有：修补(包括补缺或托衬)，托裱(包括单面托裱、双面托裱)、干燥、修整和装订等方法。

(三)文书档案复制

复制是保护档案文件和抢救褪变档案的一项重要措施，是档案保护工作的重要内容。其方法有手抄复制、静电复印和缩微摄影复制三种：

1．手抄复制。遭损坏的档案原件数量不多或不具备照相复制条件时，可采取这种方法。这是传统的档案复制方法。

2．静电复印。静电复印技术是应用光、电原理通过光敏材料转印档案文件的技术，它是提供利用和抢救褪变档案的重要手段。

3．缩微复制。它是利用专门的光电摄录装置，把以纸张为载体的档案文件或机读文件及图纸，按照一定的缩小比例(16毫米、35毫米或102毫米等)拍摄在感光材料上，制成缩微复制品(胶片或胶卷)，进行储存、传递和使用。它适用于大量档案的缩微存储，通过阅读器提供利用。是档案复制技术的发展方向。

档案缩微复制的形式有缩微摄影、激光全息超缩微摄影等。而档案原件的拍摄主要有以下步骤和方法：

1．拍摄前的准备工作。在档案缩微工序中，其准备工作是非常重要的(约占整个拍摄工作量的50%以上)。其主要内容有：

(1)缩微适应室环境的选择。包括防震、防尘、防止一切杂乱光线进入稿台及保持一定的温湿度(分别为21－24度和40－50%)。

(2)缩微摄影机的检查。主要应进行清洁检查、检查镜头的安装、检查稿台照度的均匀性、检查快门系统，并且输入电压要稳。

(3)确定缩微的质量要求。对将要拍摄的缩微品质量，应有一个基本要求，并应在拍摄之前拟订并应形成文件，经有关负责人批准生效。主要是根据原件用纸、文字、图形及插图、对技术图纸线条的要求、原件的反差等，确定拍摄的条件。

(4)准备符号于标板。

(5)档案原件的准备。主要包括修整和编排两项内容。修整是指对破损原件进行修补、展平技术处理。编排则是根据一盘或一张缩微胶片内容原件的数量、拍摄缩率、影响定向和画幅排列的要求，在整理过的原件自然顺序中，加入必要的符号与标板，将原件和有关的符号、标板编排在同一盘或同一张缩微胶片里，使该盘或该张缩微品成为有次序的完整的信息单位。

2．档案原件的拍摄。具体包括卷式片拍摄、片式缩微胶片的拍摄和特殊原件的拍摄三种工作类型。

(1)卷式片的拍摄。它包括以下内容：先进行影像定向与画幅排列，缩小比率然后进行拍摄，也可以分幅拍摄。

(2)片式缩微胶片的拍摄。片式缩微胶片可由缩微平片摄影机或开窗缩微卡片摄影机直接拍摄而成，也可以由卷式缩微胶片转换而成。

(3)特殊原件的拍摄。主要有照片、X光片、彩色原件的拍摄。

复制档案时，应注意以下几方面的问题：

1．保留档案原件的历史标记。手抄复制档案时，凡原件上的重要修改、批注和签署、发文编号、主抄送机关、文件形成日期、发文机关的印章和附注、备考、说明等，都应按原件的标记式样、位置复制出来。原件的段落、标点也不应改动，即使有某些差错也不要修改。

2．严格校对。它是保护复制质量的重要环节，一般的手抄档案要坚持两校，重要文件要进行三校，力求准确无误。复印件要进行认真的核对，检查有无漏页、字迹不清或靠边页处的批注漏印等情况。

3．注意复制材料的质量。复制时要选用好的载体材料；手抄复制档案字体以正楷字体为宜，不要潦草，文字要以国家颁布的简化字为准，不能自造简化字。

(四)档案库房的管理

库房管理工作是档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作顺利进行创造必要的条件。

1．档案库房的编号。为了有条不紊地管理库房，应将各个库房加以统一编号。库房的编号有两种方法：一种是为所有的库房编一个总的顺序号，编顺序号适合于库房较少的档案馆(室)；另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等。

