工会办公室的合理布局

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第24页（8112字）

一、工会办公室的外部环境

(一)办公环境的含义和作用

环境是指以人类为中心的周围世界。环境从属性上说，可分为自然环境和社会环境。自然环境是指可以直接或间接影响人类的一切自然形成的物质和能量的总和，是人类赖以生存和发展的物质基础。社会环境是指人类在自然环境基础上创造的人工环境，它是人类社会物质文明和精神文明发展的标志。工会办公环境的好坏，直接影响人的身心健康和工作效率。

(二)工会办公室自然环境的管理

工会办公室自然环境管理，目的是要使工会办公室处在一个比较好的自然环境中，使工会办公室工作者能尽量免除外界环境有害因素的影响，从而有利于提高工会办公室工作效率。因此，工会办公室地点的选择应尽量遵循下列原则：

1．交通方便原则

工会办公室宜建在交通方便的地方，以方便与各部门、各单位取得联系，方便工会办公室工作的开展。

2．便于协调原则

与工会办公室业务职能相近和相关的机关或部门应尽可能相邻，以便信息迅速传递，方便职工办事，提高工作效率。

办公室的环境管理，还应注重以下几种因素。

首先，是空气环境的质量管理。办公室空气必须流通，保持办公室的空气新鲜。新鲜空气，主要是靠树木花草的光合作用和多开门窗。因此，门窗面积应不少于办公室地面面积的五分之一。办公室的气温一般在20℃～25℃左右为宜。温度过高，使人昏昏欲睡；相反，室温过低，也会妨碍工作。办公室最理想的湿度为40～60%，湿度如果过高或过低都会影响工作。

其次，是声音环境的管理。据生理学家分析，来自四面八方的声音，对人体有益的并不多。因此，应想法减小或排除噪音、杂音。如办公室内天花板和墙壁应使用吸声材料，窗户宜用双层玻璃窗，有声响的办公设备应置软垫，有条件的铺地毯，在门窗和抽屉的摩擦部位涂上润滑剂，绿化环境等等。

然后，是对办公室的采光要重视。因为适宜的光线可以减少视力的疲劳，提高工作效率。适宜的光线是光线照到工位上，不留人的阴影，应尽量采用日光照明，室内墙壁宜涂成白色(或浅色)。

最后，是颜色环境的管理。颜色可以直接影响人的心理活动和工作情绪，人们在不同的颜色环境中有不同的精神状态。有研究表明：如果办公室周围树木茂密，花草芬芳；办公室墙壁、天花板、桌椅等颜色应用恰当，就能使人精神饱满，提高工作效率15～35%。如处于日光强烈处，宜用深色；走廊处宜用浅色；办公室内宜用浅绿色、蓝色等冷色。为保持最佳光线反射率，天花板宜用白色；地面可用棕色为好；办公室用浅色对保护视力有好处，但不宜用纯白色。

(三)工会办公室的环境美化及管理

1．办公室内的美化

办公室环境的美化需要办公室人员共同努力，并养成良好的习惯。如按时打扫室内卫生，对于电话机、电脑、传真机等要经常进行清洁。桌面上和厨柜中的物品要码放整齐；窗台或桌上可放置几盆盆景或墙壁上可挂两幅字画。这样都可以美化室内环境。

照明的分布、暗光的隐蔽以及亮度的比差都是照明的考虑因素。如有可能，自然采光则是最理想的。手写时的光亮应来自左前方，打字时的光线应来自两边。桌、椅特别是接待客人的椅子，不要在光线直对的地方。

2．办公室内物品管理

工会办公室都有存放物品的柜子，将物品分门别类存放在隔层上，并且贴上标签。易烂易流的物品，如墨水和复制、复印设备的工作液，应放在柜子的底层。存放这些东西时，注意将其上的标签向外。较小物品放在较高的、容易看到的隔层，并用小盒子盛起来，贴上标签。空白纸张开封的时候，要注意保护标签，使其他人知道剩下的纸张是什么类型的。有些用纸必须以一定方式堆放，注意查看包装纸上的箭头指向。复写纸要平铺着摆放，并要尽可能远离热源。新补充的物品放在旧的后边，使用时先旧后新。办公室里的桌椅、电子设备要经常检查、维护。每过一段时间都要检查一下，看是否还有其他什么物品也需要整理。保持文件柜清洁整齐，如果需要在上面存放东西，最好用适当大小的盒子盛起来，并贴上标签。另外，与办公无关的物品尽量不要存在办公场所。

