出纳如何查找错帐?

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《出纳手册》第117页（3309字）

1．出纳账簿的审查

出纳账簿在对账和结账后，应当做到账证、账账、账实、账表相符，现再附列一些常见的账簿错漏，以方便出纳人员审查出纳账簿。

(1)出纳账簿启用的审查

出现在会计账簿启用中的问题主要有：

①在账簿封面上未写明单位名称和账簿名称；

②在账簿扉页未附“启用表”，或虽附有“启用表”，但所列内容不完整；

③出纳人员调动工作时，未按规定在账簿中注明交接人员、监交人员的姓名或未加签章，无法明确有关责任人和责任期间；

④启用活页式账簿时，未按规定对其编定页数。

(2)出纳账簿登记的审查

由于出纳账簿根据审核无误的会计凭证进行登记，所以登记的方法和过程要符合规范性的要求。出现在出纳账簿登记中的问题主要有：

①出纳账簿设置不合理。如本单位有两个银行账户，但使用一本银行日记账且预留账页不够，造成银行账户记录跳页登记的情况。

②账簿的登记不及时。如有的出纳人员对记账凭证几天才登一次或者是补登几天前漏登的记账凭证，这都说明对出纳工作不负责任。

③账簿的凭证号与记账凭证不符。存在这种问题时，有两种情况：一种是笔误或看错，如101号记成102号；另一种是有意隐瞒真实情况，应当经过账证、账实查对后根据实际情况处理。

④摘要不合理、不真实。存在两个问题：一是在转抄或概括记账凭证中的摘要内容时，未做到准确、清楚，这一般属于会计错误；另一个是凭证中的摘要是真实的，但所反映的经济业务不合理、不合法，在据此填写账簿摘要时出纳人员故意含糊不清，甚至不写摘要，乱写摘要，以掩盖不合理、不合法经济活动的事实。

⑤书写及登记方法不规范。书写不规范的如文字、数字所留空距太小；登记账本时用圆珠笔等。格式不规范的主要有未按规定结出账户中的余额和发生额；未按规定结转下页；未按规定更正有关会计错误等。

(3)出纳账簿结账的审查

主要问题是：

①结账前，未将应登入本期的经济事项全部入帐。

②结账时，未按规定结出每个账户的期末余额和本期发生额。

③年度终了，未将各账户余额按规定方法转入下年。

④结账时间不符合规定。按照规定，结账应在月末、季末和年末进行，既不能提前，也不能延后，防止有的单位为了人为调节有关财务信息，而故意提前或延后结转。

2．错账的查找

出纳员在每天或每月结账时，特别是在每天结账时，会出现日记账的期末实际余额与期初余额加本期收入总数减本期支出总数的合计数不符，或者日记账期末余额与总账期末余额不符的情况。一旦发生这种情况，尤其是差错金额较大时，出纳人员首先要静下心来，不要紧张急躁。第一步将账簿记录重新复算一遍，看是否计算错误。第二步，如果计算无误，应认真回忆当天所发生的收付款业务，分析错误的可能范围，确定查找的重点。然后采用正确的方法进行全面检查或重点抽查，找出错误，予以解决。

(1)错账的原因

导致出纳错账的原因很多，常见的原因有以下几种：

①记账方向错误。在记账时，把账簿中借方与贷方的记账方向颠倒，错把借方记成贷方或者把贷方记成借方。如果把应为红字的数字误记为蓝字：或把应记为蓝字数字误记为红字，这也属于记账方向错误。

②会计科目错误。在记账时将会计科目搞错造成“张冠李戴”。比如将银行存款记入“现金”科目。

③漏记。在记账时某一凭证的金额遗漏未记入账簿。

④重记。将已经登记入账的金额数字，又重复登入账簿。

⑤数字位数颠倒。在记账时，将某数字中相邻的两位颠倒登记入账。如将323写成332等。

⑥数字位数移位。在记账时将数字位数移动，即以大写小(少写1个或几个0)或以小写大(多写1个或几个0)。例如将2000写成20000，或将10000写成1000等。

⑦结账时计算错误。结账时发生数字计算错误，余额同时出现差错误，从而导致账户两边不平。

⑧其他错误。

(2)错账查找技巧

出纳人员查找错账时，除了把一定时期内的账目进行每笔数核对外，还可以按账务的平衡公式和数字的特点进行重点抽查，有利于提高工作效率，减轻工作强度。常用的抽查方法有差额法、除二法、除九法三种：

①差额法。它是根据错账的差异数字，在有关账簿中查找相同的数字，即可查出差错。这种差错形成的原因主要是漏记一方数字。如日记账余额比总账余额少150元，出纳员分析可能是漏记入一笔150元的凭证，则可以查找金额为150元的凭证。反之多150元，出纳员推测属于重记，则同样可查找是否将金额为150元的凭证重复登记。

②除九法。它是将错帐的差异数，以九除之，如能除尽，则可根据商数查出错账。一般适用于以下两种情况：

数字错位。它是指记账时金额顺序错位所造成的差额为九的倍数。如借贷双方的差额为2700元，以9除之，商数为300元，即可初步确定造成差额2700元，可能是300元与3000元的错位，然后在账簿记录中查找有无3000元账目，再与会计凭证核对，即可确定差错原因和错账应更正的数额。

数字颠倒。是指两个相邻的数字前后颠倒，所造成的差额9的倍数。如错账为270元，以9除之，商数为30元，表明颠倒字在十位数与百位数之间，且颠倒的两个数字之间相差“3”，而差“3”的邻数有1与4；2与5；3与6等，则可在账簿记录中依次找在十位与百位之间是否有上述相差数写颠倒了。

③除二法。它是将错账的差异数，除以2，如能除尽，即可按商数查找账簿记录，是否有与商数相同的数字记反了方向，即可查出差错。如发现现金少记了300元，则将300除以2得出150，从账簿记录去查找金额为150的账目进行核对即可。适用于重记或记账方向错误等情况。

当然，在实际工作中还会运用到很多查错的技巧，无论哪种方法都要靠出纳员自己去慢慢地熟悉和掌握。发现错账后，应当立即按规定的方法处理，保证对账工作的顺利进行。