我国检索工具的体例结构与着录格式
出处：按学科分类—工业技术 企业管理出版社《工程师手册》第1201页（4279字）
我国检索工具的编排体例、内容结构及着录格式的标准化问题，仍以检索期刊最具代表性，现以检索期刊为例说明。
1．编排体例与内容结构
我国检索期刊的编排内容，一般由说明、目次、文献条目、索引、附录五部分组成。
说明部分一般包括刊物的创刊时间、刊物沿革、出版刊期、编辑内容、编辑方法、使用方法、着录格式举例等，它是编辑者为读者提供的阅读指南。
目次又称分类目次表。我国的检索期刊，大多数是按《中国图书资料分类法》进行分类编排文献条目的，所报道的文献按学科分类集中。表中有时会列出各大类文献条目在本期刊物中的起始页码，方便了读者从分类途径进行文献条目的查找。
文献条目是检索期刊的主体部分，是描述所报道文献的外表特征与内容特征的记录单元。对其着录格式的熟悉和掌握，是熟练使用检索期刊的前提。
索引是检索期刊的辅助部分。它由检索标识(如主题词、着者姓名等)和文献条目指引符号(文摘号)组成。常因检索标识的不同而分主题索引、着者索引、各种号码(如专利号)索引、特殊形式(如分子式)索引等多种。
附录一般包括该检索期刊的引用文献目录、刊名缩写与全称对照、语种转译对照、缩略语对照等参考性表格。
我国各种检索期刊的内容结构大致如图2．3－1所示。
图2．3－1 我国检索期刊的结构示意图
2．文献条目的标准化着录格式
过去我国没有一种比较通用和完善的检索语言，文献条目的着录项目与格式不统一，索引配备也不齐全，给检索者带来很大不便。为了加速文献排检工作的标准化进程，在1979年“中国科技文献检索刊物总编辑部”成立之后，要求全国采用统一的分类法(“中国图书资料分类法”)和统一的主题词表(《汉语主题词表》)。另外国家标准局于1983年7月2日批准颁布了我国文献着录的国家标准GB3793－83：《检索期刊条目着录规则》。这些工作说明我国检索期刊的编辑和出版正向标准化方向日臻完善。目前我国的大多数检索期刊都已按照GB3793－83进行文献条目的着录，其它少数检索期刊也将在适当的时机向标准化轨道调整、靠拢。
GB3793－83对检索期刊中的文献条目的着录项目细节、着录项目顺序以及着录项目之间的间隔符号都做了具体的最新规定。下面对标准中规定的文献条目的着录项目逐一加以简要说明。
(1)题名与责任者项。题名包括文献的名称(正题名、副题名、并列题名)以及说明题名的文字。责任者包括文献的着者、编者、译者、校对者、专利的所有者与发明者。
(2)版本项。指文献出版、发行的次数及与版本有关的责任者(如修订者、审定者、编辑者等)。
(3)文献特征细节项。指连续出版物的起迄年以及图的比例等。
(4)出版项。包括文献的出版地、出版者、出版日期。
(5)载体形态项。指文献载体的物质形态，如页码、开本、尺寸等。
(6)丛编项。指文献丛编及其有关事项，如丛编题名、丛编责任者、丛编编号等。
(7)附注项。指对各着录项的补充着录与说明。
(8)文献标准编号、装帧及价格项。
(9)提要项。指对文献内容的描述，包括文献的图(照片)、表及参考文献数量以及文摘员姓名或代码。
(10)排检项。指编排与检索条目的项目，包括顺序号、索取号、分类号及主题词等。
着录时，各项之间用符号“·－”相互间隔。在题名与责任者项中，应当注意“文献类型代码”。它通常标在文献题目之后，与“文别代号”一起着录在外文题目后面的方括号内。全国文献工作标准化技术员会于1982年提出了一项名为《文献类型与载体代码》的国家标准。该标准列出的文献类型多达23种，现择其中的主要代码介绍如下。
期刊、连续出版物……………………[刊] 会议文献、来华技术座谈……………[会]
资料汇编、论文集……………………[汇] 图书……………………………………[书]
手册、工具书…………………………[参] 报告(研究、科技、考察、调查报告)…[告]
学位论文………………………………[学] 专利……………………………………[专]
标准……………………………………[标] 样本、产品说明书……………………[样1
译文……………………………………[译] 影片……………………………………[影]
标准GB3793－83规定，检索期刊报道整本文献与报道析出文献(指从整体文献中抽出的一章或一篇文献)时的着录项目与格式略有不同。各种文献条目着录格式可综合表示如下。
整体文献的着录格式为：
(18)分类号
(17)顺序号(1)中文题名(2)=外文题名(3)[文献类型，文种](4)／主题责任者；(5)其他责任者．－(6)版本(7)／与版本有关的责任者．－(8)文献特殊细节．－(9)出版地：出版者，出版日期．－(10)总页码．－(11)(丛编)．－(12)附注．－(13)文献标准编号(14)提要。(15)图×表×参×(16)(文献员)
(20)主题词 (19)索取号
析出文献的着录格式为
(18)分类号
(17)顺序号(1)中文题名(2)=外文题名(3)[文献类型，文种](4)／主题责任者；(5)其他责任者．(6)／／整体文献题名．(7)／与整体文献有关的责任者．－(9)出版地：出版者，出版日期．－(10)所在页码．－(12)附注．－(13)文献标准编号(14)提要。(15)图×表×参×(16)(文献员)
(20)主题词 (19)索取号
说明：(阿拉伯数字为本书编者为便于说明而附加的)
(1)～(5)为题名与责任者项；(6)、(7)为版本项；(8)为文献细节项；(9)为出版项；(10)为载体形态项；(11)为丛编项；(12)为附注项；(13)为文献标准号、装帧及价格项；(14)～(16)为提要项；(17)～(20)为排检项。
例1：期刊论文着录格式举例：(摘自《情报科学文摘》1993年第6期)
936096 从文献编目看文献工作标准化[刊]／张晓云／／情报理论与实践．－1993，(2)．－18～19
当前，国际文献编目的发展特点是：各国文献着录规则逐步向国际标准化靠拢统一；由一个国家的集中编目到几个国家的合作编目；由图书发行后编目到在版编目；由一种文献着录标准化到各种文献着录标准化；由一种目录载体的标准化到各种目录载体的标准化。我国的文献编目正处于由封闭型走向社会化跨越国度的历史转折时期。因此，搞好着录标准化，加强文献的科学管理，实现着录的统一和加工过程的规范化，对于提高编目工作的效率和质量，增进读者对书的了解与利用，具有深远意义。参2
(姜军)
例2：会议文献着录格式举例：(摘自《计算机应用文摘》1993年第12期)
9312202 利用新自动系统进行邮件处理的新方法[会；英]／Luo，Hongji／／conference Record of the 1990 IEEE Industry Applications society Annual Meeting．－New York，NY，USA：IEEE，1990．－1506～1509．－vol．2
讨论了邮件上的地址、姓名、邮票和邮戳的二进制编码技术。给出了实现方法、数字编码方法以及这项技术的几个说明例子。概述了这项编码技术的技术、经济和面向用户的可行性。
(子祺摘，南浦校)
在我国检索刊物所附的索引中，最常见的是主题索引，其次是分类索引和着者索引。极少量的检索刊物还附有机构索引、号码索引及其他专用索引，如会议资料索引、外文药名索引、元素化合物阴阳离子测定索引等。由于索引的使用比较简单，所以关于我国检索刊物具体索引条目的着录格式因限于篇幅就不再赘述。