二、办公室内的合理布局

办公室内的布置，应该符合经济、实用、美观的要求。经济就是指办公室里的设备购置要节省费用，同时还要最有效地利用室内空间；实用就是一切布置服从于便利办公；美观就是给人以舒畅的视觉感受。总之，办公室的布置要以人为本，有利于最大限度地提高工作效率。

(一)办公室布置原则

办公室布置和办公室布局是两个不同的概念。前者指的是一间办公室、办公设备和人员的布置；而后者指的是办公室组织的各部门之间的位置安排。从一间办公室来考虑，办公室布置要考虑到该房间的空间条件以及各部分的使用，以达到最科学地安排办公设备的目的。一个设计周全的办公室可以节省使用面积和空间，提高或改善办公人员的工作情绪，从而提高工作效率。因此，办公室布置是一件不能忽视的工作。

一般说来，工会办公室布置应该遵循以下原则：

1．室内的布局要合理。例如，在一间有办公室主任的办公室里，秘书等人的办公桌最好要面对办公室主任方向，这样有助于办公室主任的指挥；

2．要留出一定宽度的通道供人员自由走动；

3．工会办公室的布置应该考虑到易于清扫、遇到火灾等意外事故时易于疏散财物等因素；

4．尽量避免人员和文件等过多的重复移动。例如，为了防止文件“来回兜圈”，重复传递，应该使办公室内的文件直线向前传递；

5．要保证最基本的工作空间。过小的工作空间会影响工作，过大的空间又会浪费使用面积和空间；

6．保持地面无杂物，以利于工作人员走动，避免意外事故；

7．对于噪音过大的机器或者昂贵的设备和机器，例如计算机终端、电传设备等，应该在单独房间放置，一来可以减少噪音干扰，二来也保证了贵重物品的安全。

(二)工会办公室的物理条件

工会办公室的物理条件是办公室管理中的一项重要内容，因为工会办公室物理条件的好坏直接影响到办公室工作人员的健康和工作效率。例如，照明不良会影响视力，也会引起工作失误；噪音太大会影响工作情绪，引起听力下降；过度拥挤、通风不良也会使人容易烦躁，也有损于身体健康等等。我国没有制定专门的“办公室工作法”，但在有关劳动保护法规的规定中，包含了其中许多内容，也适用于工会办公室。

如办公室物理条件的以下规定，可供我们参考：

1．一周内至少清扫地面两次；

2．必须安装或提供饮水、供水设备；

3．在工作场所，夏天必须采取降温防暑措施，冬季要保证室内温暖。温度要求在人员开始工作一小时后，室温达到20～25℃；

4．工作人员超过20名的办公室，必须向消防部门申请防火证书(只有在采取了合格的防火措施后，上级有关部门才能发给此证书)；

5．每个工作人员的最小工作空间为11．3立方米(以高3米为限)；

6．卫生设施。有5个以上工作人员的办公室，应配备男女各1人使用的厕所；50人时，要分别设供3人同时使用的男女厕所，同时，必须按同样比例为工作人员提供洗手池。

另外，还要采取一些必要的防护或管理措施来改善办公室的物理条件。例如：

1．清洁卫生设备。办公室清扫是一件经常性的工作，要配备适当的清洁设备或工具，并坚决执行每天清扫办公室一次的制度。对于一些公共区域或不常有人去的地方，要订出清洁值日表，按照值日表的安排，要定人定期轮流打扫；

