电子文件的归档方式

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第615页（886字）

电子文件有两种归档方式：一是物理归档，指将经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管；二是逻辑归档，将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理。

(1)使用单机或局域网条件有限的单位，其电子文件主要采用物理归档方式，基本要求是：

①在应归档电子文件上标注记号；②把电子文件形成过程中的情况随时记录在一个相应的文件中；③检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理；④对电子文件进行分类。分类方法有如下几种：按年度、机构或问题分类，按保管期限分类，按文件格式如文本文件、图像文件、多媒体文件、数据库文件等分类，按文件类型如计算机程序文件、数据文件等分类，按存储载体类型如光盘、磁盘、磁带等分类；⑤把通过分类的电子文件重新排列，记录存放载体的编号；⑥归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本着录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件的位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等内容。

(2)具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作纸质版本的单位可以实施逻辑归档，其基本要求是：

①档案人员会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限；②由网络管理人员把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取可靠的备份措施；③记录和保存归档电子文件的两类相关信息，一是“元数据”(说明电子文件的结构和上下文关系等的技术数据)，二是“背景信息”(关于电子文件业务和行政背景方面的数据)；④局域网内部要有可靠的安全防范措施，确保数据准确无误并能在新系统中运行；⑤档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做更新记录；⑥档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。