数字档案馆建设

出处：按学科分类—文体、科学、教育 南京师范大学出版社《档案信息化工作实用手册》第221页（4251字）

随着电子政务的加速推进，数据归宿和信息资源的开发利用问题日益突出。如何管理和保存电子政务中产生的电子文件和电子档案，如何应用电子化的信息为领导决策和机关服务，如何满足公众需要，为政务信息公开发掘资源，已成为档案馆和所有参加电子政务建设单位共同面临的问题。

在建设数字政府的同时，电子政务建设部门和档案部门同时认识到，与电子政务同步建设数字档案馆，是防止出现电子时代的“历史失落”，政府“记忆断代”，甚至出现“失忆政府”的正确举措和有效手段，更是在电子政务网络条件下，按照《全国档案信息化建设实施纲要》和《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)，加快以电子文件为核心的档案信息资源建设，实现与国家信息化建设的配套和同步发展，实现档案工作与国民经济和社会发展协调发展所提出的必然要求。

根据电子政府建设的总体思路和档案信息化工作的总体规划，所谓数字档案馆建设就是：在电子政务网络技术平台环境下，采集和接收电子政务内网各应用系统中传输、运转、处理完毕后的电子文件数据；通过建立有效的中心基础数据库，建设为政府各部门提供电子文件的长久存储、管理、利用等服务的信息系统，以保证在内网各应用系统中运行的电子文件数据在传输、运转、处理完毕后，完整、安全地得到采集与永久保存。

数字档案馆也可以定义为，电子政务建设中政府信息资源的数据中心和数据交换站，即建立在现代信息技术的普遍应用基础之上，利用数字手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的，超大规模、分布式数字信息系统，属于国家数字化信息基础工程，也是档案馆作为社会文化设施延伸为信息服务业的实现形式。

[应用实例]

江苏省数字档案馆建设构想

(江苏省档案局课题组 2005年发表于《中国档案》)

江苏省数字档案馆建设现状

江苏省档案馆20世纪80年代成为全国首家国家一级综合档案馆。自80年代以来，江苏省档案馆组织录入建国后文件级目录60多万条、革命历史文件级目录2万多条、民国档案目录200多万条；缩微4万多卷民国档案和建国初期省委、省政府档案卷片3千多盘、平片6万多张，近1374万个画幅，为原文数字化和建立大型综合性数据库奠定了良好的基础。

近几年来，江苏省档案馆吸收全国先进省市的经验，通过大量的实践，按照国际和国内的标准及要求，通过多种途径在数字档案馆建设上做了大量基础性的工作：

一是馆藏数字化。通过缩微扫描等手段，将馆藏中具有重要现实意义的文件转化为电子版本，可供各级领导和机关在政务内网上查询。省档案馆内已构建了先进的局域网络，配备了信息采集、存储和发布等系列设备。已建立有200多万条信息的数据库，档案原文数字化60多万张，馆藏照片数字化2．5万张，录音、录像、影片数字化500余盘，近12000分钟。数据库建设正在以每月10万条数据的速度进行扩建。

二是采集现行电子文件。普及推广了永乐文档一体化通用软件。2003年4月发布了省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32／505—2002)，对电子文件目录作了统一的规范，为今后省直机关、市县档案馆等单位与省档案馆之间电子文件的交流与共享打下了基础。2004年起，江苏省数字档案研究发展中心与南大苏富特软件股份有限公司在苏州市信息办的支持下，共同研制开发了基于电子政务环境下与OA系统相连的“电子文件归档交换平台”，初步实现了各立档单位的在线归档。

三是初步实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，初步建立了全文、目录、多媒体(照片、影片、录像)数据库，采用缩微、磁带、磁盘、光盘等方式同步备份。引进ORACLE数据库进行数据管理，采用NAS系统进行数据存储。

四是省档案馆已通过VPN技术，借助互联网与各市级档案馆建立了虚拟专网，可实现安全、可靠和便捷的纵向档案信息共享。

五是由省档案馆承担的国家档案局重点科技攻关项目“江苏档案门户网站”建设已基本完成，通过网站内容管理系统建立起面向公众的“江苏档案信息网”，并将于2004年5月与“中国江苏”政府门户网站相连。信息网上“电子文件中心”、“文件超市”等栏目已在各地政务公开中发挥出了积极的作用。

