技术档案的作用和利用

出处：按学科分类—工业技术 企业管理出版社《工程师手册》第490页（3388字）

1．技术档案作用

(1)技术档案是进行技术开发和生产发展的重要依据和必要条件

技术档案同科学技术研究，产品开发以及生产发展关系十分密切。在产品开发研究中，新型产品的研究与生产，必须依据试制过程中形成的技术档案材料。科学技术研究是探索未知和寻找客观规律，必须要有准确的、内容丰富的技术材料，技术档案是不可缺少的凭证和不可缺少的参考资料。

任何一门学科和技术都是在借鉴、继承原有的生产技术成果基础上发展起来的，前人生产技术活动的记载和储备，是现代科学技术发展的基础。它不仅为现在生产技术活动提供了条件，也为以后的生产技术研究提供了继承和延续的条件。科学技术研究的全过程都与技术档案有联系，从课题的选择到成果的评价、推广都离不开技术档案。据统计，从事一项科学技术研究活动，用在查阅资料上的时间是课题研究全部时间的三分之一，至于一些型号产品的开发研究，利用前一型号产品的技术档案更为普遍。

(2)技术档案是科技成果转化为生产力的一种手段

科学技术研究的根本目的，在于认识世界和改造世界。技术档案作为科学思想、技术语言，真实地记录了科学技术研究过程，是科学技术成果的表现形式，体现了已被人们发掘和掌握的科学技术。因此，它是科学技术成果推广和应用的重要手段。

(3)技术档案是进行生产技术交流的重要工具

随着生产力的发展，生产技术交流日益频繁，某一地方的技术发明、科学发现是否会失传或推广应用，往往取决于技术交流。

我国生产技术活动是在社会主义大协作中进行的，技术交流是其重要的一环，而技术档案交流是重要的交流形式。尤其是现代科学技术的交叉、渗透越来越强，相邻学科、专业领域之间的相互影响、相互作用、共同发展日益明显，技术档案的传递作用更加重要。在国际技术交流、援外工作中，技术档案也发挥了重要作用。

2．技术档案的利用

技术档案的利用工作，就是技术档案部门根据生产发展的客观需要，编制一定的参考工具书和参考资料，并通过一定的形式和方法，把技术档案提供给有关的企业和科学技术研究部门，为社会主义建设和科学技术发展服务。

技术档案的利用形式是：技术档案的借阅，它是技术档案利用的基本形式(其借阅的程序为借阅凭证——检索档案——阅读利用——归档检查)；“送货上门”，是设立技术档案借阅箱，电话调卷，电子计算机检索；交流报道，指根据现有的技术档案和掌握的情况，通过目录、索引、快报等方式告诉有关部门，使他们及时了解技术档案馆存有哪些技术档案，以便利用；提供技术档案复制本，这是技术档案提供利用的特殊形式。

编制技术档案参考工具，是技术档案利用的重要环节。它是供查阅技术档案和向外介绍技术档案内容的有效形式，是查找利用技术档案的向导和桥梁。参考工具是否完善，是技术档案管理工作好坏和管理水平的重要标志：在编制参考工具时，一定要目的明确，层次清晰，形式简明，正确地揭示技术档案的内容和成分，做到分类科学，文字准确，依据可靠。

参考工具有两类：查找性的和介绍性的。查找性的有技术档案总目录、分类目录、专题卡片目录和各种索引等；介绍性的有目录介绍、专题内容介绍等。

编制技术档案汇编，也是技术档案利用工作的一项重要内容。技术档案汇编是由技术档案中摘录出来的内容汇集而成的，它不仅能起介绍、报道的作用，而且可以直接利用。技术档案汇编的种类很多，常见的有：文摘，它是对技术档案所作的扼要摘述。文摘的用途不同，摘编的内容也不同。科研单位为了向外介绍本单位的科研成果，将历年科研报告的主要内容加以摘编，即成为科研成果文摘。它既可以供检索档案使用，也可以代替档案直接利用。设计单位为了推荐可供重复利用的非标准设计图样，可将规格、性能甚至包括总图汇编成册，既可以供检索档案使用，也可以作设计选择复用的依据；汇编，它是根据生产技术发展的客观需要，把经常利用的技术档案的某些内容汇编成册。如设计单位的设计人员经常要查找历年的设计企业的技术经济指标，把这些材料汇编成册，利用时就不必查找所有的工程技术档案；图集，它和汇编的性质和作用相同，不过图集不是文字材料，而是由某些技术图纸组成的。

3．技术档案的统计工作

技术档案统计系指对技术档案工作进行系统的调查研究，从而获得数量上的、总体的和具体的认识的活动。它是制定技术档案工作政策，加强技术档案工作管理的基础。技术档案的统计，是以技术档案工作中大量的现象为对象，通过对数量的观察和研究，以指标数字揭示技术档案和技术档案工作中诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。

技术档案统计工作不单纯是技术档案保管数量的统计，也贯穿于整个技术档案工作的始终。由于技术档案工作的范围很广，对象很多，因此，技术档案统计工作的内容也是多方面的。

(1)技术档案数量的统计

它是通过技术档案总目录、分类目录、移出登记簿进行的。技术档案总目录便于统计技术档案的总数量，同时也便于按时间、按机构统计技术档案的数量。技术档案分类目录便于统计技术档案的总数量，而且也便于用来统计各种不同类型的技术档案数量。在统计技术档案时，一般应以保管单位(卷、册、袋、盒)为单位进行。

为了提高技术档案数量的准确性，必须做好技术档案的基础性工作。一要建立技术档案总帐，把帐目和卡片的作用分清。帐目主要是解决“财产”问题，作为发生问题时查用和统计数量时使用。卡片主要是解决检索问题，供工程技术人员借阅查用，不能作为帐目使用；二要建立“技术档案变更情况统计表”，以保证技术档案帐目上的数量与实际存贮数量相一致。

(2)技术档案保管检查情况的统计

它是对技术档案遗失、霉烂、虫蛀等情况进行统计，指出发生损坏技术档案的名称、内容、数量和原因，并根据统计反映的情况和问题，及时采取有效的措施，它是在总目录和分类目录的基础上，根据随时和定期检查的情况来进行的。

(3)技术档案价值鉴定的统计

它主要是统计鉴定技术档案的情况和结果。如对哪些技术档案进行了鉴定；被鉴定的技术档案数量；不同保管期限的技术档案销毁数量。它是根据技术档案鉴定表和销毁清册进行的。

(4)技术档案利用情况的统计

它包括技术档案借阅、供应、底图复制和利用效果的统计。

(5)其他统计

根据工作的需要和上级档案业务管理部门的要求，要进行定期或不定期的技术档案有关情况的统计。如对机构设置、干部情况、集中统一管理的情况、各类技术档案的数量以及管理情况等，都应有及时、准确的统计资料。

技术档案统计本身不是目的，而是手段。其主要目的是对统计数字、结果进行分析研究，从中发现问题、总结经验、探索规律，做好技术档案工作。