文书档案的利用

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第609页（1012字）

档案工作的根本目的，就是要在收集和管理的基础上，积极开展利用工作，为机关的各项工作服务。

(1)服务对象。机关档案主要是供本机关和上级主管机关使用。档案利用工作，要面向领导、面向处室、面向业务人员，围绕领导活动，根据工作需要，主动提供档案，开展利用。档案工作人员要经常征求业务部门对利用工作的意见，认真改进工作；要熟悉档案的内容、作用和存放情况，迅速、准确地为利用者提供档案；要根据需要，编制《案卷目录》以及必要的卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地提供服务。

要正确处理好利用与保密的关系。机关档案部门保管的档案，是现行档案，具有一定的保密性，因此，主要是供本机关使用，不属于开放范围。对外提供利用，需经上级主管机关批准。

(2)利用档案的特点。机关工作利用档案的特点，表现在以下几方面：①查找利用频繁反复。机关各职能部门在工作中，往往要调阅档案作依据和参考，昨天他来查，今天你来查；昨天查那个问题，今天查这个问题；一次不能解决，再次来查，出现频繁反复查阅的现象。②调阅档案要求迅速。机关工作中往往是碰上了问题，临时来查阅档案，要得急，特别是领导工作，要得更急。领导办公会议在研究问题时，需要文件作依据，领导签批公文时，需要查看有关的文件，这时要求立该找出，不然就会影响工作。③材料要求完整系统。在机关工作中，除了零碎地单份地查阅档案文件外，往往还要系统地查阅某一方面完整的档案材料，如规划生产、总结工作、编写组织史、抗灾救灾等，都要求查看有关的系统的档案，提供完整的材料。

(3)提供利用的方法。提供利用的方法有：①编制各部门归档档案的案卷目录，打印发送各部门和机关领导人，作为了解档案信息、查卷调阅的最基本的检索工具。②本机关发文实行两套制，一套归档保存，一套分别按各部门的发文号顺序装订，送交各部门保存，便于日常工作查阅利用。③根据机关工作需要和各部门工作特点，编纂专题文件汇编、机关历史沿革、大事记、基本情况汇编、经验选编等参考资料，提供系统利用。④根据本机关的中心工作和发展方向，编制专题卡片或专题目录、重要文件卡片或重要文件目录以备查考。