文书档案的鉴定和销毁

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第605页（2094字）

(1)鉴定文书档案价值的方法。鉴定档案价值的原则是以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，实事求是地研究和考查档案的价值，正确地判定档案的保管期限，谨慎地把不需要保存的档案剔除销毁，保证所藏档案的质量。

分析和判定文书档案价值的总的精神是：以反映本单位的基本职能活动为出发点，以分析文件的内容为中心，结合考虑立档单位的工作性质、活动范围和所处的历史背景，并考虑档案的完整程度、文件的责任者、产生时间、名称、可靠程度、有效性和外形特点等因素。具体地说就是：①分析文书档案同立档单位的关系。对于一个机关的文书档案价值的分析，必须首先站在本机关的角度，同本机关的主要工作任务和基本职能、工作活动联系起来考虑，分析文件在反映本机关主要工作任务、活动以及基本职能中所起的作用，从而判定其价值。②分析文书档案的内容。这是鉴定文书档案价值的基础，因为档案文件的价值往往是通过其内容反映和体现的。分析档案文件的内容，主要是分析其内容反映和说明了什么事实和问题。其中记录和反映的事实或问题是重要的，其价值就大，反之，价值就小，或没有价值。③分析全宗和全宗群文件的完整程度。一般地说，在一个全宗或全宗群内保存的档案的完整程度高，在分析和判断档案价值时就要掌握得适当严一些。反之，一个全宗或全宗群内保存的档案的完整程度不高，文件数量较少，分析和判定档案文件价值时就要掌握得适当宽一些。④分析文件的来源即责任者。一般地说，本机关文件比外机关形成的文件价值大，机关一级形成的文件比机关内部组织机构形成的文件价值大，上级机关形成的文件比平级和下级机关形成的文件价值大。⑤分析立档单位在社会上的地位和作用。一般地说，党和政府的首脑机关、高级领导机关，它们在社会上所处的地位高，作用大，所形成的档案文件的价值就大些，反之，一般基层单位，除了某些着名的、有影响的单位以外，所形成的文件价值就小些。⑥分析文件产生的时间和其内容所涉及的时间。一般地说，档案文件形成的时间离今天愈远，保存下来的文件就愈少，就愈珍贵，其价值就大，判定它们价值的尺度就要宽些，甚至可以不鉴定，统统加以保存。⑦分析文件名称。文件名称在一定程度上标志着它们的不同作用，反映着它们的不同价值。一般情况下，决定、决议、指示、条例、年度计划等文件的价值就比通知、简报、来往文书的价值大，会计帐簿、报表就比凭单更重要。⑧分析文件的可靠程度。文件有正本(原稿、手稿、底稿)、副本(抄本)、草稿的区别，它们的法律、行政效用不同，因而决定了文件价值的不同。经领导签发的正本、底稿是比较可靠的，其价值就大，而副本、草稿价值就小。⑨分析文件的有效性。一些条约、合同、协议书、协定、契约、借据等文件，在一定时期内，一定条件下，具有法律效用。在有效期内，其价值就大；有效期满，有效性消失后，其价值就小，甚至无价值。⑩分析文件的外形特点。有的文件从内容上看并不重要，但由于其制成材料、书写方式及文件上的标记具有艺术价值或科学、历史研究价值，也会使这个文件显得重要，甚至价值很大。

(2)鉴定中的注意事项。①在鉴定时既不能贪图省事，不看价值高低，将档案草率剔除，也不能胆小怕事，不敢取舍，如果这样，就达不到鉴定的目的。②要防止主观片面性，一个人没有把握的，要共同商量。可留可不留的要留，保管期限可长可短的要从长。③经过鉴定，发现一个案卷中有两种以上保管期限的文件，处理的方法是：充分利用原基础，就高不就低，一般不拆卷，个别进行调整。如永久卷中混有个别长期、短期的文件；长期卷内混有少数短期的文件，一般不拆卷。短期卷内混有永久或长期保管的文件，永久卷内混有较多长期、短期的文件，则要拆卷重理。要防止一律拆卷或一律不拆卷的不区别对待的简单化做法。

(3)文书档案的销毁。经过鉴定，凡是无需继续保存的档案材料，都必须由鉴定小组(一般由机关分管负责人和档案部门、有关业务部门的人员组成)提出意见，登记造册。

销毁清册，就是无需保存的案卷或文件的登记簿。其格式如下：①立档单位或全宗的简短历史情况。其中包括内部机构的名称、全宗内档案的类型和完整程度，经过鉴定后，留下来的档案数量和大体内容。②档案材料所属的年代及其保管期限。③销毁档案的数量和详细内容。包括档案的卷(件)数、所属年代以及哪些方面内容(分类介绍)。④鉴定档案的情况和销毁的根据(要列举一些事例说明)。

销毁档案，必须经过机关领导人的审查批准。准备销毁的档案材料，在领导批准后，为慎重起见，还应继续保存一定时间再销毁，即“判处销毁，缓期执行”，以免因一时的疏忽或因为有些问题一时不能发现而造成无法挽回的损失。销毁时，应指定专人(两人)在指定地点监销。监销人应在销毁清册上签字。销毁后的案卷，应在案卷目录、流水登记簿、移出簿上注明“销毁”。