帐簿、凭证管理

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《地税业务手册》第304页（5387字）

一、什么是帐簿、凭证，为什么要建立帐簿、凭证管理制度

帐簿，亦称帐册，是由一定格式而相互联系的帐页所组成，用以全面、系统、连续记录各项经济业务的簿籍，是编制会计报表的依据和保存会计资料的重要工具。按用途划分，帐簿可分为日记帐、明细帐、总帐以及其他辅助性帐簿；按形式可分为订本帐、活页帐、卡片帐、日记帐。总帐须采用订本式，明细帐可采用活页式、卡片式。所谓凭证，即会计凭证，是指记载经济业务的发生、明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。会计凭证分为原始凭证(经济业务发生时取得或填制的凭证，是填制记帐凭证的依据)和记帐凭证(用以确定会计分录和登记帐簿的凭证)。合法的原始凭证，包括套印税务机关发票监制章的发票和财政部门管理的行政性收费依据以及经财税部门认可的其他凭证。

纳税人使用的凭证、帐簿及反映的内容是否真实、合法，直接关系到计税依据(计税流转额、所得额等)的真实性和应纳税额计算的正确性，关系到国家经济权益和纳税人合法权益的保护。可见，建立健全帐簿、凭证管理制度既是加强财务监督和税务管理的需要，也是纳税人加强经济核算、改善经营管理、保护自身合法权益和企业之间平等竞争的需要。

二、如何实行帐簿、凭证管理

我们知道，帐簿、凭证记载的内容直接反映纳税人经济活动的性质和结果，关系到纳税人纳税与否及纳税数额的多少，所以，采取得力措施加强帐证的管理是很有必要的。

我国现行税征管法及实施细则规定：纳税人、扣缴义务人应自其领取营业执照之日起15日内，按照国务院财税主管部门的规定设置帐簿，根据合法、有效凭证记帐和进行核算，以便为下一步税款的征收、缴纳提供真实合法的依据和资料。按照目前的体制，财政部是我国国有企事业单位和涉外企业的财务、会计制度主管部门；国家税务总局是城镇集体企业财务制度和私营企业财会制度的主管部门；个体工商户的财务处理规定及会计制度由各省、自治区、直辖市税务局具体确定。

根据我国税法规定，在设置帐簿方面唯一例外(即可以不建帐)的是经批准的个体工商户，其他纳税人均应依法建帐建制。这是因为，设置帐簿，进行会计核算是一项政策性强、技术难度较高的工作，需要具有会计专业知识的专门人员负责；而目前我国个体工商户中确有一部分生产经营规模小、无建帐能力，聘请财会人员代为建帐又有实际困难，对这部分个体户由县及县以上税务机关批准，可不按会计核算的要求设置帐簿。但为了使不设帐的个体户对自己的经营情况心中有数，便于税务机关掌握真实情况，正确核定其应纳税额，这部分业户应按税务机关的规定建立收支凭证粘贴簿、进货销货登记簿等。

此外，扣缴义务人除应依法设置帐簿进行会计核算外，应自税法规定的扣缴义务发生之日起10日内，按照所代扣代收的税种，分别设置代扣代缴、代收代缴税款帐簿，以加强对“双代”税款的征收管理工作。

三、凭证、帐簿管理的内容

根据财务会计制度，对每项经济活动的记录，首先都要取得原始凭证和填制会计凭证，然后根据会计凭证登记帐簿。会计凭证可分为原始凭证和记帐凭证两类。

1．原始凭证的管理。

(1)填制在凭证上的内容和数字必须真实可靠。

(2)凭证上的各项内容必须逐项填写齐全，不得遗漏，必须有经办业务的有关部门和人员的签名盖章。

(3)各种凭证的书写文字要简要，字迹要清楚，易于辨认。

(4)大小写金额数字要符合规格、正确填写；必须有大写的金额，不得只填小写金额。

(5)各种凭证必须连续编号，以便查考。

(6)原始凭证不得随意涂改、刮擦、挖补，填写错误应加盖“作废”戳记，重新填写。

2．记帐凭证的管理。

记帐凭证(每张记帐凭证均须有以下主要内容：填制单位和名称；凭证的名称；凭证的编号；填制凭证的日期；经济业务内容摘要；会计科目，包括一级科目，二级科目和明细科目的名称和金额；所附原始凭证的张数；制证审核、记帐等有关人员的签名或盖章)的管理除了应严格遵循原始凭证管理的要求外，还有如下几点要求：