江苏省数字档案馆建设的总体框架

一、主要目标

为适应江苏信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入全省信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以加强档案信息资源开发利用为目标，加快以江苏省数字档案馆为龙头的全省数字档案馆建设，推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为我省率先基本实现现代化服务。

二、主要任务

本着“统筹规划、统一标准、分级建设、立足利用、安全保密”的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动电子档案资源和馆藏数字化档案的数据库建设，在“十一五”期间初步建成江苏省数字档案馆。依托政务网，建立为各级党政机关服务的电子文件中心和数据备份基地；依托公众网，建立面向社会、服务公众的档案门户网站，形成“网上公共档案馆”。

三、主要内容

1．建设“江苏省电子文件中心”作为与电子政务数据交换平台相衔接的档案中间机构，并先期建设“江苏省电子文件中心”，采集和管理省电子政务内网上流转的电子公文和各立档单位应归档电子文件。根据《江苏省电子政务建设指导意见》(2002—2005年)，由省档案局馆参与办公业务资源系统、数据管理服务中心建设，具体承担电子文件的采集和电子档案的管理、利用与安全维护项目，整合开发“OA系统中文档一体化管理模块”共性应用软件，作为办公自动化核心模块。

2．建设“江苏省档案分布式数据库”，作为政务共享的核心数据库之一，确立江苏省数字档案馆的基础数据库地位，并作为“政府记忆”工程的重中之重。确保在电子政务内网运行环境下为领导决策和机关办公提供及时、准确、全面的信息资源服务。

3．建设同城“数据备份基地”。将电子文件中心、档案分布式数据库、政府六大基础数据库等电子信息通过转磁带、转缩微胶片、转光盘或转磁盘等四种备份手段进行永久或长期保存。

4．建设“江苏档案内外网门户网站”。其中“江苏档案内网门户网站”依托政府内网门户，向省、市、县三级领导和机关提供电子文件、历史档案等实时利用，做好决策支持，成为“网上档案馆”；“江苏档案外网门户网站”依托政府外网门户，从政务公开、江苏历史、改革开放成就等角度宣传江苏，并提供广泛的信息服务。

江苏省数字档案馆的主要功能和作用

江苏省数字档案馆的主要功能包括：与政务网相连的电子文件采集接收中心、数据备份基地、分布式档案数据库和档案信息网站。定位为政务公开的信息资源总基地。

1．采集：通过电子文件采集鉴定接收中心作为接口，依托数据交换平台，多层面、多门类采集政务网内必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子政务信息(包括电子公文、电子邮件、提案信息以及在政务网上发布的各类信息)，接收应归档单位移交的电子档案，利用数据仓库技术建成一个综合的电子政务信息档案资源库。

2．保存：通过转缩微、磁带、磁盘、光盘等多种技术手段，对采集到的各类电子政务信息在备份的基础上进行永久保存，形成政务网的数据备份基地之一。

3．利用：通过政务内网门户，对政务内网的各用户(包括领导、公务员、社会公众)提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析及挖掘服务，建成政务信息综合查询及辅助决策系统。

4．管理：为了有效地实现利用目的，对包括电子政务信息在内的各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子政务档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子政务系统信息的安全。

5．宣传：充分利用数字档案馆综合保管的，反映江苏政治、经济、文化等各领域发展现状的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，通过“江苏档案信息网”站点和政府内、外网门户网站，进行江苏历史和建设成就的宣传教育。

在整个数字档案馆的架构设计中，通过符合WebService标准的适配器和公共数据交换系统，各个立档单位——政府立档单位通过公共数据交换系统连接，非政府立档单位通过VPN通道和政务邮件中心进行互联，实现电子数据的传输，进入数字档案馆进行档案保存利用。数字档案馆通过“江苏档案内外网门户网站”，将数字档案信息提供给政府内网内的各机关和互联网上的公众使用。同时，对实体档案进行档案数据电子化工作，实现实体档案馆向数字档案馆的迁移。

附：

数字档案馆系统逻辑结构