2．安全预防。办公室的安全预防是一件及其重要的事情，必须高度重视。除了制定必要的安全预防制度外，还应注意以下事项：

(1)文件柜、资料柜、书架等一定要放平稳，如果下部抽屉或架子空着或放着轻物时，应注意不要在上部放过多文件或其他重物；

(2)要配备急救箱(箱内存在常用急救药品)；

(3)不要将电话线和其他电线随便地拖在地上；

(4)要准备取物品的高架梯子或其他辅助登高物；

(5)要定期检查各种设备，尤其是那些用电装置。

3．改善照明条件。

4．减少噪音。通过安装隔音天花板和噪音隔离器，铺设地毯，以及安装有掣动装置的消音门等方法来消除室内噪音；

5．空调设备与通风。目前许多办公室都安装了空调设备。在条件不许可配备空调的办公室，在夏天必须配有电风扇，而在冬天则必须有暖气供应，或者其他供暖设备来保持办公室内温度。在储存文件档案的办公室，还要考虑安装排湿装置，以防文件档案因受潮而损坏。除此之外，还可以考虑办公室自然空气的流通，自然流通的新鲜空气既有助于工作人员身体健康，也可以使工作人员头脑清醒，提高工作效率。

总之，创造一个良好的工会办公室工作环境，与全体办公室人员的健康、安全和工作效率密切相关。因此，这需要大家高度重视这个问题。

(三)工会办公设施

随着现代科学技术的迅猛发展，高效能的现代化办公系统正在逐步取代陈旧的办公手段。在这一变革中，办公室作为人们脑力劳动的场所，其重要性正在得到新的认识。

从目前国内外的研究情况看，现代工会办公室所涉及的内容已不仅仅是单一的对人机工程学、室内空间和艺术陈设的研究，而是扩展、深入到了与工会办公室有联系的各个方面，并综合地考察诸多因素，使之成为一个完整的工会办公系统。

工会办公室本身的功能，就是满足工会组织、工会工作人员在日常工作中的群体行为。

在这一组织或群体中，对任何一位工作人员来说，个人活动都要求自便，不受非工作活动的干扰，这就要求有一个自便的工作“场”。这种“场”意识的心理作用，对保证工作质量和提高效率具有重要意义。同时，工会办公室也应当是一个明亮、整洁和高效率的场所，使人们在其中能方便而积极地进行工作，工会办公室的布局必须围绕这一根本目的。

工会办公室平面布置可以参考如下几种类型：

1．景观式布局。现代工会办公室内管理日趋复杂多变，它要求工会办公室的布局也能根据需要经常变换，这就产生了景观办公室的布局。它运用隔断、家具、绿化进行分隔或联系，最大限度地满足了人们因为办公活动的变化而经常调整办公室布局。因为这种布局多采用柔和的色彩、生长茂盛的植物，以及灵活的家具陈设，故称之为景观办公室。

2．统间式布局。将办公人员安排在一个大空间里，桌子为行列式排列。工会领导被安排在四周的一问带窗的小房间内，这样就可以对其他工作人员的情况一目了然。但采取这种布局必须注意办公室的采光、通风、抗声音干扰等问题。

3．小间式布局。办公人员因职能不同，而被安排在多个房间里。这种布局比统间式好，但工作时联系不够方便，也不利于工作人员相互了解情况。

总之，大空间景观式办公室作为现代办公系统的发展方向，逐步得到人们的广泛认可和积极推广。

在工会办公室如果适当陈设几件艺术品是很理想的，如陈设若干优秀的绘画或雕塑作品，就能给办公室增添艺术气息。现代工会办公室的环境应该一扫过去那种幽暗、沉闷的气氛，代之以明亮欢畅的风格，使办公人员和来宾感到亲切、和谐，从而能够增强工作信心。