(1)“摘要”栏应有具体经济活动内容的要点，文字说明应简练概括。

(2)不得把不同类型的经济业务合并填制一张记帐凭证，如填制多借多贷会计分录的记帐凭证。

(3)必须按照统一规定正确编制会计分录，保证核算口经一致，便于综合汇总核算指标和了解有关经济业务的情况。

(4)所附原始凭证的张数必须注明，以便于审核和查阅。

(5)各种记帐凭证必须连续编号，防止凭证失散。

纳税人的会计凭证对纳税人来说是重要的经济资料和会计档案，也是税务部门审查其正确纳税和经济活动的信息资料。因此，任何单位在完成经济业务手续和记帐之后，必须按规定的立卷归档制度，形成会计档案，以便内外部人员按规定查阅。

3．帐簿的管理。

帐簿因不同种类，其格式可以多种多样，但各种主要帐簿应具备以下基本内容：

(1)封面。写明帐簿名称和记帐单位名称。

(2)扉面。填列帐簿启用的日期和截止日期，页数，册次；经管帐簿人员一览表和签章；会计主管人员签章；帐户目录。

(3)帐页，写明帐户的名称(会计科目、二级或明细科目)；登帐日期栏；凭证种类和号数栏；摘要栏(记录经济业务内容的简要说明)；金额栏(记录经济业务的增减变动)；总页次和分户页次等。

四、对纳税人的财务会计制度或处理办法的管理

帐簿、凭证的有效管理属于财会制度的范畴，因其是会计核算的核心和财会制度的重点，与纳税事宜关系密切，故将其单独作一问题提出来。财会制度是组织和从事财会工作必须遵循的规范和准则，是实行经济管理、贯彻国家财经政策的重要工具。财务偏重向外提供信息，会计偏重对内提供资料。财务处理办法是对每项资金的取得、使用、耗费、分配等活动的具体处理方式，是财务制度的具体化。由于财务会计制度及其处理办法事关计税依据的核定和应纳税额的多少，所以国家规定，从事生产经营的纳税人自领取税务登记证件之日起15日内，应将其财会制度或处理办法报送税务机关备案，因为具体到各类企事业单位的财会制度是不尽一致的，税务机关需要一一掌握。考虑到各单位在具体的财会核算上的一些特殊需要，国家允许企事业单位在不违反国家财会制度的前提下，制定本部门的财会处理办法。这些具体的制度和办法有的虽然便于纳税人加强经济核算，使纳税人在生产经营及财务管理上具有更多的灵活性，但又难免与国家税法及税务机关依据税法制定的税收规定相抵触。为了保证国家税收的及时足额入库，就要一律按照国务院或国务院财税主管部门有关税收的规定计算缴纳应纳税款。这样就把原则性和必要的灵活性有机地结合起来了，有利于征纳双方。

五、发票、完税凭证的管理

前面已经谈到对凭证、帐簿的管理，其内容自然包括对发票、完税凭证二种凭证进行的管理，但由于这二种凭证使用的广泛性、重要性，故单独作一向题细加阐述。关于发票管理，后面还将有专门篇幅介绍(见发票管理)。