每幢房子的内部，应根据建筑及房间的划分情况进行编号。如是楼房，就应自下而上的编层号；每层房间，应从入口开始，从左向右编间号。

2．档案架(柜)的排放和编号。库房中档案架(柜)的排放，应合于下列几个要求：

(1)排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架子，则应适当分类，尽可能作到整齐一致。

(2)有窗库房的架子排列，应与窗户垂直，以避免强烈光线直射；无窗库房架子的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风。

(3)架子排列应注意最大限度地利用库房的地面与空间，但是也要便于档案的搬运和取放，不宜太松太紧。架子间的主要过道的宽度应便于档案小型搬运工具(如手推车)的通行，一般可在1至1．2米之间。一般的、非密集架，架与架之间的距离以80厘米左右为宜，柜与柜间的距离应适当加宽。所有架子均不应紧靠墙壁。

对所有档案架应进行统一编号。编号方法是：自门口起从左至右编架号，每个架子的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号(如果没有栏，则是从上而下的编格号)。

3．档案的存放和全宗排列。在我国一般的档案馆和档案室所保存的档案，是按照全宗进行整理和保管的。首先应按全宗来进行，一个全宗内的档案应集中在一起，但是也有某些特殊情况，如库房或柜架预留的空位已被排满或新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案放在一起的时候，可以暂时单独保存，待有可能调整时，再将一个全宗的档案集中起来；又如有的全宗内可能包括有一部分影片、照片、录音带、录像带、技术图纸或会计报表等档案，这些不同类型的档案，可以分别保管。对于暂时或定位分别保管的全宗中的这部分档案，应填写参见卡，把它放在原全宗存放位置内，指明其存放地点，以保持其应有的联系。

库房内各个全宗的单位，应进行系统排列。全宗排列方法，主要有按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在我国，通常采用按全宗分类排列法，即在保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放地点的时候，尽量将同一时期同一系统或系统的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。在安排一个全宗内案卷排列次序的时候，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。

当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架，上架的次序应根据档案架及其“栏”、“格”的编号次序进行。

存放方式一般有两种：一是竖放，一是平放。竖放是目前采用比较广泛的一种方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。

平放的方法，虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案(如卷皮质软、没有装订的案卷、幅画过大等)。

平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。

4．档案存放位置索引，为了便于保管工作人员切实掌握档案馆档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，作出存放位置的索引。存放位置索引，按其作用可分为两种：

第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出他们的存放地点。

第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架为单位，指出他们保存了些什么档案。

上述两种索引，按形式又可分为簿籍式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，就是把每个库房内档案存放的实际情况绘成示意图并悬挂在相应的库房入口处，就便于保管和调卷人员随时参看使用。

上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据工会档案馆(室)的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来决定。

5．档案代理卡。由于提供利用或档案馆内部工作需要，经常需要将库房中已上架安排好的档案暂时移出库房外，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的“代理卡”和“代卷卡”。

代理卡是一种简便适用的管理工具。如案卷的调出量大、频繁，而不设或不用代理卡，往往会发生虽从检索工具中查出，而到架上提取案卷时没有案卷，又不知道其短缺原因或何时借往何处的情况。如查阅档案出库等级和借出登记簿，往往因按时间流水登记，一时查不出某一案卷的去向，所以，设有代理卡是必要的。

6．建立全宗卷。在档案馆工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。我国的《档案馆工作通则》规定：每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况。全宗卷通常包括下述材料：移交和接受全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，全宗内档案数量和状况的检查登记表册，档案销毁清册，全宗指南等。

“全宗卷”是在档案馆或现行机关档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案馆所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内档案的重要依据，是档案馆管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况不可缺少的一种工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一个档案馆保管时，其相应的全宗也必须随同全宗移交。

7．温湿度调节和清洁卫生。科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是作好档案保管工作的重要措施，有效地完成这些任务，并非简单的体力劳动，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。

8．保卫和保密。工会档案是党和国家的文化财富，其中许多是有机密性的。工会档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作，保证档案的安全。

档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应作好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。进入机密库房时，应严格执行出入库房制度。珍贵的绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案，应进行仔细的清点和登记。库房管理人员和值班人员必须严防任何盗窃和破坏事件的发生。管理人员非因工作不得谈论档案内容，关于库房内档案存放状况和管理制度的具体内容，也应列入档案馆的保密范围内。

9．防火。工会档案工作人员必须建立防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的基本内容有下列四个方面：

