新世纪工会办公自动化建设

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第31页（4494字）

一、办公自动化的概念

办公自动化是20世纪70年代开始兴起并逐渐发展起来的一项综合性科学技术。

通俗地说来，办公自动化就是把先进的科学技术引入办公室，代替人的一部分工作，从而大大提高办公效率和办公质量。办公自动化的目的，是尽可能充分地利用信息资源，提高办公室工作的效率和质量，进而提高各项工作的效率，以达到较好的社会、经济效果。

办公自动化的概念包括以下几种含义：

1．办公自动化是用来产生更高价值信息的一种辅助手段，其程度高低的判断标准最终以工作的效率和质量来判断。

2．办公自动化是一个人机系统，办公人员在该系统中属于主导地位，机器、设备是重要的条件，并要求人机协调。

3．办公自动化是多种学科、多种技术的综合应用。

4．办公自动化的基本环节是包括语音、文字、数据、图像等在内的信息的采集、加工、传输和保存。

二、办公自动化的必然性及其发展

(一)办公自动化的必然性

办公自动化是社会生产力发展的客观需要。

1．传统的办公技术和手段所具有的办公效率已不能适应日益信息化社会的要求。

2．办公业务量迅速增加。

3．不采用现代化的办公手段和设备，已无法快速处理日常大量的信息、办公人员激增、办公费用飞速上升的情况。

以上情况说明了办公自动化的必要性。近百年来科学技术的迅速发展，尤其是与大规模集成电路有关的电子计算机技术的发展、电子计算机等产品价格不断下降，为办公自动化的建立提供了可能的技术条件和物质条件，于是以计算机技术为主角的办公自动化技术便应运而生。

(二)办公自动化的发展

1．国外办公自动化的发展

国外现代办公的变革经历了三次浪潮。第一次是电话、电报、电传打字机在办公室的广泛应用，大大地改善了信息的传递功能。第二次浪潮是微型计算机、文字处理机的广泛应用，改善了办公室信息处理及加工的能力。第三次浪潮是将信息传递的设备和信息加工的设备相结合，构成一个先进的、统一的办公自动化系统。

国外办公自动化发展过程大体可分为四个阶段。第一阶段是在1975年以前，它是以单个独立的计算机为中心，主要进行单项数据的处理，完成单项办公自动化业务。第二阶段在1977～1982年，在单机应用的基础上，逐步建立了局部计算机网络系统，实现关键部分办公业务运行的自动化。第三阶段是在1983年以后，由局部网络向跨单位、跨地区的联机系统发展，建立了企业间或地区间的计算机网络，实现办公业务综合管理的自动化。当前，办公自动化的第四阶段目标是整个办公室高度自动化、办公自动化系统的智能化，并将办公自动化系统与范围更大的信息系统结合起来，组成统一的大型信息管理系统。进入20世纪90年代后，国外的办公自动化的发展趋势是：

(1)整个办公室系统将向着数字化、智能化、无纸化、综合化办公系统发展。

(2)用计算机的办公工作站向同时能处理文字、数据、图形、图像、声音的多功能发展。

(3)办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展。

(4)通信在办公自动化系统中的地位将进一步增强，可以充分利用多种通信媒体的接续，建立全球性的通信网络体系。

2．国内办公自动化的发展

我国的办公自动化起步较晚，20世纪70年代从国外传入，80年代才得到真正的发展，从发展过程和对未来的预测来看，我国的办公自动化可划分为三个阶段。第一阶段是从1981年到1985年启蒙与准备阶段。主要是在典型的试点上开发某些办公自动化系统，探讨中国办公自动化的模式，制定我国办公自动化发展规划等。第二阶段是开创和见效阶段。建立起一批能体现我国最高水平的国家一级办公自动化系统，如国务院办公厅办公自动化系统。在地方政府机关的领导部门，建立了具有一定水平的办公自动化系统。同时，逐步做好标准化工作。第三阶段是从1991年到现在由发展走向成熟阶段。在这个时期内，我国建立起了点网互联、自上而下的办公自动化系统。在办公自动化技术的开发和应用方面我国与先进国家相比，有不少差距。但是，我们奋起直追，发展很快。今天，办公自动化工作在我国方兴未艾。

