会议文件的印发与清退

出处：按学科分类—政治、法律 中共中央党校出版社《党的基层组织会议知识手册（第三版）》第106页（637字）

会议文件是一种非正式文件，它和会议报告一样，是提请会议讨论的对象。重要的会议文件、报告的准备，领导同志要亲自动手，必要时，还要组织一个起草小组，专门负责文件、报告的起草工作。

文件从起草到付排、发放，中间要经过多道环节，每个环节都要争分夺秒，都要保证质量，否则，会议上下都要等文件，就会影响会议进程，甚至会因忙中出错，而不得不临时变更会议日程，问题就严重了。所以说，会议文件印发的过程，是一场紧张的战斗任务，为了避免出现被动，从会议领导，到会议秘书机构，到具体办事人员，都要主动做好准备，留有充分的余地，以保证文件印发质量和效率。

会议文件一般应在会前打印好，按照与会人员名单装入文件袋内。印制文件时，要认真校对，反复检查，避免出错。会议文件要力求在代表报到时就发给本人，不要到会场上散发以免影响会议秩序，还容易发丢。

党的重要会议的文件，会后要及时清退。在会议将要结束时，要把会议文件清退目录发给会议代表，督促大家自行清理，限期退回文件。清退时要逐件清点，逐份登记，文件退齐后，由工作人员在清退文件目录上签字，作为依据。带回的文件，也要建立登记，履行签收手续，并提出保密要求，保证文件在途中的安全，带回后要及时交给单位文书处理部门按规定管理，不得转归个人所有，更不得随便存放。