(1)加强检查，消除一切发生火灾的可能性。要定期检查电气设备，有毛病立刻修理。库房内应严禁吸烟，忌用移动式的火烛和油灯，如不得已采用时必须非常小心，并应有防护措施(如把灯放在玻璃盒子里)。如采用火炉保暖，在安装方面必须合乎防火要求，规模大的库房，一般还应安装避雷针。

(2)做好灭火的准备。有条件的地方，可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源，这些都应设在便于取用的地方。

对工会档案工作人员要经常进行防火教育，学习有关的理论知识和技术方法。

(3)拟制档案抢救方案。即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法和人力配备。并可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失迷现象。这种抢救方案，对于应付其他突然事变(如火灾、地震、战争)也是有用处的。

(4)火灾发生后的措施。火灾一旦发生，应迅速通知消防机关，同时组织人力迅速、有序地进行抢救。所有人员均应听从统一的指挥，保持现场秩序。

10．档案在搬动中的保护。库内档案有时需要搬动，由于种种原因，档案在搬动过程中常常遭到不同程序的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。

在库房内搬动数量较多的案卷时，必须准备一定的工具，如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具，每次搬动的案卷不要太多，以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运，应注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等等，均应注意选择。

做好搬动中的保护工作，除了物质和技术措施以外，特别重要的是要求工会档案管理人员有高度的政治责任心和踏实细致的工作作风。

11．档案的安全检查。定期和不定期地对档案进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。

档案的定期检查，可根据本部门的具体情况制定。一般说来，在工作头绪多、库房比较分散、建筑与设备比较简陋、安全条件比较差的情况下，定期不宜太长，应勤作检查。每次检查一部分，以免影响其他各项工作的正常开展。

不定期的检查，应在下列情况下进行：

(1)水灾、火灾之后；

(2)发现档案被遗失或盗窃后；

(3)对某些档案(如利用频繁的部分)是否遗失发生怀疑时；

(4)发生虫害、霉烂、水湿等现象时。

在检查项目中应特别注意下列几个方面：

(1)被毁灭、遗失、盗窃的数量和内容；

(2)受损害文件的情况和数量；

(3)实有档案数量与登记簿册的数量是否符合；

(4)对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统化、编目、鉴定等各项在日常工作中存在的不足，也应当注意。

工会档案安全检查方法，最基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照，检查人员的实地观察。为此检查人应当由比较有经验的人来担任。

检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录作出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时要对某些制度做适当地修改。

(五)档案的包装

档案的包装是非常重要的，它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，也可以减少机械磨损档案。

目前，包装普通档案的材料和方法一般有三种：卷皮、卷盒和包装纸。

1．卷皮。卷皮是包装文件的基本方法，它不仅是为了保护文件，同时它本身又是案卷的封面，有利于档案的检索利用和取放。卷皮应合乎下列要求：

(1)在卷皮材料的选择和加工方面，要注意其坚韧性，并要防止生虫。

(2)适宜于装订或存放不同厚薄的案卷(最多不超过三厘米)。

(3)尺寸应根据文件的大小设计。一般情况下，卷皮的尺寸应略大于文件。卷皮小于文件，易使文件的边缘受到磨损。

对于成批的已装有质量较好的封皮的文件材料，如账本、照相册等，可以不再另加卷皮。

2．卷盒。采用卷盒保管案卷，是一种比较好的方法。它不仅能够防光、防尘和减少机构磨损，还便于档案的科学管理，搬运起来也方便。

制作卷盒应合乎下列要求：

(1)在卷盒制作材料的选择和加工方面，要注意坚固性，而且还必须注意防止卷盒生虫问题。

(2)卷盒的开关和档案的取放必须方便，以减少磨损的可能性。

(3)卷盒的表面要光滑便于防尘，其色调适宜于暗色不易污染。

(4)卷盒的尺寸必须根据案卷的大小拟定，长和宽可以比案卷稍大一点。

3．包装纸。有些文件可以用拉力比较强的纸张包装，用纸包装的，应当是不常使用的文件，或者只是一种临时措施。

包装文件时必须注意下列几点：

(1)包装的文件，每捆不要太厚，以不超过二十五厘米为宜。

(2)必须将文件完全包严。

(3)应用宽带子捆扎，不要太紧，在带子的拐角下面，最好垫以硬纸，以免文件边缘受到磨损。