什么是出纳日记账?

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《出纳手册》第104页（2504字）

1．出纳日记账

出纳日记账是出纳员用以记录和反映货币资金增减变动情况和结存情况的账簿，包括现金日记账和银行存款日记账。

现金日记账是按照现金收、付业务发生或完成时间的先后顺序，逐笔登记，用来反映现金的增减变动与结存情况的账簿。

银行存款日记账是记录和反映本单位在经济业务中由于使用银行转账结算而使银行存款发生增减变动及其结存情况的账簿。

国家财政部制定的《会计基础工作规范》规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得使用银行对账单或者其他方法代替日记账。”以下对现金日记账和银行存款日记账作详细介绍。

现金日记账和银行存款日记账的格式一般为三栏式，即在同一张账页上设置“借方”、“贷方”、“余额”三栏，分别反映现金或银行存款的收入、付出和结存情况。此外，还在“摘要”栏后设置“对方科目”栏，以具体登记对方科目名称。为了反映银行存款收付所采用的具体结算方式，在银行存款日记账中还专设“结算凭证种类和号数”栏。

在有些单位中，为了在现金日记账和银行存款日记账中更清楚地反映货币资金(现金和银行存款)收入的来源和付出的用途，往往采用多栏式的现金日记账和银行存款日记账，即收入栏(借方栏)和支出栏(贷方栏)按现金与银行存款的对应科目设置专栏。

如果收、付款凭证较多，而现金和银行存款的对应科目也较多，为避免日记账的账页太宽，可以分别设置“现金收入日记账”、“现金支出日记账”、“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”。

任何一个单位，不管是企业、事业单位还是机关、团体、部队，也不管其规模大小，都存在着货币资金收付业务，相应地为了反映货币资金的收支和结存情况，都需要设置出纳日记账。但是，不同的单位，其经济的性质不同，规模大小不同，经营管理的要求不同，相应地需要设置的出纳日记账的种类、格式也就不同。比如，在只有人民币现金的单位，一般只设置一本现金日记账即可，而对于除了人民币现金外还存在多种外汇现金的情况下，一般应按现金的种类设置现金日记账，以分别反映不同现金的收付和结存情况。又如，有些单位只有一个存款账号，那么只需设一本银行存款日记账即可，如同时设有多个银行存款账户，则为了分别反映每个账户上存款的结存情况，需要设置多本银行存款日记账。再比如，如前所述，出纳日记账也有多种格式，在一般情况下使用三栏式日记账即可；如果单位经济业务较为复杂，为了分别反映不同项目在一定期间内所收入和付出的货币资金的多少，或者说为了分别反映在一定时期内货币资金收入的来源和支出的去向，可以使用多栏式日记账。当然，为避免账页过宽还可以分设收入日记账和支出日记账。在具体设置出纳日记账时，应当遵循一项基本原则，那就是既要满足核算和管理的需要，又要避免繁琐。设置出纳日记账是为了能够正确、全面、及时地反映本单位货币资金的收付和结存情况，满足会计部门和其他经营管理部门对货币资金进行正确核算和科学管理的需要，所以应当从管理和核算的需要出发来设置日记账，不能为了简单而搞以单代账、以表代账，因为这样就无法满足核算和管理的需要。但这并不是说出纳日记账总是越多越全越复杂越好，应当从本单位的实际情况出发，在满足管理和核算基本需要的前提下，遵循节约原则，避免设置得过多和过于复杂，以充分节约人力、物力。

账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。

按规定，现金日记账和银行存款日记账因一律采用订本式账簿，出纳员在启用账簿时，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺页或缺号。

2．出纳日记账的设置

出纳主要设置订本式的“现金日记账”、“银行存款日记账”和有关有价证券方面的一些明细分类账。有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况，出纳人员对由自己保管的各种有价证券要分设明细账进行核算，如设“长期投资股票投资(XX股票)”明细科目核算本单位对XX股票的购进、售出以及结存情况。

日记账可以先用“三栏式”账簿，也可以根据经济业务的特点和经营管理的需要选用“多栏式”账簿。明细账一般选用“三栏式”账簿。

3．出纳日记账的启用

账簿是重要的会计档案和历史资料。启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期订成份。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。在总分类和明细分类账第一页的前面，分别另加目录，记明每个账户的名称和页次，以便检查、登记和防止账页散失。