采购与付款基本业务
出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第940页（2847字）
采购商品或取得劳务是企业组织生产和满足销售需要的前提，对于一个企业的采购与付款环节，我们首先仍从了解该循环的基本业务开始。
采购与付款循环涉及的主要业务活动包括：
请购商品或劳务→签订采购合同→商品验收→储存已验收的商品→编制付款凭单→确认与记录负债→偿付款项→记录现金、银行存款支出
上述业务主要涉及到以下部门：生产计划部门、采购部门、验收部门、仓储保管部门和会计部门。
(一)请购商品和劳务
企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货需求的分析来决定生产授权，签发预先编号的生产通知单和材料需求报告，列示所需要的材料和零件及其库存。仓库负责对需要检查上述需求报告所列存货的库存数量，根据需要填制请购单，报采购部门。其他部门也可以对生产所需物资以外的办公设备等项目直接填制请购单报采购部门。大多数企业对正常生产经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但对资本支出和租赁合同，企业通常会要求作特别授权，只允许特定人员提出请购。为加强控制，每张请购单应经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。
(二)签订采购合同
为落实请购事项，企业应与供货单位签订采购合同，采购合同是供需双方共同签订的具有法律效力的经济合同，也是企业采购业务的订购单，对于供货方而言，该合同是销售订单。
采购部门在收到请购单后，对业经批准的请购单确定最佳的供应来源，对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。采购部门在与供应商签订的采购合同内容必须详细明确、文字表述准确完整。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期、结算方式、商品的包装与运输办法、质量检验手续、违约责任以及纠纷解决方式等。会计部门应当参与采购合同的签订工作，并监督执行。采购合同应预先编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单的部门。
(三)验收商品
验收部门收到有效的采购合同后，应对供应商发运的商品进行验收。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。
验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任，验收人员还应将其中的一联验收单送交会计部门。
(四)储存已验收的商品
验收的商品应进行恰当的储存，商品的保管与商品采购的职责应恰当分离，这样可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员进出。
(五)编制付款凭单
记录采购交易之前，会计部门的应付账款管理人员应编制付款凭单，编制付款凭单时应核查以下事项：
1．供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的内容一致；
2．供应商发票的计算正确无误；
3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭据(如订购单、验收单和供应商发票等)；
4．检查付款凭单计算的正确性；
5．在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；
6．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。
所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。
(六)偿付款项
对于上述未付凭单，应于到期日偿付有关款项。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括：
1．独立检查已签发支票的总额与所处理的那批付款凭单的总额的一致性；
2．应由被授权的会计部门的人员负责签署支票；
3．被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，还应确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致性；
4．支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款；
5．支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票；
6．支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；
7．应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。
(七)记录现金、银行存款支出
仍以支票结算方式为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。记录现金、银行存款支出的有关控制包括：
1．会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性；
2．通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性；
3．独立编制银行余额调节表。