发票是经济业务活动过程中记载业务往来内容、凭以收付款项或证明资金转移的书面凭证，是财务收支和会计核算的合法原始凭证，也是税务稽查的重要依据。新中国成立后，发票一直由税务机关负责管理。管理发票便于掌握纳税人的营业行为及商品流通状况，有利于控制税源，保证税收收入。按照规定，纳税人在销售商品、提供劳动服务以及从事其他业务活动取得收入时，向付款方开据的销货凭据或营业收款凭证都应使用统一发票。发票又分为普通发票(后面再讲)和增值税专用发票两种。普通发票的一般内容包括：票头、字轨号码、联次及用途、客户名称、银行帐号、商品(劳务)名称或项目、计量单位、数量、单价、金额以及单位印章、经手人、开票日期等。从1993年1月1日全国统一新版发票后，发票联须套印“发票监制章”。统一后的“发票监制章”为椭圆形，规格长轴为3厘米，短轴2厘米，边宽0．1厘米，内环加一细线，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，下环刻制“税务局监制章”字样，中间刻制监制税务机关所在省(市、区)、市(县)的全称或简称，字体为正楷，印色为大红色，套印在发票联票头中央。发票必须由省、自治区、直辖市人民政府税务主管部门指定的印刷厂印制，指定专人监制。印好的发票或由基层税务部门到上级税务部门购领后供应给纳税人，或由纳税人直接向税务机关购买发票。纳税人买发票须按规定提出购票申请报告，提供有关证件。填开、使用、保管、处理发票均须按规定进行，结合日常税务稽征管理工作，税务机关对发票要进行定期不定期的检查，以确保发票的正确使用，严肃处理违章事项。

完税凭证是反映税收征纳情况的书面文件，它既是纳税人履行纳税义务的合法凭证，又是税务机关进行税收会统核算的原始凭证，也是国家金库收纳国家预算收入的凭证。通过加强完税凭证在保管、填用和结报等方面的管理，对于正确贯彻执行税收政策，反映纳税人履行纳税义务的情况，保护国家财政收入都具有重要的意义。完税凭证的主要内容包括纳税人名称、计税收入、应纳税额、征收机关及经办人、税款所属期和缴纳日期，等等。在完税凭证管理方面要遵循“专票专用、顺序填用、一税一票、一次填写、字迹端正”的原则，凭证各栏目不能漏填、涂改或挖补，对作废凭证按规定办理作废手续。完税凭证的内容和种类见本税款征收。

1991年9月21日，国家税务总局为了适应税务机构分设需要，加强税收票证管理，以国税发[1994]第207号发出了《关于检发税收票证统一式样的通知》。该《通知》共制订了21种全国统一的税收票证式样，以有利于税收征管的规范化、现代化。

六、纳税人、扣缴义务人采用计算机计帐的怎样进行管理

为适应越来越多的企业运用电子计算机记帐和处理会计数据的新形势，推进财会工作的电算化进程，同时又能便于进行正常的税收管理，税收征管法实施细则作了以下规定：

纳税人、扣缴义务人采用计算机计帐的，应当在使用前将其记帐软件、程序和使用说明书及有关资料报送主管税务机关备案。

纳税人、扣缴义务人会计制度健全，能够通过计算机正确、完整计算其收入或者所得的，其计算机储存和输出的会计记录，可视同会计帐簿，但应当打印成书面记录并完整保存；会计制度不健全，不能通过电子计算机正确、完整反映其收入或者所得的，还应当建立总帐和与纳税或者代扣、代收税款有关的其他帐簿，以便于到期正确计征或核对应纳税款。

七、帐簿、凭证使用文字和保存期限的规定

帐簿、凭证和报表，应当使用全国通用的中文填写(报)。考虑到少数民族地区和涉外企业的需要，民族自治地方可以同时使用当地通用的一种文字，外商投资企业和外国企业也可以同时使用中外两种文字填写(报)。

根据国际惯例和国内有效税务管理的需要，除法律、行政法规另有规定的以外，所有帐簿、会计凭证、报表、完税凭证及其他有关纳税资料都应当保存10年，不得伪造、变造或者擅自损毁。