工会办公室家具指工会办公场所的家具设施，它的一般要求是：

1．必须符合现代组合家具的标准：可以互相替换、成批生产的构件、可以灵活拆装，以适应各种工作的需要。

2．必须遵循实用和美观两个原则。其表面光度应该是不刺激人眼睛的，具有温暖近人和不易伤人等优点。

3．必须满足卫生和生理上的需要。其表面应不易玷污、清洗方便，靠背和坐板应装上垫子，以利于休息；同时要求耐用、不易磨损和松动。

4．必须能适应各种人的不同尺寸，在结构上保证办公人员有一个正确的工作姿势。工作台高度通常在72～78厘米之间，而打字台高度则在62～68厘米之间。

随着科学技术和工业生产的发展，办公家具在材料、式样和类型上都有很大的创新，这就更便于工会办公室家具的选择。

三、绿化管理工作

(一)工会办公室的绿化

工会办公室四周的绿化应与建筑形式相协调。靠近道路附近的绿化，一般采用规则式布局，门口可设计花坛、草坪、雕像、水池等，但要便于出入；远离办公室的地方可根据地形的变化而采用自然式布局，设计草坪、树丛等。总之，工会办公室四周的绿化，要体现出朴实大方、美观舒适。要照顾到室内采光、通风，在办公室的东西两端，一般种植落叶大乔木，以减轻夏季强烈的日晒；北侧一般应种植常绿耐阴乔灌木及花草等，以减弱冬季寒风袭击；办公楼南侧应种植常绿树木，近处栽植花卉，其高度不应超过窗口。

(二)工会办公室周围树木的管理

1．树木的栽植

由于我国各地区的气候条件不同，各类树木的生态习性不一，树木的种植和移栽的时期也就不尽相同。因此，必须根据各类树木的特性和不同的气候条件，来确定树木栽种的时期。

挖掘好树木的穴很重要。一般乔木的穴要挖长、宽、深1米的方形或圆形为妥；灌木栽植穴可适当缩小，但要根据树苗的大小和土质来定。穴挖好后，要用充分腐熟的有机肥料做底肥。栽种时，不要让树苗与肥料直接接触，以免肥料发烧发热，伤及树苗。覆土时，要先回填表土，后放底土，以利于根系舒展和吸收养分。树木的移植，常绿树必须带土球，落叶树木可裸根栽植。树木载运时，不论机械吊运还是人工抬运，绳索应套在土球底部，切忌套在主干基部以免树皮受损。通常下雨土壤泥泞时不要种植树木，万一需要抢种，必须用干土培根，并保持树干上下正直，栽植后要注意浇透水，以保证水分需要。为防止风害，还应设立支柱。

2．树木的管理

树木的管理主要是抓好三件事：

(1)科学施肥。施肥时间宜在二、三月份。施肥方法是：在树冠垂直投影线上划一个圆弧，在弧线上分段挖成深30厘米、宽20～30厘米的沟槽，把肥料撒入槽中，再盖上碎土。

氮肥有利于树木生长，使叶增大变厚，绿色加深，树木宜多施动物性粪尿、尿素等；磷肥是树木果实的重要养分来源，应注意施鸟粪、过磷酸钙等；钾是树木体内纤维的重要来源，为利于干茎生长，宜多施草木灰。

(2)合理浇水。树木叶面水分蒸发量大，尤其是夏季，因此必须进行人工浇水。浇水宜在早晚，并注意不让树穴中积水，以免根系因窒息而死亡。

(3)松土除草。为了保持树木根基土壤的通气功能，使根系伸展自如，应及时松土。杂草与树木争夺养分，在松土时应将杂草除掉，这也有利于消灭虫蛹，防止病虫灾害。

(三)草坪的铺设

工会办公室周围草坪的铺设要注意以下几个方面：

1．整地。要松土20～30厘米深，将杂草、石块除掉，施加肥料，地形要稍有起伏，以方便排水，大型草坪下面还应设排水系统。

2．播种。在整好的地上均匀地播上某一单纯的草种，然后撒上一层细土，用滚轮稍压，再用细喷头浇水。

3．移栽。把繁殖好的草皮切割成一定规格的草块，搬运到整好的地里，进行花格式栽植，要注意保持草皮和土壤的湿润。

4．管理。平时管理要注意经常浇水，剔除杂草。新草皮可以一两年不推剪，等草丛密生后，春夏问最好每月推剪一、两次，夏季生长旺盛，每月推剪两次，草丛保持4至6厘米高为宜。每年春秋两季都要施肥，春季可促使草生长健壮、耐踩踏；秋季可以提高草种耐旱能力。另外要注意不能使草坪上积水，以免烂根，草枝叶发黄。