由于微型计算机技术在我国迅速推广应用，也促进了办公自动化技术应用的发展。几年来我国在事务处理、数据库、局域网、通信、图像识别、人工智能专家系统、汉字信息处理等方面已取得可喜成果，令人振奋。

今天，在全国各类机关、部门、企业中已经有成千上万种不同功能、不同规模的办公自动化系统在继续建设和逐步投入使用之中。

三、工会办公自动化的理论依据及主要技术

工会办公自动化是一门综合的学科和产业，它既有社会科学的应用，如行为科学、人机关系理论等，也有自然科学方面的技术，如计算机技术、通信技术等。办公自动化所依据的主要理论和运用的主要技术有所谓四大支柱，既系统科学、行为科学、计算机技术、通信技术。

(一)系统科学

工会办公自动化系统不是先进办公设备的简单堆积，表示任意添置一些现成的设备就完成了自动化的设置。工会办公自动化是一项系统工程，在选择设备的同时就要从系统的观念出发，不仅要强调单台机器设备的效率和适用性，而且要着重看各机器设备间的协调、配合的效果，如果配合不好，不但会造成经济上的浪费，而且会影响工会办公工作，有时甚至给工会组织造成重大的损失。

(二)行为科学

行为科学是研究在社会环境中人类行为产生的根本原因和规律，从而提高对人类行为的发生和发展进行预测及控制能力的科学。工会办公自动化系统是以各类办公室各种人员为核心，建立一个人机系统，其中设备及技术是为人服务的，人的因素始终是第一位的。人应当从繁琐的办公事务中解放出来，以便用更多的时间进行创造性的活动。因而，机器设备应适合工会办公人员的使用要求。总而言之，工会办公自动化把研究人的行为的行为科学作为其理论指导。

(三)计算机技术

计算机具有较快的运算能力、大量的存贮数据能力以及进行各种分析判断、方案比较的逻辑处理能力，它在工会办公自动化系统中能作为信息收集、存贮、加工、查询的信息处理中心。

(四)通信技术

工会组织的管理范围是很广的，在组织内部需要进行广泛的通讯联系，以传递、交换信息。一个典型的办公自动化系统就是计算机加通讯的系统。计算机主要是用来存储和加工信息，通讯则在于传递和交换信息。

四、工会办公自动化的意义

工会办公自动化最大意义是提高办公效率和质量。具体表现在以下几点：

1．提高决策的准确性和科学性。由于有计算机等先进手段，使信息来源变得准确、及时、可靠，大大减少了手工作业产生的错误、遗漏等，为决策提供了可靠的科学依据，大大提高了决策的准确性和科学性。

2．办公自动化直接使工会办公人员节省大量的工作时间。据统计，在传统的办公室中，工会办公人员平均有三分之一的时间用在寻找、查阅文件和资料上，四分之一的时间用在事务性的工作上。实现办公自动化后，文件和资料的查阅变得极为方便和迅速，事务性的工作也将大为减少。

3．工会办公自动化的实现，可以反过来促进工会办公制度和管理体制的改革，促进管理现代化，有助于克服官僚主义和主观主义的错误行为。

4．提高工作效率，减少办公费用。由于机器设备代替人力劳动，加快了信息的流通，克服了信息堵塞。由于人们获取、加工、利用信息速度的加快，工作的效率自然提高了。虽然由于在设备的购置、人员的培训上要花费一定成本，但若用手工处理庞大的信息量，其成本之高，一定比办公实现自动化的费用多。

五、工会办公自动化的设备

随着办公自动化技术的进步和应用范围的不断扩大，IT业的迅速发展和推广应用，办公自动化设备的研制和生产得到了迅速发展。根据各种设备的性能特点和在工会办公自动化系统中所起的作用，工会办公自动化的设备可以划分成三大类：

1．信息处理设备：如个人计算机、各类计算机终端设备、信息处理工作站、文字处理机、办公业务处理机、超级小型机、各种计算机外部设备、图形、图像处理设备、文件存档系统、电子轻印刷系统等。

2．通信类设备：包括各种速率规格的调制解调器、数字式程控交换机、局域通信网络设备、通信传真终端、传真工作站、电传报文设备(TeLex)、文件服务器等。

3．常规类办公设备：如电话机、传真机、复印机、打字机、光学缩微存档设备、缩微胶片放大阅读器、摄影仪、誊写机、胶印机、分类装订机等。